Gestão de TI: o que é e como usar de forma estratégica no seu negócio
Um dos principais objetivos da gestão de TI é garantir que os recursos tecnológicos sejam funcionais, seguros e gerem valor estratégico para as organizações.
A tecnologia está tão presente no nosso cotidiano que muitas vezes nem nos damos conta dela. Com um smartphone e acesso à internet, conseguimos otimizar muitas tarefas. Controlamos a agenda, monitoramos a atividade física e a alimentação, fazemos pesquisas e nos locomovemos utilizando o GPS.
Nas empresas, não seria diferente. Os recursos tecnológicos são essenciais para desempenhar desde tarefas mais básicas até análises mais complexas. Em muitas corporações, a tecnologia já é usada para acesso dos colaboradores aos prédios por meio de uma portaria remota, por exemplo. O controle da jornada de trabalho é feito pelo ponto digital, os dados e arquivos são armazenados em nuvem e as tomadas de decisões são feitas com base em análises de dados e sistemas de BI.
O resultado de um estudo da FGV/EAESP sobre o uso de TI mostrou que os softwares são um dos recursos mais importantes para as empresas. Entre as ferramentas mais utilizadas pelos trabalhadores estão o e-mail, o navegador e as planilhas. Essas são funcionalidades tão básicas que só nos damos conta do quanto são essenciais quando falham ou apresentam alguma instabilidade.
Por ser um pilar tão importante no dia a dia das empresas, a tecnologia da informação requer uma atenção especial. Hoje apoiamos quase todas as informações em soluções de TI, como servidores físicos ou em cloud, na memória de computadores ou em outros dispositivos, como HDs e pendrives.
São pouquíssimas as empresas que ainda mantém arquivos físicos – e quando o fazem, é para casos muito específicos. Dada a importância da TI, percebemos como também é essencial que esse serviço seja bem gerenciado e constantemente monitorado.
Os recursos tecnológicos devem funcionar de forma correta, estratégica e otimizada, potencializando as atividades realizadas pelas organizações. Esse é um dos objetivos da gestão de TI. Neste texto, vamos explicar o que é Gestão de TI e quais são os principais aspectos que envolvem o gerenciamento dos recursos tecnológicos.
Índice
• O que é Gestão de TI
• Qual é o objetivo da Gestão de TI?
• Como utilizar a gestão de TI de forma estratégica?
• GESTÃO DE TI X GOVERNANÇA DE TI: é a mesma coisa?
• As atividades que compõem a Gestão de TI
• Os benefícios da gestão de TI
• NOVAS TECNOLOGIAS E A TRANSFORMAÇÃO DIGITAL
• Conclusão
O que é Gestão de TI
“Meu computador travou! O que eu faço?” Se você já passou pela situação de estar realizando algum trabalho muito importante e foi prejudicado por falhas da tecnologia, provavelmente deve ter acionado o setor de TI, não é?
A tecnologia da informação é o conjunto de soluções que permitem a produção, armazenamento, transmissão, acesso, segurança e uso de dados e informações.
Leia mais: O que é Tecnologia da Informação?
Por algum tempo, essa foi a principal função da TI nas empresas: prestar suporte, atender a chamados e atuar de maneira operacional e reativa. Porém, a realidade está mudando e o setor de tecnologia da informação está se tornando cada vez mais estratégico.
Uma das formas de tornar a tecnologia da informação cada vez mais estratégica é controlando e otimizando o seu uso. Por isso, cabe à gestão de TI administrar todos os recursos tecnológicos utilizados no dia a dia do trabalho de uma empresa: softwares, hardwares, redes de computadores, periféricos, data centers, sistemas em nuvem, dentre outros.
Qual é o objetivo da Gestão de TI?
O principal objetivo da gestão de TI é fazer com que estes recursos sejam funcionais, seguros e gerem valor para as organizações.
Alguns exemplos de funções desempenhadas pela gestão de TI são:
- Determinar as necessidades de TI para o negócio;
- Implementar novos softwares, hardwares e sistemas de dados;
- Gerenciar orçamentos e custos com tecnologia;
- Administrar a infraestrutura de TI e realizar manutenções periódicas;
- Providenciar suporte técnico;
- Realizar o controle de contratos e licenças de softwares;
- Fazer a gestão dos profissionais de TI.
Dentre os pilares da gestão de TI, estão:
- As pessoas: os gestores e profissionais da própria equipe de TI e todos os colaboradores que atuam como usuários finais da tecnologia;
- As ferramentas: os equipamentos e recursos da infraestrutura de TI;
- Os processos: a maneira como a TI é aproveitada pelas organizações. Um conjunto de boas práticas para utilização dos equipamentos e softwares, além dos procedimentos para suporte e manutenção de TI.
Como utilizar a gestão de TI de forma estratégica?
Com a tecnologia bem organizada por meio da gestão de TI, a tendência é que a rotina da empresa seja facilitada. Assim, os colaboradores aumentarão a produtividade, uma vez que terão os recursos tecnológicos disponíveis e em pleno funcionamento.
Tudo isso reflete também na qualidade dos serviços e produtos, já que uma empresa com tecnologia aplicada torna seus processos mais eficazes, rápidos e assertivos.
A tecnologia precisa ser eficaz e estar disponível para que as empresas possam obter o máximo de resultados a partir das suas funcionalidades. No 1º trimestre de 2021, a Amazon faturou 837 mil dólares por minuto. Já a Netflix teve uma receita um pouco menor, mas ainda com impressionantes 55 mil dólares por minuto.
Agora faça o cálculo de quanto estas marcas deixariam de faturar se ficassem com o site ou sistemas de pagamento indisponíveis por 1 hora. Esses exemplos são gigantescos, mas as perdas em função da indisponibilidade da tecnologia podem afetar todas as empresas, desde as pequenas até as médias e grandes.
Outra missão importante da gestão de TI é garantir segurança aos dados e informações. Inclusive, essa tem sido uma das grandes preocupações para os gestores de TI, já que os ciberataques têm gerado prejuízos significativos.
Uma pesquisa da Check Point mostrou que houve um crescimento de 146% nos ciberataques globais em 2021. A estimativa para as empresas não é nada positiva. Segundo outro relatório, os custos globais com crimes cibernéticos devem crescer 15% ao ano, chegando a US$ 10,5 trilhões por ano até 2025.
Leia mais: ISO 27001: tudo que você precisa saber sobre a certificação
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GESTÃO DE TI X GOVERNANÇA DE TI: é a mesma coisa?
Gestão e governança de TI não são sinônimos, mas são conceitos que se complementam. Enquanto a governança de TI atua em um nível mais estratégico, com foco no planejamento e nas diretrizes, a gestão de TI concentra-se no uso diário das tecnologias disponíveis nas empresas.
A governança de TI é parte da governança corporativa. É um conjunto de valores, regras e processos que regem os mecanismos de gestão das empresas e permitem direcionar e controlar as corporações de forma organizada.
A governança de TI surge justamente em função do processo de digitalização das organizações. Quanto mais dados e informações armazenadas, mais controle sobre a TI e sobre a segurança da informação as empresas precisam ter.
Nesse sentido, a governança de TI dá as diretrizes para o gerenciamento e uso da TI dentro das empresas. Ela direciona e monitora o uso de recursos, determinando regras e políticas de como a tecnologia será utilizada.
Como função básica de um planejamento estratégico, a governança de TI precisa adotar ações para prevenção de riscos. Assim, precisa estabelecer processos de monitoramento e fiscalização constantes, garantindo que as diretrizes sejam cumpridas por todas as pessoas envolvidas.
Enquanto isso, a gestão de TI preocupa-se mais com a aplicação dessas diretrizes no uso diário das ferramentas e tecnologias. Sua atuação acontece nos níveis tático e operacional, executando o que foi definido como melhores práticas aos objetivos do negócio.
Como já pudemos ver, a gestão de TI é centrada em entregar performance e fazer com que os recursos tecnológicos funcionem com o mínimo de falhas. Ela planeja, executa, entrega e monitora os projetos de TI, buscando satisfação de todos os públicos da organização com relação à tecnologia.
Por atuar em um nível mais estratégico, a governança de TI tem como função alinhar a tecnologia aos objetivos estratégicos da organização. Dessa forma, isso faz com que ela seja um facilitador para que a organização conquiste seus objetivos.
Além disso, também tem o dever de acompanhar o que está sendo realizado pela concorrência. Ela precisa trazer tendências de mercado e promover uma boa relação com órgãos governamentais e fiscalizadores. Desse modo, é possível traçar estratégias para o cumprimento de todas as questões legais.
Um exemplo de atividade relacionada à governança de TI foi a adequação das empresas à Lei Geral de Proteção de Dados, que regula as atividades de tratamento de dados pessoais no Brasil. Esse processo de adequação, em muitos casos, foi conduzido pela TI, que precisou adaptar ou desenvolver novos recursos tecnológicos e definir diretrizes para cumprir os requisitos da Lei, mantendo as atividades alinhadas aos objetivos organizacionais.
As atividades que compõem a Gestão de TI
Para garantir que a tecnologia gere valor para as organizações, a gestão de TI inclui diversas atividades, como a gestão de ativos e da infraestrutura de TI, o controle do inventário, o gerenciamento de equipes e de projetos. Falaremos sobre os detalhes de cada uma delas a seguir.
INFRAESTRUTURA DE TI
Se a maioria das empresas possuem seu negócio baseado em tecnologia, o bom funcionamento das atividades dependerá também de uma infraestrutura de qualidade. A infraestrutura de TI é formada por todos os equipamentos e dispositivos necessários para executar a TI nas empresas.
Os componentes da infraestrutura de TI também podem ser chamados de ativos. Ou seja, são todos os elementos de tecnologia, virtuais ou físicos, que compõem uma organização e geram algum tipo de valor para ela.
Os ativos de TI são considerados estratégicos porque impactam o desempenho e as entregas de praticamente todos os setores de uma empresa. Uma pesquisa da Forrester, por exemplo, apontou que as empresas podem perder de 1 a 10 milhões a cada hora de downtime (tempo de inatividade) de serviços, aplicações e redes.
São ativos de TI:
- Elementos de hardware: equipamentos físicos utilizados nas empresas, como servidores e data centers, nobreaks, impressoras, computadores e notebooks
- Softwares: programas, aplicativos e sistemas que facilitam a execução de tarefas, a coleta de dados e a geração de relatórios. Os softwares podem ser licenças de terceiros ou ainda desenvolvidos internamente;
- Banco de dados
- Redes de computadores
- Outros dispositivos físicos, como telefones e impressoras
Todos os ativos devem ter qualidade para que funcionem adequadamente, minimizando o risco de falhas e trazendo mais segurança e longevidade à infraestrutura de TI.
Ao criar um projeto de infraestrutura de TI, o ideal é que ele tenha capacidade de atender as demandas da empresa por, no mínimo, 10 anos, de acordo com as normas técnicas nacionais e internacionais, como a ANSI/TIA/EIA.
Por isso, a etapa de aquisição de equipamentos também é muito importante na gestão de TI. É preciso fazer uma avaliação detalhada a respeito do custo-benefício em comparação às necessidades da empresa.
Leia mais: Locação de notebooks e computadores: vale a pena?
A cada ano, as empresas investem mais na infraestrutura e na gestão de TI. Uma pesquisa indicou que, em 2023, esses investimentos representaram uma média de 9% da receita das empresas. Esse índice é a despesa total destinada à TI, incluindo: equipamento, instalações, suprimentos, software, serviços e custo com pessoal.
Com investimentos tão relevantes, é preciso ter um controle cuidadoso sobre a infraestrutura de TI. Tudo começa com um inventário de TI, ou seja, um mapeamento dos recursos de tecnologia disponíveis na organização, apontando em detalhes as características de cada um e como estão sendo aproveitados.
INVENTÁRIO DE TI
Sabe quando você vai ao supermercado, compra alguns itens, mas chega em casa e percebe que já tinha todos eles armazenados na sua despensa? Pois é, isso também pode acontecer nas empresas. É por isso que um inventário atualizado ajuda a otimizar o uso dos recursos, evitando desperdícios e contribuindo para uma potencial redução de custos.
A palavra inventário pode ter diversos significados, mas no meio empresarial, significa uma lista de todos os bens que a empresa possui. Assim, o inventário de TI é uma relação de todos os ativos que compõem a infraestrutura de TI. Para facilitar a organização, normalmente os ativos são divididos em categorias, como: softwares, hardwares e periféricos, por exemplo.
O inventário deve ser atualizado constantemente e ter especificações detalhadas sobre cada um dos ativos: quantidade disponível, modelo, fabricante, se está em uso ou em estoque, o nº do patrimônio (caso a empresa utilize esse tipo de registro), o responsável por aquele equipamento, a data de aquisição e de garantia, dentre outras informações.
Se a sua empresa ainda não possui um inventário de TI, é importante iniciar esse trabalho o quanto antes. A partir desse levantamento, será possível ter um overview sobre ativos de TI que a empresa tem à disposição. Assim, é possível identificar necessidades que ainda não foram atendidas ou recursos que poderiam ser melhor aproveitados.
Para que o inventário de TI seja utilizado de forma inteligente, a sua atualização constante deve ser parte da rotina de gestão de TI. Os equipamentos deixam de ser utilizados, os responsáveis podem mudar, e todas essas informações devem ser mantidas atualizadas neste controle.
Mais do que ter as informações à disposição, é preciso utilizá-las de forma estratégica e uma maneira de fazer isso é por meio da gestão de ativos de TI.
GESTÃO DE ATIVOS DE TI
A gestão de ativos de TI é um conjunto de atividades voltadas para monitorar e controlar os ativos de tecnologia de uma empresa. Como já mencionamos, essa atividade começa, na prática, a partir do inventário de TI e do uso estratégico dessas informações.
Por meio de um controle contínuo ou periódico, os ativos são acompanhados durante toda a sua vida útil. Um elemento de hardware como o computador, por exemplo, tem estágios bem definidos de vida útil: compra, implantação, suporte, manutenção e desuso.
Por meio da gestão de ativos de TI, a empresa poderá prever quando adquirir um novo equipamento, onde será instalado, agendar suporte e manutenções periódicas e também saber quando desabilitar o seu uso porque se tornou obsoleto ou está apresentando falhas. Faz parte da gestão de TI conhecer o ciclo de vida e saber em qual etapa cada ativo da empresa se encontra.
Mas a gestão de ativos não é focada somente nos meios físicos. Como foi dito, os softwares são essenciais nas organizações e a gestão de ativos também vai se preocupar com o controle das licenças da empresa: quais são os softwares contratados, as datas de contratação e expiração das licenças, quem são os colaboradores que fazem uso de softwares e, ainda, se há licenças sem uso e que podem ser canceladas.
Há até mesmo uma metodologia específica para a gestão de licenças, chamada Software Asset Management (SAM). Uma pesquisa da KPMG no Brasil mostrou que essa prática, quando bem estruturada nas empresas, leva a otimização de custos relevantes: em média, entre 5% e 8% por ano, podendo alcançar, no primeiro ano de adoção, de 30 a 40%.
Da mesma forma que para os equipamentos físicos, também é importante levar em conta o ciclo de vida de um software: desde a aquisição, passando pela implantação, upgrades, até chegar na renovação dos planos e licenças.
Por meio da gestão de ativos, é possível ter um cronograma organizado de vencimento de licenças, garantias e contratos de TI, evitando que os colaboradores fiquem sem suas ferramentas de trabalho. Já imaginou se softwares financeiros e de gestão de pessoas fiquem indisponíveis justamente no dia de fechamento da folha de pagamento, por exemplo?
Para tornar todas essas informações úteis e acessíveis no processo de gestão de ativos TI, é importante reuni-las em um único local. É por isso que hoje já existem diversas plataformas no mercado especializadas na gestão de ativos de TI, oferecendo a opção de cadastro do inventário e a configuração de alertas automáticos para notificar sobre o vencimento de licenças, contratos e garantias, dentre outras funcionalidades.
GESTÃO DE EQUIPE
Se um dos pilares da gestão de TI são as pessoas, essa função também contempla o gerenciamento da equipe. Esse trabalho tem se tornado um desafio cada vez maior para as empresas, já que a demanda por profissionais de tecnologia vem tendo um crescimento maior do que a oferta de mercado.
Conforme dados da Brasscom, o Brasil forma 46 mil profissionais com perfil tecnológico por ano, mas seriam necessárias 70 mil para atender a necessidade do mercado. Estima-se que até 2024 a demanda do setor cresça a 421 mil profissionais.
Esses números já estão refletindo na oferta de vagas. Dentre os 25 cargos com mais demanda no Brasil nos últimos cinco anos, metade estão diretamente relacionados ao setor de TI. Por isso, também cabe à gestão de TI atrair e reter esses talentos para as organizações.
Porém, mais do que gerenciar a própria equipe de TI, também é importante promover uma conscientização do uso da tecnologia entre todos os colaboradores da organização. Isso pode acontecer por meio de treinamentos, da disponibilidade de informação e da prestação de suporte, quando necessário, fazendo com que todos os profissionais maximizem o uso da tecnologia disponível, a fim de melhorar a performance e a entrega de resultados.
GESTÃO DE PROJETOS
Com a tecnologia cada vez mais no centro dos negócios, a gestão de TI também precisa tomar frente de diversos projetos de implantação ou adequação de recursos.
Projeto é um conjunto de atividades que são realizadas em grupo e tem como objetivo final a produção de um produto ou serviço. Como exemplos de projetos de TI podemos citar o desenvolvimento de softwares ou novas funcionalidades (no caso de empresas SaaS) ou o desenvolvimento de soluções internas, como ferramentas de CRM e de comunicação entre a equipe.
Existem metodologias – ou frameworks – específicas para a gestão de projetos de TI, que são aplicadas com o objetivo de estruturar o projeto e evitar possíveis erros. Por meio de um método, é possível ter uma visão clara de cada etapa do projeto, definindo quem serão os responsáveis por cada tarefa ou atividade, qual será o cronograma de entregas e os resultados esperados.
Conheça algumas das metodologias para gestão de projetos de TI:
- COBIT ® – Control Objectives for Information and Related Technology: criada pelo ISACA (Information Systems Audit and Control Association), é voltada à governança de TI. É uma metodologia com foco no nível estratégico, apresentando diferentes tipos de métricas para padronizar a forma de pensar e de analisar os dados. Para aprender sobre essa metodologia, a ISACA disponibiliza alguns materiais em seu próprio site, já traduzidos para o português. Os profissionais interessados podem, inclusive, buscar uma certificação em COBIT ®.
- ITIL – Information Technology Infrastructure Library: é um conjunto de cinco livros que falam sobre como gerenciar um departamento de tecnologia, abordando etapas que vão desde a estratégia até a melhoria continuada dos serviços de TI. Essa metodologia é destinada às camadas mais operacionais, com o intuito de transformar os objetivos de negócio em soluções de tecnologia. Para a ITIL, também há uma certificação específica.
- Scrum: esse é um tipo de metodologia ágil que pode ser aplicado a qualquer tipo de gestão de projetos, não sendo exclusiva para a área de TI. Apesar disso, costuma ser bem eficiente quando aplicada no desenvolvimento de algo cujo o resultado final seja um produto, como um software, por exemplo. No método Scrum, existem papéis e etapas bem definidas para tornar o processo produtivo, rápido e eficiente: a) product backlog, quando os requisitos e necessidade do produto final são definidos, em ordem de prioridade; b) sprint, o período estabelecido para que equipe trabalhe na entrega de cada uma das tarefas; c) daily scrum, checkpoints periódicos para que cada membro da equipe faça um follow-up do andamento das atividades pelas quais está responsável.
Os benefícios da gestão de TI
A tecnologia chegou nas empresas para facilitar a rotina de trabalho e potencializar resultados. Mas a gestão da TI, quando bem estruturada, traz benefícios que vão além da entrega de performance e figura no nível estratégico das corporações que querem inovar e se diferenciar.
Um dos principais ganhos para as empresas que adotam a gestão de TI é o controle dos ativos, que ajuda a empresa e os gestores a visualizar todos os recursos tecnológicos disponíveis. Além de saber onde e por quem estão sendo utilizados, também é possível evitar a aquisição de novos equipamentos sem necessidade, prevenindo o desperdício de recursos.
Quando se tem acesso a indicadores e relatórios, a tomada de decisão é mais rápida e assertiva. Nesse sentido, é possível prever recursos orçamentários para a área de TI e ter previsibilidade a partir de um histórico de uso e de desempenho. Perguntas básicas como: “Há muitos computadores? Há dispositivos sobrando? Os recursos precisam ser realocados?”, podem ser respondidas a partir de dados e informações a respeito dos ativos de TI.
Por meio da gestão de TI, é possível agir de forma preventiva, identificando possíveis falhas antes mesmo que elas venham a acontecer. Se há necessidade de uma adequação dos recursos disponíveis, por exemplo, se algum equipamento precisa ser substituído ou se alguma licença precisa ser renovada.
Com esse tipo de cuidado, os ativos de TI passam a ter um melhor desempenho e contribuem para uma maior produtividade das equipes. Quanto mais a empresa fornece ativos em pleno funcionamento, mais eficiente se torna o trabalho.
Outro ponto chave da gestão de TI é a segurança da informação, já que um vazamento de informações ou um ciberataque prejudica o desempenho e fere a imagem do negócio. A definição de processos de segurança, a adoção de medidas preventivas e a conscientização de todos os envolvidos na empresa são fundamentais na gestão de TI.
Como a tecnologia perpassa todos os âmbitos da empresa, esse cuidado também reflete nas relações com o ambiente externo. O consumidor, por exemplo, percebe e valoriza marcas que disponibilizam recursos tecnológicos para melhorar a experiência de consumo. Afinal, quem já não teve um prejuízo – de tempo ou financeiro – em função de uma “falha no sistema” de alguma empresa?
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NOVAS TECNOLOGIAS E A TRANSFORMAÇÃO DIGITAL
Cada vez mais rápido, a transformação digital e a adoção dos recursos tecnológicos tem deixado de ser uma opção para ser parte essencial das empresas que não querem ficar para trás na evolução do mercado. Ela já era uma realidade e ganhou ainda mais força com a pandemia, quando negócios inteiros tiveram que operar somente no digital. Quem já tinha tecnologia incorporada ao negócio, saiu na frente.
Para se ter uma ideia de como a transformação digital vem impactando as estratégias corporativas, uma pesquisa mostrou que oito em cada dez (80%) empresas brasileiras estão adotando ou pretendem adotar tecnologias emergentes como forma de reagir aos efeitos da crise. Segundo uma pesquisa da Fundação Getulio Vargas (FGV), os principais projetos de tecnologia tem como tema a Inteligência Analítica (Analytics), a governança de TI, Inteligência Artificial, IoT (Internet das Coisas) e Cloud Computing.
Com isso, a demanda por profissionais de tecnologia também começa a apresentar novos requisitos. Segundo aponta a Brasscom, o mercado demandará nos próximos anos pessoas capacitadas para atuar com Internet das Coisas, segurança digital, Big Data, Nuvem e Inteligência Artificial (AI).
Nesse sentido, a gestão de TI também passa por uma renovação. Com a chegada de novas tecnologias, surgem novas demandas, novos processos e desafios. Por isso, é importante seguir a máxima do “básico bem feito” para que o setor de TI e as empresas estejam preparados para absorver e implantar a chegada das novas tecnologias nos seus negócios.
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CONCLUSÃO
A gestão de TI é composta por uma série de funções e atividades que buscam alinhar a tecnologia aos objetivos estratégicos das organizações, fornecendo meios e recursos para que estes sejam alcançados. Dessa forma, a tecnologia da informação deixa de ser um mero recurso operacional e técnico nas empresas para se tornar um diferencial competitivo frente à concorrência do mercado.
Um inventário de TI e um cronograma de contratos e licenças organizados podem parecer tarefas simples, mas quando aliados a um processo de gestão bem definido, geram dados e informações valiosas para que a tecnologia da informação torne-se, de fato, um setor central e extremamente relevante para as corporações.
Por
Amanda Born
Analista de Conteúdo na VC-X Solutions, apaixonada por futebol e pelo Grêmio, trilheira nas horas vagas
