O que é RFP?

Aprenda o que é RFP, ou request for proposal, e saiba como esse documento ajuda na gestão de telecom e TI, garantindo mais eficiência e retorno para seus investimentos

Durante o processo de aquisição de produtos e serviços é comum encontrar dificuldades com fornecedores. Seja com entregas fora do padrão exigido, atrasos ou com diferenças entre aquilo que foi pedido e o que foi recebido. Para evitar esses ou outros problemas, entre as práticas empresariais para otimizar processos de compra, existe hoje a RFP – ou request for proposal.

Essa metodologia descomplica a aquisição nas empresas, tornando o processo mais transparente, ágil e assertivo. Dessa forma, ajuda a melhorar os termos e condições das negociações, além de evitar fornecedores sem capacidade para atender as exigências do perfil e o volume das aquisições do seu negócio.

Por isso, vamos conhecer em detalhes neste post, o que é RFP e qual sua importância para a gestão de telecom e TI eficiente.

O que é uma RFP e sua importância na gestão de telecom e TI

RFP é uma sigla que vem do inglês request for proposal, em português, solicitação de proposta. Ou seja, é um documento que lista tudo o que uma empresa precisa de um fornecedor para adquirir seus produtos ou serviços com as melhores condições. Fornecedores que acreditam ser capazes de atender aos requisitos de negócios descritos em uma RFP, concorrem para fechar o negócio e ganhar o contrato.

A RFP é uma metodologia que exige trabalho e pode levar certo tempo, já que requer atenção aos detalhes. Entretanto, elaborar uma RFP bem planejada pode colocar sua empresa no controle do processo. Isso porque, ela ajuda a administrar com maior eficiência e diminuir os custos de telecom e TI, ao criar uma concorrência saudável entre os fornecedores.

Dessa forma, sua empresa recebe ofertas personalizadas, com preços atraentes de fornecedores que realmente têm capacidade para atender suas necessidades, e que querem fazer negócio com você.

Além disso, a RFP apresenta outras vantagens:

• Oferece um padrão comum para comparação de propostas;
• Formaliza a relação entre empresa e fornecedor;
• Valoriza a imagem da empresa solicitante, ao divulgar um processo aberto e transparente de compra.

Em resumo, uma RFP detalhada e clara, aumenta as chances de sua empresa garantir aquilo que precisa. Para isso, deve conter informações como:

1. Objetivo do projeto
2. Breve histórico da sua empresa e resumo do projeto
3. Exigências e restrições
4. Termos e condições
5. Quem será responsável por cada parte do processo
6. Como será executada a gestão do projeto
7. Como os fornecedores devem responder
8. Quais são os critérios de seleção
9. Cronograma de entrega
10. Formas de pagamento

A RFP no setor de telecom e TI

Na rotina das grandes e médias empresas, ou até mesmo no dia a dia de muitos microempreendedores, a contratação de serviços de telecomunicações pode ser um grande problema. Afinal, focar nas atividades principais e simultaneamente fazer a gestão de aquisições em telecom e TI exige tempo e esforço.

Para exemplificar, vamos imaginar uma empresa que está buscando fornecedores para locação de notebooks e computadores. Para encontrar um bom fornecedor, uma RFP precisa validar informações que vão além de um simples orçamento, como:

• qual o prazo para entrega dos equipamentos;
• se há uma equipe de suporte experiente e capacitada e qual o SLA de atendimento;
• qual o prazo de contrato;
• o que acontece em caso de mau funcionamento ou danos aos equipamentos, dentre outras.

Para ser eficiente na locação de equipamentos, a RFP pode envolver uma série de quesitos, como cases e referências, uma apresentação das rotinas de trabalho, relatórios gerenciais e telas dos sistemas utilizados que comprovam a capacidade técnica e experiência necessária do fornecedor.

A empresa que decide adotar a metodologia de RFP pode fazer isso por conta própria ou terceirizar esse trabalho. Hoje existem empresas especializadas em atuar com RFP’s, centralizando as cotações e instruindo os clientes na hora de fazer uma contratação.

Realizar o processo de RFP por meio de uma empresa terceirizada traz economia de tempo, já que ela é que será responsável por todas as etapas. Desde o diagnóstico das necessidades e análise do perfil de consumo até o contato e negociação com diferentes fornecedores.

Uma das etapas mais importantes onde a empresa terceirizada de RFP atua de forma instrutiva, é na avaliação dos termos de contrato com o fornecedor. Dependendo do tipo de contratação, o entendimento de todas as informações pode ser complexo. De todo modo, é essencial não haver nenhum tipo de erro em contratos extensos, de 24 ou 36 meses, já que as multas rescisórias costumam ser consideráveis.

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Principais benefícios de uma RFP para gestão de telecom e TI

Na gestão de TI e telecom, a RFP pode ajudar os negócios a gerar mais recursos, a partir da otimização desses serviços, oferecendo vantagens, como por exemplo:

Melhores preços

Por meio de uma RFP, você recebe orçamentos de vários fornecedores, no formato que solicitar. Os fornecedores sabem como funciona uma RFP e acabam oferecendo valores mais atraentes no final das negociações.

Maior poder de barganha

A request for proposal pode ser uma excelente ferramenta para conquistar uma posição privilegiada na renovação de contratos. Com os dados e insights gerados por meio da análise sobre a trajetória dos preços, você pode negociar valores mais baixos ou agregar mais serviços ao contrato atual.

Claro, é preciso manter um alto padrão em relação à privacidade de dados sensíveis e confidenciais dos fornecedores, como os preços, dependendo do formato de sua RFP.

Acesso à tecnologia de ponta

Novas tecnologias como Computação na Nuvem permitem que as empresas estejam mais conectadas, assim como facilitam a execução de tarefas, em todos os setores. Além disso, diminuem a dependência de equipamentos caros que exigem manutenção e atualização constante.

No entanto, mesmo assim muitas empresas não conseguem reduzir seus custos de telecom e TI, simplesmente porque continuam com contratos fechados com base em tecnologias e necessidades de consumo defasadas.

Por esse motivo, colocar em prática uma RFP significa não só obter um panorama do mercado, como também é uma oportunidade para sua empresa revisar as suas necessidades e atualizar a infraestrutura, ou redimensioná-la para novas exigências.

Como escrever uma RFP imbatível

Bom, já vimos o que é RFP, ou request for proposal, sua importância e suas vantagens para a aquisição de produtos e serviços. Agora é hora de conferir os principais passos para adotar essa ferramenta na sua rotina de trabalho.

1) Avaliação interna

É uma etapa de diagnóstico, que busca entender de forma detalhada quais são as necessidades que fazem a empresa buscar um novo fornecedor. É essencial ouvir os profissionais que vão ser os usuários finais dos produtos e serviços, pois são eles que vão saber informar todas as especificações que o novo fornecedor precisa entregar.

2) Pesquisa de mercado

Descubra bons fornecedores do mercado e tente engajá-los no seu processo de RFP. Aqui vale fazer benchmarking com empresas parceiras para buscar referências.

3) Elaboração da RFP

Todas as informações levantadas nas etapas anteriores se transformam em um documento de RFP. É preciso trazer de forma clara quais são os requisitos que o novo fornecedor deverá atender, qual o orçamento disponível e o prazo para execução do projeto.

4) Análise das propostas

Você começa a receber as propostas dos fornecedores para avaliação. A metodologia de RFP facilita essa etapa, pois os requisitos e critérios de análise já foram definidos anteriormente. Assim, você pode comparar as propostas recebidas de forma mais justa e objetiva.

5) Contratação

Tomada a decisão final, você dá andamento à contratação do novo fornecedor. Nessa etapa, também vale dar um feedback aos fornecedores que não tiveram a sua proposta escolhida, justificando os motivos da decisão.

Como vimos, a RFP traz diversas vantagens no médio e longo prazo. Utilizando essa metodologia, as chances de acertar na contratação de fornecedores e prevenir problemas no futuro são muito maiores.