Gestão de ativos de TI: o que é e como fazer na prática

A gestão de ativos é uma das principais atividades da gestão de TI, fundamental para garantir otimização de custos, maior agilidade e redução de riscos.

A maioria das empresas hoje em dia possui uma grande quantidade de ativos de TI, o que torna essa tarefa bastante complexa. Neste artigo, vamos explicar o que é gestão de ativos de TI e como fazer o trabalho na prática.

O que são ativos de TI?

São todos os itens, físicos ou virtuais, que compõem a infraestrutura de TI de uma empresa. Ou seja, tudo que é hardware, software, redes e outras tecnologias fundamentais para a continuidade das operações de quase todo tipo de negócio.

Portanto, são ativos de TI:

• Elementos de hardware de infraestrutura, como servidores e data centers;
• Softwares, aplicativos e sistemas, sejam eles desenvolvidos internamente ou licenças de terceiros;
• Dispositivos físicos, como notebooks, computadores, modens, headset, mouses, teclados, telefones e impressoras;
• Redes de computadores, link de dados;
• Entre outros itens.

Por conta do uso generalizado, os ativos de TI são considerados estratégicos dentro de qualquer operação. Afinal, impactam diretamente a performance e as entregas de praticamente todos os setores de uma empresa.

Para se ter uma ideia mais clara dessa influência, o custo do downtime nas empresas brasileiras é de US$ 306 por hora – considerado o segundo maior custo do mundo. O downtime também é chamado de tempo de inatividade ou tempo de parada. Ou seja, é o período em que um dispositivo de TI fica fora de operação, seja em decorrência de falhas ou manutenção.

Na atualidade, a maioria das operações corporativas estão baseadas na tecnologia. Sendo assim, é natural que o bom funcionamento das suas atividades dependa também da qualidade da infraestrutura e da gestão de ativos de TI.

O que é a gestão de ativos de TI

A gestão de ativos de TI, também conhecida como ITAM (sigla para o inglês IT Asset Management), é um conjunto de práticas e processos voltados para um gerenciamento de hardwares, softwares, redes e outras tecnologias, de forma ágil, eficaz e segura.

Diferente da gestão operacional de TI, relativa à entrega de serviços de suporte e à otimização da performance do sistema, a gestão de ativos tem foco na implantação e automação de processos de gerenciamento de equipamentos e softwares, da compra ao descarte, uma tarefa complexa e que demanda tempo.

Afinal, hoje em dia a maioria dos negócios possui uma grande quantidade de ativos de TI, muitos deles com alto custo de compra, manutenção e instalação, que depreciam e exigem atualização e substituição constantes.

Portanto, o objetivo do ITAM é monitorar e controlar toda a infraestrutura tecnológica de uma empresa, acompanhando de forma contínua os ativos de TI durante sua vida útil, otimizando os investimentos em aquisições.

Leia mais: A importância de monitorar o ciclo de vida dos ativos de TI

Com a gestão de ativos de TI organizada, será mais simples executar uma série de tarefas como:

• Monitorar onde os ativos estão instalados;
• Identificar o usuário atrelado a determinado ativo;
• Agendar suporte e manutenções;
• Saber o momento de desabilitar o uso de equipamentos obsoletos ou defeituosos e planejar a aquisição de novos dispositivos.

Equipamentos como computadores e smartphones, por exemplo, apresentam etapas bem definidas em seu ciclo de vida, como a compra, implantação, suporte, manutenção e descarte.

Porém a gestão de ativos de TI não inclui apenas os meios físicos, já que os softwares e aplicativos também são fundamentais para o funcionamento de uma operação. Por essa razão, uma das suas principais tarefas nas empresas é o controle de contratos e licenças.

Existe até uma metodologia específica para gerenciar o ciclo de vida de um software, chamada Software Asset Management (SAM). Ela é voltada para a redução de gastos com licenças, analisando problemas como sobreposição de softwares e sistemas em desuso, que geram desperdícios com aquisições e manutenção.

Um estudo feito com empresas brasileiras revela que aquelas que utilizam o SAM de forma estruturada conseguem uma redução de custos com licenças de 5% e 8% por ano, podendo alcançar, no primeiro ano de adoção, em média, de 30 a 40%.

Além da economia, essa prática de gestão de ativos de TI também ajuda a reduzir os riscos para a segurança digital.

Leia mais: Segurança digital: qual a importância para as empresas

Como fazer a gestão de ativos de TI na prática

Em resumo, a gestão de ativos de TI está baseada em dois pilares:

1. Controle financeiro – Gerenciamento centralizado de dados financeiros e contratuais, como o preço de compra, termos e condições, licenças de software, contratos de suporte, locações e garantias.
2. Controle da vida útil (tracking do ativo) – Monitoramento do ciclo de vida do ativo e gerenciamento de dados como localização, propriedade e atribuição, entre outros.

Isso representa uma grande quantidade de dados e informações, que para tornarem-se úteis e acessíveis para a gestão de ativos de TI, devem ser centralizadas através de uma boa plataforma automática.

Esse tipo de ferramenta facilita a execução das tarefas e processos de controle dos ativos, agregando inteligência, agilidade e eficiência para otimizar a sua operação.

Isso porque as plataformas de gestão de TI automatizam uma série de tarefas do ITAM, trazendo mais velocidade e precisão, além de reduzir o tempo e trabalho, o que libera os gestores da área para se dedicarem a atividades mais estratégicas.

De modo geral, a gestão de ativos de TI acontece, na prática, por meio da seguintes atividades e tarefas:

Inventário de TI

Tudo na gestão de ativos de TI começa com o inventário, que nada mais é que um registro de todos os itens de TI e telecom que uma empresa possui.

O inventário é uma ferramenta de controle e deve ter informações completas de todos os ativos, como:

• Código do ativo (o número de patrimônio, por exemplo);
• Categoria (se é um desktop, notebook, software);
• Termo de responsabilidade;
• Marca do fabricante;
• Modelo;
• Status de uso e disponibilidade em estoque;
• Data de aquisição;
• Data de garantia;
• Setor, unidade ou centro de custo onde o ativo está alocado;
• Usuário responsável.

Desse jeito, é bem mais simples gerenciar o ciclo de vida útil de ativos de TI, da sua compra até o descarte.

Leia mais: Como construir um inventário de TI

Registro do histórico de movimentações

Essa tarefa permite obter um controle de entrada e saída de ativos do estoque. Todas as movimentações devem estar registradas, com as datas de entrega e devolução, quem é o usuário responsável, onde o ativo está locado, entre outras informações.

Além disso, o registro do histórico de movimentações inclui os termos de responsabilidade, que devem ser assinados pelos funcionários toda vez que um ativo é recebido ou devolvido. Depois de ser digitalizado, o termo pode ser arquivado junto ao histórico de movimentação de cada ativo.

Controle dos contratos

As empresas devem manter todos os seus contratos de telecom e TI organizados e centralizados em um só local, de preferência, com cópias digitalizadas. Isso inclui os contratos de internet, link dedicado e central telefônica, por exemplo, incluindo anexos e aditivos.

Dessa forma, dados como número do contrato, data de contratação, data de vencimento, fornecedor e dia de vencimento da fatura, ficam disponíveis a qualquer momento, em qualquer lugar, facilitando o controle da gestão de ativos de TI com precisão e eficiência.

Controle das licenças

Por meio do controle de licenças, é possível saber quais são as licenças que a empresa possui, a quantidade, se estão ativas ou em estoque, qual é o setor ou funcionário responsável, assim como a data de compra e de vencimento.

Dessa forma, a gestão de ativos de TI consegue criar e visualizar facilmente um cronograma organizado de vencimentos de licenças, garantias e contratos, evitando prejuízos, como a indisponibilidade de serviços, por exemplo.

Cadastro dos centros de custos

Caso a empresa se organize em centros de custos, é importante mapear unidades, departamentos e setores para vincular os ativos de TI, licenças e contratos. Isso permite entender de forma clara, qual é a infraestrutura de TI que cada centro de custo possui.

Com um inventário de TI organizado e os centros de custos mapeados, é possível monitorar quais setores da empresa demandam mais equipamentos e licenças, se há algum ativo parado e que pode ser realocado, acompanhar quais centros demandam manutenção com mais frequência e, a partir disso, fazer previsões orçamentárias.

Leia mais: O que é rateio de custos

Cadastro de colaboradores

A mesma ideia do mapeamento dos centros de custos também se aplica aos colaboradores da empresa. Para uma gestão de ativos de TI eficiente, é necessário cadastrar todos os funcionários da empresa e visualizar os ativos e licenças vinculados à cada pessoa dentro da organização.

Sendo assim, quando ocorrem desligamentos ou uma realocação dentro da empresa, a gestão de TI consegue identificar, rápida e facilmente, quais os recursos vinculados a este colaborador, registrar a devolução e fazer a realocação destes.

Para empresas que possuem uma grande parte dos funcionários no home office, essa funcionalidade é ainda mais importante, já que permite controlar efetivamente os equipamentos que são levados para as casas dos usuários.

Planejamento financeiro

Por fim, uma das vantagens mais importantes da gestão de ativos de TI, facilitada pelas soluções automatizadas, é a previsibilidade financeira.

A gestão de ativos melhora consideravelmente a organização de despesas, com um controle preciso sobre as datas de pagamento e o orçamento anual.

Com os dados e informações detalhados sobre os ativos em mãos, é possível criar um planejamento de gastos assertivo, a partir de informações como:

• Quando será necessário renovar determinados contratos;
• Quando será necessário renovar ou cancelar licenças;
• Quando será necessário adquirir novos ativos de TI.

Ou então, em alguns casos, quando é mais vantajoso alugar alguns tipos de ativos de TI como computadores, notebooks e smartphones, uma prática cada vez mais comum e repleta de vantagens para muitas empresas.

Leia mais: Locação de computadores e notebooks: vale a pena?

Os benefícios da gestão de ativos de TI

Padronização

A falta de padronização no gerenciamento de ativos de TI faz com que cada novo problema necessite de um novo processo de aprendizado, o que aumenta consideravelmente os custos de uma operação.

A gestão moderna com a atribuição de padrões aos ativos de TI resolve esse problema, agilizando processos já que os usuários podem interagir com hardwares e softwares com que estão familiarizados, aumentando a produtividade geral.

Maior controle, produtividade e redução de gastos

As práticas do ITAM oferecem uma visão completa sobre a infraestrutura de TI nas empresas, ajudando a identificar ativos e usuários e evitando desperdícios com retrabalho, ou a aquisição de novos dispositivos sem necessidade.

Em resumo, uma boa política e o monitoramento constante da gestão de ativos de TI permite entender tudo que se passa dentro da sua operação, para uma melhor governança, além de favorecer uma melhora na performance dos ativos, e consequentemente na produtividade das equipes.

Mais segurança da informação

Por meio do monitoramento de todos os documentos, licenças de software e suas obrigações contratuais, é possível evitar multas e sanções, além de combater o uso de programas e aplicativos ilegais ou piratas, garantindo mais segurança da informação.

Auxílio na tomada de decisão

A gestão de ativos fornece relatórios completos que permitem identificar facilmente os pontos de melhoria em uma operação de TI, quando é preciso fazer ajustes em contratos, além de permitir a análise dos principais KPIs para otimizar a gestão de TI e avaliar a performance geral da empresa.

A gestão de ativos de TI permite que os gestores da área tomem decisões mais ágeis e assertivas, com base em informações e dados precisos e atualizados.

Isso ajuda a gestão de TI a desempenhar um papel cada vez mais estratégico para os negócios, cuja conexão com a tecnologia cresce a cada ano, garantindo sempre as soluções mais adequadas e em sintonia com os objetivos de negócio, estimulando a inovação, a transformação digital, o crescimento e a sustentabilidade.

Conclusão

Uma gestão de ativos de TI inteligente e moderna é imprescindível para otimizar os investimentos na locação e aquisição de hardwares e softwares, bem como acompanhar todo o ciclo de vida dos ativos de TI.

Para que esse controle seja feito de maneira eficiente, ágil e centralizada, se faz necessário um investimento inicial em ferramentas específicas, como os softwares e plataformas de gestão de TI.

Como vimos no decorrer do texto, investir no trabalho de gestão de ativos de TI traz retornos no curto e longo prazo para as empresas.

Esse resultado tem início no aumento da produtividade da equipe de TI. Uma vez que os processos sejam definidos e que as informações sejam organizadas, a gestão de ativos pode ser feita de maneira automática. Isso gera um ganho de tempo para que os profissionais de TI possam desempenhar um número maior de atividades estratégicas, que envolvam o planejamento e a gestão.

Outro benefício está no controle orçamentário e na redução de custos com TI. Quando a empresa tem conhecimento da sua infraestrutura e das necessidades do negócio, poderá investir somente no que é necessário, evitando desperdícios com licenças que não são utilizadas ou com equipamentos parados.

Nesse sentido, a equipe de TI também consegue implementar medidas preventivas para evitar o downtime e possíveis ataques à segurança da informação. Como já vimos, esses ataques causam danos financeiros e também prejuízos à credibilidade e reputação das empresas.

Com a tecnologia sendo utilizada como uma base para praticamente todas as frentes de negócios, uma gestão de ativos de TI eficiente, que promova o uso adequado e otimizado dos recursos, faz com que os resultados de toda a operação sejam potencializados.

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