Como a automação de processos facilita a gestão de telecom

Entenda o que é automação de processos e aprenda a identificar oportunidades para aplicá-la na gestão de telecom e outras áreas da sua empresa

A chegada de tecnologias como Internet das Coisas, Inteligência Artificial, Machine Learning, e a internet 5G, marca o início de uma nova era da transformação digital para o setor de telecomunicações. À medida que os provedores de serviços avançam nesse processo, a automação robótica de processos (RPA) torna-se fundamental para as estratégias de negócio de empresas de todos os setores e tamanhos.

Isso porque o principal objetivo da transformação digital é utilizar a tecnologia para otimizar processos, melhorar o desempenho e acelerar o crescimento das empresas. Nesse cenário, a automação se encaixa perfeitamente.

Sendo assim, é vital implantar a automação de tarefas com uma abordagem sólida e profissional. É o que a maioria dos gestores de TI no segmento global de telecom já vêm fazendo, priorizando investimentos em soluções de automação, como mostra uma pesquisa.

Nesse post vamos aprender a identificar oportunidades para automatizar tarefas na sua empresa e entender de que maneira a automação facilita processos quando aplicada à gestão de telecom.

O que é a automação robótica de processos?

A automação robótica de processos (RPA) – do inglês Robotic Process Automation – é uma tecnologia que usa robôs digitais (bots) para executar tarefas simples e repetitivas. São exemplos de tarefas que podem ser automatizadas:

• Organizar e lançar notas fiscais;
• Mover linhas de banco de dados para uma planilha;
• Enviar notificações;
• Registrar, modificar, validar e analisar dados da empresa;
• Gerar relatórios automáticos e personalizados.

Com a RPA, um robô consegue realizar essas tarefas cerca de 20X mais rápido do que o ser humano, completamente integrado e sem interferir na arquitetura de TI. 

Portanto, no cenário emergente, que reflete também os profundos impactos da pandemia, é fácil perceber por que a automação de processos é cada vez mais obrigatória para reduzir custos e aumentar a eficiência das empresas.

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Como identificar oportunidades para automatizar processos em sua empresa?

Segundo um relatório, a maioria das funções executadas dentro das empresas são compostas por ao menos 30% de tarefas que poderiam ser automatizadas. Faça uma reflexão: nas suas atividades diárias, quais são esses 30% que poderiam ser facilitadas por meio de uma automação?

Em todo negócio, há diversos processos que podem ser aperfeiçoados com a automação. Para descobri-los, comece por identificar as tarefas repetitivas realizadas no dia a dia da sua empresa e que exigem um mínimo de interferência humana na tomada de decisões.

Também é preciso considerar outros pontos, como os custos de cada processo identificado e os impactos da sua automação no fluxo de trabalho.

Portanto, as etapas necessárias para identificar oportunidades de automação de processos são:

Mas a automação de processos vai substituir os humanos?

Embora a maioria das pessoas lide diariamente com soluções automatizadas – como chatbots, por exemplo – o tema ainda gera dúvidas e receio quanto à ameaça da substituição do trabalho humano. Mas é essencial ter em mente que as empresas que adotam a automação de processos pensando apenas em substituir funcionários, conseguem obter vantagens na economia e produtividade somente no curto prazo.

Para colher benefícios duradouros com o uso de um RPA, é preciso entender como humanos e máquinas podem trabalhar em conjunto, e a partir dessa perspectiva orientar a automação de processos dentro da sua empresa. Por isso, cabe às pessoas:

• Desenvolver os bots para executar as funções escolhidas;
• Monitorar, interpretar e extrair insights dos resultados dessas tarefas;
• Garantir o uso seguro, correto e responsável dos bots.

Os bots de RPA oferecem uma grande capacidade de ampliar nossas forças cognitivas e nossas capacidades físicas, nos liberando para tarefas de alto nível que somente humanos podem executar.

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Como a automação de processos facilita a gestão de telecom

Para muitas empresas, a gestão de telecom ainda é uma atividade difícil de ser executada. Nas pequenas e médias, essa tarefa costuma ser de responsabilidade de um profissional de TI, do financeiro ou do administrativo, ou ainda, em geral, alguém que acumula essas três funções. Já nas grandes, o problema é lidar com a quantidade de filiais e o volume de planos, linhas, links de dados e infraestrutura de telecom e TI.

Isso significa que a gestão de telecom, que naturalmente já tem um grande impacto em qualquer negócio, pode ser uma tarefa complexa. Cobranças indevidas, lacunas nas faturas, falta de controle sobre o inventário e de auditoria de faturas, entre outros problemas, podem gerar um enorme prejuízo no longo prazo. 

Para economizar tempo e simplificar processos, a automação surge como uma das melhores soluções para facilitar e otimizar a gestão de telecom, em empresas dos mais diversos portes e segmentos, tornando o trabalho muito mais eficaz e preciso.

Conheça algumas vantagens de aplicar a automação na gestão de telecom:

1) Mais agilidade e precisão no processamento de faturas

Se uma empresa possui mais de 100 faturas de telecom todos os meses, quanto tempo é necessário para extrair uma a uma no site das operadoras?

Segundo uma pesquisa, de forma manual, as empresas levam entre 4,1 e 16,3 dias para processar uma fatura, desde o momento em que a recebem até a aprovação do pagamento. Isso porque, até o pagamento, a fatura costuma passar por diversos setores da empresa e, muitas vezes, por uma análise manual do que está sendo cobrado.

Os bots de um software RPA permitem a automação de 76%, ou mais, dos processos manuais que são necessários nessa tarefa, substituindo humanos no preenchimento de dados, de análises e decisões com mais rapidez e menos margem de erros.

Já existem diversas ferramentas que aplicam a automatização nessa tarefa, com robôs de extração automática fazendo a importação dos documentos de forma integrada ao site das operadoras.

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O pagamento das faturas após a data de vencimento também é um problema para muitas empresas, já que acarreta em juros e multas expressivas. Nesse sentido, um processo de automação que organiza as datas de vencimento e notifica a proximidade da data de pagamento reduz o risco de que as contas sejam esquecidas.

2) Auditoria de faturas mais eficiente e precisa

Assim como nos anos anteriores, as cobranças indevidas foram a maior parte das reclamações recebidas pela Anatel em 2021. No total, 39% das demandas registradas na Agência estão associadas a conflitos na cobrança dos serviços: valores cobrados em desacordo com o contrato, faturas que chegam depois do cancelamento dos serviços, multas por fidelização que não existiam são alguns exemplos de queixas recorrentes.

É por esse motivo que o trabalho de auditoria é tão importante para as empresas. Porém, quanto maior o número de linhas ativas, mais difícil se torna fazer essa conferência manualmente todos os meses.

Nesse sentido, a automação também pode ajudar muito as empresas que não conseguem fazer auditorias periódicas por conta da falta de tempo, conhecimento ou de recursos. Os relatórios automatizados oferecem uma visão geral da telecom, o que favorece a análise e a auditoria de contas.

A automação de tarefas de telecom oferece benefícios, como:

• Monitoramento efetivo e uma visão completa da operação, incluindo todas as linhas, dispositivos, links de dados, recursos, acessos e usuários cadastrados, permitindo identificar precisamente de onde vêm os maiores gastos e erros de cobrança.
• Maior agilidade e eficiência na identificação de cobranças indevidas, excessos ou erros nas faturas.

Uma auditoria automatizada faz um comparativo das cobranças realizadas na fatura com o contrato de serviço com a operadora, gerando relatórios de análise e apontando erros de cobrança de forma automática. Dessa forma, a empresa poderá fazer uma contestação rapidamente e não corre o risco de pagar por serviços que não utilizou ou por taxas indevidas.

Leia mais: Cobranças indevidas: o que você precisa saber

3) Geração de relatório automáticos

O processo de gerar relatórios exige uma capacidade maior de raciocínio e envolve decisões complexas. Por isso, pode tomar uma grande quantidade de tempo e trabalho dos funcionários. Tempo, esse, que poderia ser melhor aproveitado em outras tarefas.

Para gerar relatórios automatizados, basta definir algumas regras, critérios e contar com as ferramentas certas. Dessa maneira, as plataformas de automação em telecom podem gerar, analisar e enviar para as pessoas certas, os mais diversos tipos de relatórios completos de forma automática.

Os bots conseguem ler e analisar longas faturas de telecom de maneira rápida e ágil. Por meio da automação, as informações são organizadas de modo que se transformam em diversos tipos de relatórios para análise: relatórios de custo, de consumo por setor ou por colaborador, de rateio entre os centros de custo, dentre outros.

Conclusão

Quando se pensa na gestão de telecom, o trabalho pode ser um pouco mais complexo. Afinal, cada operadora possui planos, faturas e nomenclaturas diferentes, o que pode gerar interpretação errada de informações e afetar as questões financeiras do negócio.

Por isso, a automação traz diversos benefícios. É possível eliminar tarefas repetitivas, como a extração de faturas, dando mais eficiência ao trabalho e economizando tempo e custos da operação. As empresas também têm mais controle e visão sobre como a telecom está sendo utilizada a partir de relatórios e análises geradas automaticamente.

As informações ficam organizadas e, dessa forma, é possível ter mais transparência e segurança na tomada de decisões. Por tudo isso, uma boa plataforma de gestão de telecom pode ser a melhor maneira de obter um controle efetivo sobre os gastos da sua empresa, de uma forma ágil, precisa e muito mais econômica.

Todo o potencial da automação pode e deve ser aproveitado da maneira mais estratégica possível. A reflexão a ser feita é: na minha empresa, o que posso fazer com o tempo que uma automação vai ajudar a otimizar?

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