Conceitos TI

Gestão de TI: a tecnologia administrada de forma estratégica no seu negócio

Por Amanda Born | 20.09.21
Mulher utilizando um notebook

Um dos principais objetivos da gestão de TI é garantir que os recursos tecnológicos sejam funcionais, seguros e gerem valor estratégico para as organizações.

A tecnologia está tão presente no nosso cotidiano que muitas vezes nem nos damos conta dela. Com um smartphone e acesso à internet, conseguimos otimizar muitas tarefas da nossa rotina: controlamos a agenda, monitoramos a atividade física e a alimentação, fazemos pesquisas e nos locomovemos utilizando o GPS.

Nas empresas não seria diferente e os recursos tecnológicos são essenciais para desempenhar desde tarefas mais básicas até as análises mais complexas. Em muitas corporações, a tecnologia já é usada para acesso dos colaboradores aos prédios por meio de uma portaria remota, por exemplo, o controle da jornada de trabalho é feito pelo ponto digital, os dados e arquivos são armazenados em nuvem e as tomadas de decisões são feitas com base em análises de dados e sistemas de BI.

O resultado de um estudo da FGV/EAESP sobre o uso de TI nas empresas mostrou que o uso de softwares é um dos recursos mais importantes. Entre as ferramentas mais utilizadas pelos trabalhadores estão o e-mail, o navegador e as planilhas. Essas são funcionalidades tão básicas que normalmente só nos damos conta do quanto são essenciais quando deixam de funcionar ou apresentam alguma falha.

Ilustração de uma pessoa trabalhando no computador, com o texto: Os softwares estão entre os recursos mais importantes para as empresas

Por ser um pilar tão importante no dia a dia das empresas, a tecnologia da informação também apresenta riscos para o negócio. Hoje apoiamos quase todas as informações em soluções de TI, como servidores físicos ou em cloud, na memória de computadores ou em outros dispositivos, como HDs e pendrives. São pouquíssimas as empresas que ainda mantém arquivos físicos – e quando o fazem, é para casos muito específicos. Dada a importância da TI para as empresas, percebemos como também é essencial que esse serviço seja bem gerenciado e constantemente monitorado. 

Mas os recursos não devem apenas funcionar de forma correta: a tecnologia precisa ser utilizada de forma estratégica, otimizada, e deve potencializar as atividades realizadas pelas organizações. Esse é um dos objetivos da gestão de TI e neste texto vamos falar sobre os principais aspectos que envolvem o gerenciamento dos recursos tecnológicos.

O que é Gestão de TI

“Meu computador travou! O que eu faço?” Se você já passou pela situação de estar realizando algum trabalho muito importante, e foi prejudicado por falhas da tecnologia, provavelmente deve ter acionado o setor de TI, não é?

Por algum tempo, essa foi a principal função da TI nas empresas: prestar suporte, atender a chamados e atuar de maneira mais operacional. Porém, a realidade está mudando e o setor de tecnologia da informação é cada vez mais estratégico.

A tecnologia da informação é o conjunto de soluções que permitem a produção, armazenamento, transmissão, acesso, segurança e uso de dados e informações.

Tecnologia = métodos, técnicas, ferramentas para realizar alguma tarefa ou atividade. Informação = conjunto de dados que transmitem algum tipo de conhecimento. Tecnologia da informação = conjunto de soluções que permitem a produção, armazenamento, transmissão, acesso, segurança e uso de dados e informações

Uma das formas de tornar a tecnologia da informação cada vez mais estratégica é controlando e otimizando o seu uso. Por isso, cabe à gestão de TI administrar todos os recursos tecnológicos utilizados no dia a dia do trabalho de uma empresa: softwares, hardwares, redes de computadores, periféricos, data centers, sistemas em nuvem, dentre outros. O principal objetivo da gestão de TI é fazer com que estes recursos sejam funcionais, seguros e gerem valor para as organizações.

Alguns exemplos de funções desempenhadas pela gestão de TI são:

  • Determinar as necessidades de TI para o negócio;
  • Implementar novos softwares, hardwares e sistemas de dados;
  • Gerenciar orçamentos e custos com tecnologia;
  • Administrar a infraestrutura de TI e realizar manutenções periódicas;
  • Providenciar suporte técnico;
  • Realizar o controle de contratos e licenças de softwares;
  • Fazer a gestão dos profissionais de TI.

A tecnologia precisa ser eficaz e estar disponível para que as empresas possam obter o máximo de resultados a partir das suas funcionalidades. No 1º trimestre de 2021, a Amazon faturou 837 mil dólares por minuto. Já a Netflix teve uma receita um pouco menor, mas ainda com impressionantes 55 mil dólares por minuto. Agora imagine o quanto marcas como estas deixariam de faturar se ficassem com o site ou sistemas de pagamento indisponíveis por 1 hora. Esses exemplos são gigantescos, mas as perdas em função da indisponibilidade da tecnologia podem afetar todas as empresas, desde as pequenas até as médias e grandes.

Outra missão importante da gestão de TI é garantir segurança aos dados e informações. Inclusive, essa tem sido uma das grandes preocupações para os gestores de TI, já que os ciberataques têm gerado prejuízos significativos. Uma pesquisa da Check Point mostrou que 97% das empresas de todo o mundo sofreram pelo menos uma tentativa de infiltração aos dispositivos móveis empresariais no ano passado. Em 2021, os ciberataques podem causar prejuízos de US$ 6 trilhões à economia global, segundo o relatório Cybersecurity: Fighting Invisible Threats.

Dentre os pilares da gestão de TI, estão:

  • As pessoas: os gestores e profissionais da própria equipe de TI e todos os colaboradores que atuam como usuários finais da tecnologia;
  • As ferramentas: os equipamentos e recursos da infraestrutura de TI;
  • Os processos: a maneira como a TI é aproveitada pelas organizações. Um conjunto de boas práticas para utilização dos equipamentos e softwares, além dos procedimentos para suporte e manutenção de TI.

Com a tecnologia bem organizada por meio da gestão de TI, a tendência é que a rotina da empresa seja facilitada e os colaboradores tenham aumento de produtividade, uma vez que terão os recursos tecnológicos disponíveis e em pleno funcionamento. Tudo isso reflete também na qualidade dos serviços e produtos, já que uma empresa com tecnologia aplicada torna seus processos mais eficazes, rápidos e assertivos.

GESTÃO DE TI X GOVERNANÇA DE TI: é a mesma coisa?

Gestão e governança de TI não são sinônimos, mas são conceitos que se complementam. Enquanto a governança de TI atua em um nível mais estratégico, com foco no planejamento e nas diretrizes, a gestão de TI concentra-se no uso diário das tecnologias disponíveis nas empresas.

A governança de TI é parte da governança corporativa, um conjunto de valores, regras e processos que regem os mecanismos de gestão das empresas e permitem direcionar e controlar as corporações de forma organizada. A governança de TI surge justamente em função do processo de digitalização das organizações. Quanto mais dados e informações armazenadas, mais controle sobre a TI e sobre a segurança da informação as empresas precisam ter.

Nesse sentido, a governança de TI dá as diretrizes para o gerenciamento e uso da TI dentro das empresas. Ela direciona e monitora o uso de recursos, determinando regras e políticas de como a tecnologia será utilizada. Como função básica de um planejamento estratégico, a governança de TI precisa  adotar ações para prevenção de riscos e estabelecer processos de monitoramento e fiscalização constantes, garantindo que as diretrizes sejam cumpridas por todas as pessoas envolvidas.

Enquanto isso, a gestão de TI preocupa-se mais com a aplicação dessas diretrizes no uso diário das ferramentas e tecnologias. Sua atuação acontece nos níveis táticos e operacionais, executando o que foi definido como melhores práticas aos objetivos do negócio.

Como já pudemos ver, a gestão de TI é centrada em entregar performance e fazer com que os recursos tecnológicos funcionem com o mínimo de falhas. Ela planeja, executa, entrega e monitora os projetos de TI, buscando satisfação de todos os públicos da organização com relação à tecnologia.

Diferenças entre gestão de TI e governança de TI

Por atuar em um nível mais estratégico, a governança de TI tem como função alinhar a tecnologia aos objetivos estratégicos da organização, fazendo com que ela seja um facilitador para que a organização conquiste seus objetivos. Além disso, tem o dever de acompanhar o que está sendo realizado pela concorrência, trazer tendências de mercado e promover uma boa relação com órgãos governamentais e fiscalizadores, traçando estratégias para o cumprimento de todas as questões legais.

Um exemplo de atividade relacionada à governança de TI foi a adequação das empresas à Lei Geral de Proteção de Dados, que regula as atividades de tratamento de dados pessoais no Brasil. Esse processo de adequação, em muitos casos, foi conduzido pela TI, que precisou adaptar ou desenvolver novos recursos tecnológicos e definir diretrizes para cumprir os requisitos da Lei, mantendo as atividades alinhadas aos objetivos organizacionais.

As atividades que compõe a Gestão de TI

Para garantir que a tecnologia gere valor para as organizações, a gestão de TI inclui diversas atividades, como o projeto de infraestrutura de TI, a gestão de ativos, o controle do inventário, a gestão de equipes e de projetos. Falaremos sobre os detalhes de cada uma delas a seguir.

INFRAESTRUTURA DE TI

Se a maioria das empresas possuem seu negócio baseado em tecnologia, o bom funcionamento das atividades dependerá também de uma infraestrutura de qualidade. A infraestrutura de TI é formada por todos os equipamentos e dispositivos necessários para executar a TI nas empresas.

Os componentes da infraestrutura de TI também podem ser chamados de ativos, ou seja, são todos os elementos de tecnologia, virtuais ou físicos, que compõem uma organização e geram algum tipo de valor para ela.

Os ativos de TI são considerados estratégicos porque impactam o desempenho e as entregas de praticamente todos os setores de uma empresa. Uma pesquisa da Forrester, por exemplo, apontou que as empresas podem perder de 1 a 10 milhões a cada hora de downtime (tempo de inatividade) de serviços, aplicações e redes.

São ativos de TI:

🗸 Elementos de hardware: equipamentos físicos utilizados nas empresas, como servidores e data centers, nobreaks, impressoras, computadores e notebooks

🗸 Softwares: programas, aplicativos e sistemas que facilitam a execução de tarefas, a coleta de dados e a geração de relatórios. Os softwares podem ser licenças de terceiros ou ainda desenvolvidos internamente;

🗸 Banco de dados

🗸 Redes de computadores

🗸 Outros dispositivos físicos, como telefones e impressoras

Ilustrações de ativos de TI, como: notebook, headphone, desktop, teclado, mouse e impressora

Todos os ativos devem ter qualidade para que funcionem adequadamente, minimizando o risco de falhas e trazendo mais segurança e longevidade à infraestrutura de TI. Para se ter uma ideia, ao criar um projeto de infraestrutura de TI, o ideal é que ele  tenha capacidade de atender as demandas da empresa por, no mínimo, 10 anos, de acordo com as normas técnicas nacionais e internacionais, como a ANSI/TIA/EIA.

Por isso, a etapa de aquisição de equipamentos também é muito importante na gestão de TI, já que é preciso fazer uma avaliação detalhada a respeito do custo-benefício em comparação às necessidades da empresa. 

A cada ano, as empresas investem mais na infraestrutura e na gestão de TI. Uma pesquisa da FGV indicou que, em 2020, esses investimentos representaram uma média de 8,2% da receita das empresas. Esse índice é a despesa total destinada à TI, incluindo: equipamento, instalações, suprimentos, software, serviços e custo com pessoal.

Com investimentos tão relevantes, é preciso ter um controle cuidadoso sobre a infraestrutura de TI. Tudo começa com um inventário de TI, ou seja, um mapeamento dos recursos de tecnologia disponíveis na organização, apontando em detalhes as características de cada um e como estão sendo aproveitados.

INVENTÁRIO DE TI

Sabe quando você vai ao supermercado, compra alguns itens, mas chega em casa e percebe que já tinha todos eles armazenados na sua despensa? Pois é, isso também pode acontecer nas empresas e é por isso que um inventário atualizado ajuda a otimizar o uso dos recursos, evitando desperdícios e contribuindo para uma potencial redução de custos.

A palavra inventário pode ter diversos significados, mas no meio empresarial, significa uma lista de todos os bens que a empresa possui. Assim, o inventário de TI é uma relação de todos os ativos que compõem a infraestrutura de TI. Para facilitar a organização, normalmente os ativos são divididos em categorias, como: softwares, hardwares e periféricos, por exemplo.

O inventário deve ser atualizado constantemente e ter especificações detalhadas sobre cada um dos ativos: quantidade disponível, modelo, fabricante, se está em uso ou em estoque, o nº do patrimônio (caso a empresa utilize esse tipo de registro), o responsável por aquele equipamento, a data de aquisição e de garantia, dentre outras informações.

Se a sua empresa ainda não possui um inventário de TI, é importante iniciar esse trabalho o quanto antes. A partir desse levantamento, será possível ter um overview sobre ativos de TI que a empresa tem à disposição, identificando necessidades que ainda não foram atendidas ou recursos que poderiam ser melhor aproveitados.

Para que o inventário de TI seja utilizado de forma inteligente, a sua atualização constante deve ser parte da rotina de gestão de TI. Os equipamentos deixam de ser utilizados, os responsáveis podem mudar, e todas essas informações devem ser mantidas atualizadas neste controle.

Mais do que ter as informações à disposição, é preciso utilizá-las de forma estratégica e uma maneira de fazer isso é por meio da gestão de ativos de TI.

GESTÃO DE ATIVOS DE TI

A gestão de ativos de TI é um conjunto de atividades voltadas para monitorar e controlar os ativos de tecnologia de uma empresa. Como já mencionamos, essa atividade começa, na prática, a partir do inventário de TI e do uso estratégico dessas informações.

Por meio de um controle contínuo ou periódico, os ativos são acompanhados durante toda a sua vida útil. Um elemento de hardware como o computador, por exemplo, tem estágios bem definidos de vida útil: compra, implantação, suporte, manutenção e desuso.

Por meio da gestão de ativos de TI, a empresa poderá prever quando adquirir um novo equipamento, onde será instalado, agendar suporte e manutenções periódicas e também saber quando desabilitar o seu uso porque se tornou obsoleto ou está apresentando falhas. Faz parte da gestão de TI conhecer o ciclo de vida e saber em qual etapa cada ativo da empresa se encontra.

Mas a gestão de ativos não é focada somente nos meios físicos. Como foi dito, os softwares são essenciais nas organizações e a gestão de ativos também vai se preocupar com o controle das licenças da empresa: quais são os softwares contratados, as datas de contratação e expiração das licenças, quem são os colaboradores que fazem uso daquele software e, ainda, se há licenças sem uso e que podem ser canceladas.

Há até mesmo uma metodologia específica para a gestão de licenças, chamada Software Asset Management (SAM). Uma pesquisa da KPMG no Brasil mostrou que essa prática, quando bem estruturada nas empresas, leva a otimização de custos relevantes, em média entre 5% e 8% por ano, podendo alcançar, no primeiro ano de adoção, em média, de 30 a 40% – relatório da KPMG no Brasil

Da mesma forma que acontece para os equipamentos físicos, também é importante levar em conta o ciclo de vida de um software: desde a aquisição, passando pela implantação, upgrades, até chegar na renovação dos planos e licenças. Por meio da gestão de ativos, é possível ter um cronograma organizado de vencimento de licenças, garantias e contratos de TI, evitando que os colaboradores fiquem sem suas ferramentas de trabalho. Já imaginou se softwares financeiros e de gestão de pessoas fiquem indisponíveis justamente no dia de fechamento da folha de pagamento, por exemplo?

Para tornar todas essas informações úteis e acessíveis no processo de gestão de ativos TI, é importante reuni-las em um único local. É por isso que hoje já existem diversas plataformas no mercado especializadas na gestão de ativos de TI, oferecendo a opção de cadastro do inventário e a configuração de alertas automáticos para notificar sobre o vencimento de licenças, contratos e garantias, dentre outras funcionalidades.

VC-X SONAR: UMA PLATAFORMA COMPLETA PARA DESCOMPLICAR A TELECOM E TI DA SUA EMPRESA. TESTE GRATUITAMENTE ➜

GESTÃO DE EQUIPE

Se um dos pilares da gestão de TI são as pessoas, essa função também contempla o gerenciamento da equipe de TI. Esse trabalho tem se tornado um desafio cada vez maior para as empresas, já que a demanda por profissionais de tecnologia vem tendo um crescimento maior do que a oferta de mercado.

Conforme dados da Brasscom, o Brasil forma 46 mil profissionais com perfil tecnológico por ano, mas seriam necessárias 70 mil para atender a necessidade do mercado e estima-se que até 2024 a demanda do setor cresça a 421 mil profissionais. Por isso, também cabe à gestão de TI atrair e reter esses talentos para as organizações.

Porém, mais do que gerenciar a própria equipe de TI, também é importante promover uma conscientização do uso da tecnologia entre todos os colaboradores da organização. Isso pode acontecer por meio de treinamentos, da disponibilidade de informação e da prestação de suporte, quando necessário, fazendo com que todos os profissionais maximizem o uso da tecnologia disponível, a fim de melhorar a performance e a entrega de resultados.

GESTÃO DE PROJETOS

Com a tecnologia cada vez mais no centro dos negócios, a gestão de TI também precisa tomar frente de diversos projetos de implantação ou adequação de recursos. Projeto é um conjunto de atividades que são realizadas em grupo e tem como objetivo final a produção de um produto ou serviço. Como exemplos de projetos de TI podemos citar o desenvolvimento de softwares ou novas funcionalidades (no caso de empresas SaaS) ou o desenvolvimento de soluções internas, como ferramentas de CRM ou de comunicação entre a equipe.

Existem metodologias – ou frameworks – específicas para a gestão de projetos de TI, que são aplicadas com o objetivo de estruturar o projeto e evitar possíveis erros. Por meio de um método, é possível ter uma visão clara de cada etapa do projeto, definindo quem serão os responsáveis por cada tarefa ou atividade, qual será o cronograma de entregas e os resultados esperados.

Conheça algumas das metodologias para gestão de projetos de TI:

  • COBIT ® – Control Objectives for Information and Related Technology: criada pelo ISACA (Information Systems Audit and Control Association), é voltada à governança de TI. É uma metodologia com foco no nível estratégico, apresentando diferentes tipos de métricas para padronizar a forma de pensar e de analisar os dados. Para aprender sobre essa metodologia, a ISACA disponibiliza alguns materiais em seu próprio site, já traduzidos para o português. Os profissionais interessados podem, inclusive, buscar uma certificação em COBIT ®.
  • ITIL – Information Technology Infrastructure Library: é um conjunto de cinco livros que falam sobre como gerenciar um departamento de tecnologia, abordando etapas que vão desde a estratégia até a melhoria continuada dos serviços de TI. Essa metodologia é destinada às camadas mais operacionais, com o intuito de transformar os objetivos de negócio em soluções de tecnologia. Para a ITIL, também há uma certificação específica.
  • Scrum: esse é um tipo de metodologia ágil que pode ser aplicado a qualquer tipo de gestão de projetos, não sendo exclusiva para a área de TI. Apesar disso, costuma ser bem eficiente quando aplicada no desenvolvimento de algo cujo o resultado final seja um produto, como um software, por exemplo. No método Scrum, existem papéis e etapas bem definidas para tornar o processo produtivo, rápido e eficiente: a) product backlog, quando os requisitos e necessidade do produto final são definidos, em ordem de prioridade; b) sprint, o período estabelecido para que equipe trabalhe na entrega de cada uma das tarefas; c) daily scrum, checkpoints periódicos para que cada membro da equipe faça um follow-up do andamento das atividades pelas quais está responsável.

Os benefícios da gestão de TI

A tecnologia chegou nas empresas para facilitar a rotina de trabalho e potencializar resultados. Mas a gestão da TI, quando bem estruturada, traz benefícios que vão além da entrega de performance e figura no nível estratégico das corporações que querem inovar e se diferenciar.

Um dos principais ganhos para as empresas que adotam a gestão de TI é o controle dos ativos, que ajuda a empresa e os gestores a visualizar todos os recursos tecnológicos disponíveis. Além de saber onde e por quem estão sendo utilizados, também é possível evitar a aquisição de novos equipamentos sem necessidade, prevenindo o desperdício de recursos.

Quando se tem acesso a indicadores e relatórios, a tomada de decisão é mais rápida e assertiva. Nesse sentido, é possível prever recursos orçamentários para a área de TI e ter previsibilidade a partir de um histórico de uso e de desempenho. Perguntas básicas como: “Há muitos computadores? Há dispositivos sobrando? Os recursos precisam ser realocados?”, podem ser respondidas a partir de dados e informações a respeito dos ativos de TI.

Por meio da gestão de TI, é possível agir de forma preventiva, identificando possíveis falhas antes mesmo que elas venham a acontecer. Se há necessidade de uma adequação dos recursos disponíveis, por exemplo, se algum equipamento precisa ser substituído ou se alguma licença precisa ser renovada. Com esse tipo de cuidado, os ativos de TI passam a ter um melhor desempenho e contribuem para uma maior produtividade das equipes. Quanto mais a empresa fornece ativos em pleno funcionamento, mais eficiente se torna o trabalho.

Outro ponto chave da gestão de TI é a segurança da informação, já que um vazamento de informações ou um ciberataque prejudica o desempenho e fere a imagem do negócio. A definição de processos de segurança, a adoção de medidas preventivas e a conscientização de todos os envolvidos na empresa são fundamentais na gestão de TI.

Como a tecnologia perpassa todos os âmbitos da empresa, esse cuidado também reflete nas relações com o ambiente externo. O consumidor, por exemplo, percebe e valoriza marcas que disponibilizam recursos tecnológicos para melhorar a experiência de consumo. Afinal, quem já não teve um prejuízo – de tempo ou financeiro – em função de uma “falha no sistema” de alguma empresa?

NOVAS TECNOLOGIAS E A TRANSFORMAÇÃO DIGITAL

Cada vez mais rápido, a transformação digital e a adoção dos recursos tecnológicos tem deixado de ser uma opção para ser parte essencial das empresas que não querem ficar para trás na evolução do mercado. Ela já era uma realidade e ganhou ainda mais força com a pandemia, quando negócios inteiros tiveram que operar somente no digital. Quem já tinha tecnologia incorporada ao negócio, saiu na frente.

Para se ter uma ideia de como a transformação digital vem impactando as estratégias corporativas, uma pesquisa da Avanade mostrou que oito em cada dez (80%) empresas brasileiras estão adotando ou pretendem adotar tecnologias emergentes como forma de reagir aos efeitos da crise. Segundo uma pesquisa da Fundação Getulio Vargas (FGV), os principais projetos de tecnologia tem como tema a Inteligência Analítica (Analytics), a governança de TI, Inteligência Artificial, IoT (Internet das Coisas) e Cloud Computing.

Com isso, a demanda por profissionais de tecnologia também começa a apresentar novos requisitos. Segundo aponta a Brasscom, o mercado demandará nos próximos anos pessoas capacitadas para atuar com Internet das Coisas, segurança digital, Big Data, Nuvem e Inteligência Artificial (AI).

Nesse sentido, a gestão de TI também passa por uma renovação. Com a chegada de novas tecnologias, surgem novas demandas, novos processos e desafios. Por isso, é importante seguir a máxima do “básico bem feito” para que o setor de TI e as empresas estejam preparados para absorver e implantar a chegada das novas tecnologias nos seus negócios.

CONCLUSÃO

A gestão de TI é composta por uma série de funções e atividades que buscam alinhar a tecnologia aos objetivos estratégicos das organizações, fornecendo meios e recursos para que estes sejam atingidos. Dessa forma, a tecnologia da informação deixa de ser um mero recurso operacional e técnico nas empresas para se tornar um diferencial competitivo frente à concorrência do mercado.

Um inventário de TI e um cronograma de contratos e licenças organizados podem parecer tarefas simples, mas quando aliados a um processo de gestão bem definido, geram dados e informações valiosas para que a tecnologia da informação torne-se, de fato, um setor central e extremamente relevante para as corporações.

Avatar Amanda Born

Por

Amanda Born


Analista de Conteúdo na VC-X Solutions, apaixonada pelo Grêmio e trilheira nas horas vagas

wid.studio