5 dicas para negociação de contratos de telecom

Em qualquer empresa, a gestão de telecom é um fator determinante para a otimização dos recursos e controle das tecnologias utilizadas pelos colaboradores. Itens como telefonia, internet, pacotes de dados, entre outros, tão comuns na rotina de trabalho presencial ou remoto, podem parecer serviços simples, mas, na verdade, dependem de negociações com operadoras de telefonia.

Neste artigo, você vai entender melhor como funcionam as negociações de contratos de telecom e quais são as boas práticas que as empresas devem adotar na hora de renovar acordos, contratar fornecedores e modificar pacotes de serviços.

O que sua empresa precisa saber sobre negociação de contratos de telecom

Os contratos de telecom são decorrentes de negociações complexas porque costumam envolver muitas informações técnicas, além de cláusulas sobre suporte e pós-venda que demandam tempo para análise e conhecimento dos recursos e possibilidades oferecidas pelas operadoras.

Quando você quer adquirir um serviço de telecom para sua casa, ligar para uma determinada operadora e dizer simplesmente “gostaria de contratar um pacote de internet” costuma ser suficiente, certo? No mundo corporativo, isso não é tão simples e a contratação de telecom para a empresa precisa considerar quatro eixos principais para fazer o negócio certo:

• Necessidades do negócio;
• Vantagens dos planos;
• Análise dos aspectos técnicos;
• Atenção ao contrato.

Primeiro, é essencial conhecer as reais necessidades e qual o perfil de consumo de telecom na empresa. Quanto mais detalhadas as informações, maiores as chances de a empresa contratar corretamente, economizar e obter o melhor custo-benefício – o que leva ao segundo eixo: focar na contratação de planos mais vantajosos.

Veja o exemplo:

Uma empresa precisa de dez linhas de telefone e um pacote de 100 GB de internet. Um contrato correto e favorável, neste caso, é aquele em que a organização recebe e paga apenas por esses serviços que são necessários – e não por outras linhas, produtos e soluções que não são essenciais no momento.

Mas como fazer para identificar o plano mais adequado, como no exemplo acima? A resposta está no terceiro eixo da negociação de contratos de telecom: ter disponibilidade de tempo e conhecimento técnico para analisar propostas das operadoras.

O ideal é contar com o apoio de profissionais capacitados para compreender o que está sendo oferecido e ajudar a tomar a melhor decisão. Outra alternativa é buscar o apoio externo de especialistas, como os da VC-X Solutions, que podem ajudar a identificar as melhores opções do mercado para a telecom da empresa.

Por fim, o quarto eixo reforça a importância de não tomar decisões por impulso: deve-se observar o contrato com atenção para prevenir problemas futuros como cobranças indevidas, necessidade de suporte técnico, entre outros.

Neste contexto, o SLA (Service Level Agreement, ou Acordo de Nível de Serviço) é outro ponto de atenção da empresa durante a negociação de contratos de telecom. O SLA é um acordo que detalha todos os padrões de performance que devem ser cumpridos, segundo os termos e condições definidas em contrato.

Ou seja, fica estabelecido qual é o nível mínimo aceitável do serviço que será entregue, o que proporciona maior segurança, melhor avaliação dos tempos de resposta e solução de ticket, além de mais transparência e controle, entre outras vantagens.

Leia mais: Serviços de telecom e TI: tudo o que você precisa saber antes de contratar para sua empresa

Dicas para negociar contratos de telecom

Para que a negociação entre a empresa e o fornecedor de telecom seja bem sucedida, confira algumas boas práticas que devem ser seguidas:

Tenha um inventário de telecom

Para conseguir fazer negócios vantajosos com a operadora, é importante que a empresa tenha um inventário de todos os seus ativos de telecom. Assim será possível saber quais são suas reais necessidades de serviços e produtos, evitando compras desnecessárias. O mesmo vale para o perfil de consumo de telecom de toda a empresa.

Por isso, antes de qualquer contrato – seja a contratação de uma operadora ou uma renegociação -, é imprescindível que a empresa tenha respostas para as seguintes perguntas:

• Quais são as necessidades da organização hoje?
• Quantas linhas de telefone são necessárias?
• Quantos pacotes de dados?
• Qual é a vigência dos contratos que já existem?

Pesquise preços

Fazer o estudo da concorrência é essencial no momento de contratar ou renegociar fornecedores de telecom. Antes de fechar negócio com uma operadora, conheça os planos e facilidades oferecidas pelas outras empresas que oferecem serviços semelhantes. Dessa forma, é possível identificar qual delas possui melhores condições e atende às necessidades do seu negócio de forma mais completa.

Nesta etapa, uma prática recomendada é adotar a RFP (Request for Proposal, ou Solicitação de Proposta). Trata-se de uma metodologia que busca facilitar a aquisição nas empresas, tornando o processo mais transparente, ágil e assertivo. Além de melhorar os termos e condições das negociações, evita a contratação de fornecedores sem capacidade para atender o que a empresa necessita.

Anote os protocolos

Uma atitude simples e que pode ajudar a diminuir a dor de cabeça com contratos de telecom é confirmar as informações por telefone. Por meio do atendimento ao cliente das operadoras, é possível tirar dúvidas sobre valores, vigências, multas e outros aspectos referentes ao plano contratado. Todos os atendimentos geram um protocolo, que deve ser devidamente registrado, pois serve de prova para contestar faturas, cobranças indevidas ou multas aplicadas.

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Contrate menos, não mais

Se está em dúvida sobre as necessidades da sua empresa, uma boa dica é contratar um pouco menos do que o necessário. Em negociações com fornecedores, é sempre mais fácil adquirir novos serviços, dados e planos do que reduzir o que já foi contratado – incluindo, muitas vezes, serviços que não serão utilizados pela equipe, como os de interatividade.

Mantenha-se aberto à mudanças

Não é por ter feito um contrato com uma determinada operadora que sua empresa deve ficar presa a ela. Na verdade, mesmo que já possua serviços que atendam à demanda do seu negócio, é importante ficar atento às oportunidades e soluções oferecidas pela concorrência. Isso pode até mesmo contribuir para fazer negócios melhores e obter melhor custo-benefício na hora de renovar o contrato.

Leia mais: Como escolher a operadora de telefonia certa para sua empresa?

Como a VC-X oferece mais eficiência na negociação de contratos de telecom

Quanto mais organizada estiver a gestão de telecom, mais fácil será para entender quais planos e/ou funcionalidades a sua empresa precisa e, consequentemente, negociar os contratos de telecom de forma mais assertiva.

Nesse sentido, contar com uma plataforma como a VC-X Sonar faz toda a diferença na hora de entender as necessidades de telecom do seu negócio. Veja a seguir, dois exemplos de empresas que descomplicaram a gestão de telecom e conseguiram obter melhores resultados na negociação de contratos de telecom.

Redução de despesas

A Krones, fabricante de máquinas e linhas de produção para indústrias de bebidas e alimentos, obteve uma redução de 40% nas despesas com telecom. Com o plano Outsourcing da VC-X Sonar, a empresa passou a contar com intermédio na relação com as operadoras e, consequentemente, com mais eficiência na aquisição dos serviços. Foi realizado um mapeamento de fornecedores alternativos, o que possibilitou negociações mais flexíveis e resultou em uma grande economia para a Krones.

Planos mais assertivos

Outro case de sucesso é o da Savas & Heinzen, escritório de advocacia que é referência em serviços de call center para cobrança e recuperação de crédito. Com assessoria da VC-X, iniciada em 2013, foi possível reduzir os custos mensais com telefonia do escritório em mais de 70%. Ao longo de nove anos, o valor total economizado foi de R$ 1.577.069,82, tanto por meio da identificação de planos mais assertivos para o perfil do cliente quanto pela auditoria de faturas, realizada periodicamente pela VC-X.

Conclusão

A telecom tem grande importância para os negócios e, em alguns casos, pode representar um diferencial competitivo – especialmente no atendimento aos clientes. Diante disso, a contratação de serviços de telefonia e internet não pode ocorrer de qualquer maneira. É preciso tratar do tema com responsabilidade. E isso começa já no processo de negociação de contrato com as operadoras.

A sua empresa toma os devidos cuidados na hora da negociação com as operadoras? Você sabe exatamente se os contratos de telecom estão adequados às necessidades e ao perfil de consumo?

Se esse processo ainda não flui da melhor maneira possível, a dica final é fazer um diagnóstico gratuito com nossa equipe de especialistas, que está pronta para entender suas necessidades, indicar formas pelas quais é possível reduzir despesas e mostrar como a automação de processos e a tecnologia podem contribuir para a gestão de telecom na sua empresa.

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