Gestão de licenças de softwares: por que sua empresa precisa fazer?

As licenças de software e de outros ativos tecnológicos fazem parte do dia a dia da gestão de TI e merecem toda a atenção das empresas, o que leva a necessidade de uma gestão de licenças. Sem isso, corre-se riscos de prejuízos financeiros e técnicos, e fica mais difícil justificar investimentos na área de TI.

Uma pesquisa global da BSA | The Software Alliance mostra que 46% dos softwares utilizados no Brasil não estão licenciados corretamente, contrariando a Lei do Software e do conjunto de Leis de Direitos autorais, o que pode gerar multas, problemas legais, além da vulnerabilidade pelo uso de programas piratas.

Neste cenário, a gestão de licenças torna-se fundamental para a otimização do uso dos softwares na empresa e também para a utilização devidamente alinhada aos direitos da licença. Neste artigo, você aprenderá mais sobre a importância e como fazer gestão de licenças na sua empresa.

Gestão de licenças de softwares: o que é e para que serve

Gestão de licenças é o processo de controle dos softwares e demais ativos de TI utilizados pela organização. O controle do licenciamento de softwares, por exemplo, é uma parte importante da gestão de licenças, dentro do gerenciamento de TI, e ajuda a evitar gastos desnecessários, contribui para o aumento de vida útil de equipamentos, além de evitar atrasos no pagamento de faturas das licenças.

Portanto, a preocupação com a gestão de licenças não é uma medida meramente burocrática, mas também estratégica porque influencia na produtividade, nos custos e, por consequência, na competitividade da empresa. Por isso, todo software adquirido pela empresa, seja ele gratuito ou não, precisa estar licenciado.

Leia também: A importância de monitorar o ciclo de vida dos ativos de TI

Importância da gestão de licenças

Você sabe dizer se hoje, na sua empresa, todos os softwares em uso estão devidamente licenciados e se os programas utilizados são realmente necessários? Com a ausência da gestão de licenças, essas perguntas são difíceis de serem respondidas, deixando sua empresa sujeita a riscos e gastos que poderiam ser evitados.

Ao utilizar um sistema que automatiza a gestão de licenças, você agrega informações detalhadas aos contratos como:

• Softwares devidamente licenciados;
• Sistemas com erros ou com problemas de incompatibilidade;
• Quais sistemas e licenças a empresa possui;
• Setor e colaborador responsável pelo software;
• Datas de contratação e datas de expiração das licenças;
• Licenças sem uso e que podem ser canceladas.

Além disso, a partir do controle de dados e informações proporcionado pela gestão de licenças, é possível ter uma previsão orçamentária mais assertiva e cortar despesas desnecessárias, entre outros benefícios.

Por onde começar a gestão de licenças na sua empresa

Até aqui você já sabe que a gestão de licenças é necessária e pode fazer uma grande diferença em sua empresa, evitando desperdícios, problemas jurídicos e melhorando processos. Mas por onde começar a aplicar a gestão de licenças na empresa? Confira o passo a passo:

Atribua funções e responsabilidades

O controle de ativos não é algo que deve ser feito de forma esporádica. Esse controle deve ser contínuo para que os softwares estejam sendo utilizados de acordo com o que preveem suas licenças.

É importante que sejam delegadas funções de monitoramento das licenças a um ou mais profissionais, sendo que na maioria das empresas a responsabilidade fica a cargo do gestor da área de TI ou alguém da equipe designado por ele. A quantidade de responsáveis irá depender do número de ativos de TI.

Documente as políticas e procedimentos de gerenciamento

É importante que sejam documentadas de modo formal as políticas e os procedimentos gerenciais, que são informações necessárias para o controle do licenciamento, evitando riscos com problemas jurídicos e multas.

Construa um inventário de software completo e preciso

Sem um inventário, é impossível realizar a gestão de ativos e licenças, por isso crie um inventário de software, contendo informações completas dos ativos de TI. Com o levantamento desses dados, é possível acompanhar de forma permanente as licenças ativas e expiradas, se há problemas na usabilidade e se há necessidade de adquirir ou renovar licenças.

Registe aquisições, implementações e cancelamentos de software

Importante registar o processo de aquisição de um ativo de TI até a sua implementação, sendo capaz de saber quais licenças estão sendo utilizadas na empresa naquele momento. É importante também se ater a softwares que não estão mais em uso ou estão ociosos.

Com esse controle, existe uma otimização de custos, que vem com o reuso de softwares ou com a retirada de softwares que não estão mais licenciados. Por isso, deve-se avaliar de forma periódica o direito de uso dos ativos de TI até para evitar multas e processos caso haja alguma violação e um software, por exemplo, continua a ser usado ilegalmente, sem o devido pagamento.

Automatize a gestão de licenças

Uma boa solução para implantar a gestão de licenças na sua empresa é aperfeiçoar o processo de controle usando a metodologia chamada SAM (Software Asset Management).

Com o uso de SAM é possível fazer a gestão de licenças além de monitorar o ciclo de vida útil dos softwares. O que permite que a empresa tenha todas as informações necessárias desde a aquisição à implementação dos sistemas, upgrades, renovações de contratos e expirações de licenças.

De acordo com dados da consultoria KPMG, empresas brasileiras reduziram custos com licenciamento de softwares em média de 5% a 8% ao ano, chegando até 30% e 40% de redução dentro do primeiro ano de aplicação da metodologia SAM.

A metodologia SAM é aplicada a partir do uso de plataformas inteligentes de gestão de ativos, como é o caso da VC-X Sonar.

Conclusão

Facilitada pelo uso de ferramentas como a VC-X Sonar, a gestão de licenças traz vários benefícios para a sua empresa, evitando problemas financeiros, técnicos e jurídicos, além de otimizar recursos e proporcionar mais segurança de dados. Fale com os especialistas da VC-X e entenda em detalhes o processo de automatização focado na gestão de licenças.

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