Gestão de TI impacta no trabalho do RH; veja como

Mais do que cuidar dos processos, pessoas e equipamentos relacionados à tecnologia da informação, a gestão de TI impacta em diversas áreas da empresa. E uma das que mais se beneficia da relação com a TI é o setor de Recursos Humanos (RH).

Como a gestão de TI é a responsável pelos recursos, ferramentas e softwares utilizados por toda a empresa, é também quem cuida dos equipamentos específicos para uso do time de RH. Uma relação transparente e de sinergia permite que as duas áreas contribuam imensamente uma com a outra.

Neste artigo, você vai entender como a gestão de TI impacta no trabalho diário da equipe de RH da sua empresa, desde a integração, atração e retenção de talentos, até a segurança de dados sensíveis.

Quando a gestão de TI beneficia a rotina do setor de RH

Quando se pensa em RH, muitas vezes a primeira imagem que vem à cabeça é o momento da contratação ou da saída dos colaboradores. No entanto, esse setor é responsável por atividades no dia a dia da empresa como recrutamento e seleção, integração de recém-contratados, avaliação de desempenho, treinamento e desenvolvimento do time, rotinas de departamento pessoal (emissão de contracheque, férias, etc.), bem como por atrair novos talentos para a organização.

E como a TI pode contribuir com isso? A partir do alinhamento entre a gestão de TI e RH, é possível manter a equipe de Recursos Humanos mais próxima das atualizações do mercado, adaptando a empresa às novas tendências do universo da tecnologia. E também de fazer uso dos equipamentos e softwares para aumentar a produtividade e o bem-estar dos colaboradores, tanto no trabalho presencial quanto no home office.

Além disso, as atividades desenvolvidas internamente pelo setor de RH, como gerenciamento da equipe, podem ser otimizadas e automatizadas com recursos da TI. Isso inclui softwares específicos que fornecem dados e informações sobre produtividade, uso dos recursos disponibilizados pela empresa e rastreamento dos equipamentos.

Dessa forma, é possível ter mais transparência nas relações entre organização e colaborador. Os relatórios gerados pelos sistemas permitem, por exemplo, identificar padrões e antecipar problemas como uso indevido de equipamentos da empresa ou instalação de softwares piratas, que, mais tarde, teriam que ser resolvidos pela própria equipe de RH.

Veja a seguir exemplos de situações em que a sinergia entre a gestão de TI e RH contribui para as atividades do time de Recursos Humanos:

Integração da equipe

Um dos momentos mais importantes para os novos colaboradores é o chamado onboarding, quando eles aprendem como funciona o dia a dia da empresa e são apresentados aos processos que farão parte de suas rotinas de trabalho. Por meio do alinhamento entre TI e RH, é possível otimizar e facilitar a adaptação dos funcionários que chegam à equipe a partir das seguintes ações:

• Criação de uma política de uso dos ativos de TI: esse documento, que pode ser elaborado em conjunto pelo RH e TI, deve ser apresentado àqueles que entram na organização para que entendam como utilizar corretamente os ativos de tecnologia disponíveis na empresa. Além disso, pode ficar disponível para consulta, permitindo que os colaboradores tirem eventuais dúvidas sobre os recursos.

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• Registro e controle dos ativos que serão usados pelo novo colaborador: esses procedimentos podem ser feitos com a ajuda de uma plataforma como a VC-X Sonar, que possui entre suas funcionalidades a Central do Colaborador. Assim, a empresa pode acompanhar tudo o que está relacionado à TI e aos colaboradores, como acessos, ativos e licenças vinculados a setores e funcionários, além de relatórios e termos de entrega de equipamentos à equipe.

• Criação de senhas e acessos: cada novo colaborador recebe, como de praxe, seus logins e senhas para as plataformas e softwares utilizados na empresa. Quem repassa isso para o funcionário é o RH, mas a criação e gestão desses dados é feita pela TI.

• Gestão de licenças necessárias: por meio desse controle, é possível evitar problemas técnicos e prejuízos à organização. A gestão é feita pela TI, mas o RH também pode ter o controle sobre quais equipamentos (e de quais setores) estão com licenças prestes a vencer.

• Gestão de ponto: um software de ponto eletrônico é muito mais eficiente para a empresa do que manter os horários de entrada e saída de cada funcionário em uma planilha ou em outro método ultrapassado. Com o apoio da TI, o RH pode encontrar a melhor opção para fazer a gestão das horas dos colaboradores ficar muito mais facilitada.

Segurança de dados

Outra questão de grande relevância tanto para o trabalho de TI quanto para o RH é a segurança dos dados e informações sensíveis dos colaboradores da empresa. Saiba mais sobre alguns aspectos relacionados à segurança e privacidade e como a gestão de TI e RH podem contribuir para que os dados e ativos sejam protegidos:

• Conscientização dos colaboradores a respeito do uso dos ativos: saber utilizar os equipamentos e softwares de forma correta é uma das maneiras de evitar prejuízo à segurança dos dados da empresa. Por meio de treinamentos, os colaboradores podem compreender seu papel neste processo de manter seguras as informações estratégicas da empresa.

• Controle e segurança de documentos e informações sobre os colaboradores da empresa: uma das funções da gestão de TI é manter a segurança das informações sensíveis da organização e de seus colaboradores. Em parceria com o RH, é possível criar um banco de dados sobre a equipe e mantê-lo sempre atualizado, prezando pela confidencialidade dessas informações. Além disso, a atuação em conjunto da TI e RH também ajuda a implementar as boas práticas relacionadas à Lei Geral de Proteção de Dados.

• Monitoramento de ativos: manter o inventário de ativos de TI sempre em dia é uma forma de ter controle sobre os usos e identificar, com mais facilidade, vazamentos de dados ou invasões ao sistema da empresa. Isso não significa manter vigilância sobre os colaboradores, mas sim ter controle sobre os recursos e poder localizar acessos suspeitos. O RH também pode adotar o MDM (Mobile Device Management), ferramenta que permite gerenciar dispositivos móveis de forma remota, o que ganhou relevância nos últimos anos por causa do avanço do trabalho remoto e do home office.

• Desativação de acessos no desligamento de colaboradores: após a saída de um colaborador da empresa, é importante que os acessos sejam desativados, evitando que informações sensíveis sejam acessadas por terceiros, externos à organização. Essa é uma medida de proteção aos dados da empresa, prezando pela confidencialidade e sigilo.

Atração de talentos e employer branding

O employer branding é toda ação que a empresa, geralmente via RH, desenvolve para se tornar desejada para atrair candidatos e reter talentos. Tem relação direta com a reputação da marca, com a forma como age e com os valores que defende.

E neste contexto, inclui ações como comunicação interna e endomarketing com foco na interação com os colaboradores e na motivação das equipes. Tudo isso impacta na forma como a empresa é vista no mercado e a gestão de TI pode contribuir com ferramentas e soluções para melhorar ainda mais a imagem da empresa perante a sociedade. Veja exemplos:

• Organização do perfil profissional desejado: Demandada pelo time do RH, a TI pode ajudar a estruturar os dados dos colaboradores em softwares próprios ou de terceiros e isso facilita o acesso a informações que ajudam a entender melhor o perfil do profissional ideal para uma determinada função, o que agilizará a tarefa de buscar talentos no mercado.

• Processo de seleção simplificado: em vez de uma longa etapa de seleção – que é cansativa tanto para os candidatos quanto para os profissionais de RH – o uso de plataformas ou softwares ajuda a tornar esse processo mais simples, ágil e eficaz.

Esses são alguns exemplos de como o alinhamento da gestão de TI e RH contribui para que a relação entre a empresa e seus colaboradores seja cada vez mais transparente e harmoniosa. Afinal, um colaborador satisfeito é aquele que se sente bem de fazer parte da organização, advoga pela empresa e ajuda a torná-la mais atrativa para novos talentos.

Conclusão

De forma geral, a integração entre todos os setores da empresa faz com que a gestão seja mais assertiva e eficiente, tendo como objetivo comum a melhoria da empresa, do ambiente de trabalho e dos produtos ou serviços oferecidos. No caso da gestão de TI e RH, ver esses dois departamentos caminhando juntos é um sinal de que as necessidades de inovação serão atendidas com mais agilidade, tornando a empresa mais competitiva e diferenciada no mercado.

A VC-X Solutions possui soluções que podem potencializar ainda mais a parceria entre essas duas áreas. Para saber mais, entre em contato com nossos especialistas, que irão explicar como otimizar a gestão de TI na sua empresa.

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