O que é rateio de custos?

Saiba o que é o rateio de custos, sua importância para controlar gastos e otimizar investimentos e como fazer o rateio de custos de telecom de forma eficaz e precisa

Todo mundo já passou por aquela situação onde várias pessoas comemoram em uma mesa de um bar ou restaurante e na hora de pagar a conta é uma confusão para calcular a parte de cada uma de forma justa e correta. Esse exemplo simples e cotidiano mostra perfeitamente a importância do cálculo do rateio de custos.

No mundo dos negócios, o rateio de custos serve para muito mais do que dividir gastos, oferecendo diversas outras vantagens para as empresas.

Nesse post vamos conhecer mais sobre esse conceito aplicado ao mundo empresarial e sua importância, bem como algumas dicas de como fazer o rateio de custos de telecom de forma eficaz e precisa.

O que é rateio de custos

O rateio de custos é a divisão proporcional das despesas de acordo com os gastos e lucros de cada centro de custos – seja um setor, departamento, projeto, produto ou colaborador de uma empresa. Sendo assim, o rateio é uma forma estratégica de calcular com precisão qual a participação de cada um dos centros de custos nas receitas e despesas da organização como um todo.

Em seu início, todo novo projeto, produto ou serviço tem um impacto duplo no orçamento financeiro, pois representa tanto um gasto quanto uma fonte de receita. Por isso, o rateio de custos é peça-chave para entender a viabilidade de cada um.

Isso porque a divisão de gastos torna possível conhecer quais são os custos de cada elemento, desde a compra de matéria-prima e contratação de mão-de-obra, até o marketing e a logística de entrega. Dessa forma, é fácil descobrir o custo efetivo total de cada produto ou serviço e, portanto, qual é o lucro real da empresa.

Além disso, o rateio de custos também permite identificar pontos de desperdício ou gastos excessivos, ajudando na tomada de decisões estratégicas mais assertivas para otimizar os investimentos e aumentar os lucros.

Ou seja, o rateio de custos é uma ferramenta de controle, fundamental para calcular e garantir um bom ROI (Retorno sobre Investimento), manter o equilíbrio financeiro e a continuidade das operações. Isso porque, com essa estratégia é possível saber exatamente para onde vão e como estão sendo utilizadas as verbas, além de permitir precificar produtos e serviços de forma correta.

Quais os tipos de rateio de custos

Existem muitas maneiras de fazer o rateio de custos, dependendo da cada setor e atividade. Porém, de forma geral, dois métodos são os mais utilizados.

Rateio por faturamento

É um método focado no cálculo da participação proporcional de cada elemento escolhido, seja um setor, projeto ou produto, no faturamento mensal da empresa. Ou seja, os custos são divididos tendo o faturamento como parâmetro.

Por exemplo: se um produto A fatura o dobro de um produto B, o produto A também deverá ser responsável pelo dobro dos custos.

Rateio por custos indiretos

Aqui o cálculo da divisão de gastos é feito atribuindo parcelas proporcionais aos custos indiretos que incidem sobre um produto. Os custos indiretos são mais difíceis de serem identificados, portanto mais difíceis de calcular, pois dependem de muitas variáveis.

Para entender melhor, vamos esclarecer a diferença entre custo direto e custo indireto.

• Custo direto – é aquele que tem relação direta com a fabricação de um produto ou execução do serviço principal de uma empresa, como um gasto com matéria-prima ou a mão-de-obra envolvida.

• Custo indireto – é aquele que não tem relação direta com um produto, setor ou serviço oferecido pela empresa, mas ainda assim é indispensável para seu funcionamento. Gastos como aluguel de imóveis e a conta de energia elétrica são alguns exemplos.

Nos custos indiretos devem ser contabilizados ainda os gastos com depreciação e manutenção de máquinas e equipamentos, viagens, seguros, materiais de limpeza e serviços terceirizados, entre outros.

Mas é preciso lembrar que alguns custos indiretos podem ser mais difíceis de serem identificados ou mensurados. Por isso, o rateio de custos indiretos exige muito cuidado e atenção, para que os resultados sejam precisos, seguros e justos.

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O que é rateio de custos de telecom

Na gestão de telecom, o rateio de custos representa uma distribuição proporcional das despesas com telefonia e internet entre os setores, departamentos ou unidades de uma empresa. Essa divisão de custos normalmente é realizada com base na utilização, ou seja, os gastos com telecom são contabilizados no orçamento de cada setor conforme o uso do telefone, dados móveis e outros serviços contratados.

Dessa forma, é possível medir e controlar quanto cada área e cada colaborador gasta para realizar uma distribuição mais correta, com melhores resultados para o negócio. Essa é uma excelente forma de fortalecer uma cultura interna de luta contra o desperdício.

Afinal, o rateio de custos de telecom entre setores ou departamentos proporciona uma gestão descentralizada, envolvendo todos no cuidado com o consumo de serviços de telecom, gerando recursos que podem ser melhor empregados em outras áreas e projetos.

Como fazer um rateio dos custos de telecom eficiente

1. Invista na automação da gestão de telecom

A primeira dica é contar com o auxílio de tecnologia, com uma boa plataforma de gestão de telecom. Esse tipo de solução possui recursos de automação que permitem fazer o rateio de custos de maneira precisa, rápida e fácil.

Em função da quantidade de itens e informações nas faturas de telecom, se torna muito difícil fazer o rateio de custos sem o auxílio de uma plataforma especializada – principalmente para empresas que possuem uma grande quantidade de linhas. Já pensou ter que fazer o lançamento manual, todos os meses, de faturas detalhadas com mais de 500 páginas?

Por isso, um software automatizado de gestão de telecom assegura um controle muito mais eficaz e transparente de despesas, gerando relatórios completos e precisos sobre os gastos de acordo com os critérios escolhidos e relevantes para seu negócio.

Lembre-se de que é normal que setores como atendimento e comercial consumam mais dos serviços de telecom, já que ligações e trocas de mensagens são tarefas inerentes às suas funções, por exemplo.

Leia mais: Como a automação de processos facilita a gestão de telecom

2. Faça um inventário de telecom

Caso sua empresa ainda não possua esse documento, antes de mais nada é necessário criar um inventário, ou seja, uma lista completa de todos os ativos de telecomunicações e TI que possui, como:

• Computadores, notebooks e tablets;
• Telefones fixos e smartphones;
• Linhas e ramais,
• Links de dados;
• Modens e roteadores;
• Softwares e aplicativos;
• Servidores;
• Cabos, fones, microfones, mouses, teclados.

O inventário também precisa incluir os perfis dos usuários, apontando quem é responsável por cada linha ou dispositivo entre outras informações que devem ser todas periodicamente atualizadas.

Através do inventário você obtém um panorama geral sobre sua operação de telecom, com dados e informações reunidos em um só lugar, o que torna o processo de rateio de custos muito mais fácil e rápido.

Por meio de um inventário atualizado, é possível monitorar quais centros de custo demandam mais equipamentos e licenças, se há algum ativo parado e que pode ser realocado, acompanhar quais centros demandam manutenção com mais frequência e, a partir disso, fazer previsões orçamentárias.

3. Tenha um histórico segmentado de gastos

Com as ferramentas certas e o inventário em mãos, além de conhecer em detalhes sua operação de telecom, também é possível registrar um histórico segmentado dos gastos. A partir dele, pode-se identificar rapidamente usos atípicos dos serviços, como despesas muito maiores ou menores em relação ao padrão.

A análise segmentada também consegue mapear funcionalidades ou dispositivos que não estão sendo consumidos ou utilizados pelos setores. Dessa forma, estes podem ser cancelados ou realocados dentro da empresa, promovendo otimização dos recursos e evitando desperdícios.

Além disso, é o histórico segmentado de gastos que torna possível identificar facilmente os setores e colaboradores que ultrapassam os limites de pacotes de dados e voz ou consomem excessivamente. Esse controle é fundamental para a conscientização sobre as políticas de uso.

Leia mais: 8 práticas para reduzir os custos de telecom da sua empresa

Conclusão

Independente do tamanho do orçamento ou da empresa, o rateio de custos de telecom é uma das melhores formas de assegurar o controle sobre os gastos com os serviços de telecomunicações, garantindo a saúde financeira e a continuidade dos negócios.

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