3 razões para fazer auditoria de faturas de telecom

Saiba o que é auditoria de faturas e porque essa tarefa pode ajudar a reduzir seus custos de telecom e potencializar resultados

Em sua rotina, a maioria das empresas não possui tempo ou os melhores recursos para fazer uma auditoria de faturas periodicamente. Com frequência, desde que os telefones estejam tocando, os computadores estejam conectados e os clientes e leads chegando, ninguém presta muita atenção na importância de uma auditoria.

Por essa razão, é bastante comum que as empresas analisem sua infraestrutura, serviços e licenças de telecom, uma ou duas vezes por ano, acreditando que é suficiente. Nesse cenário, os custos de telecomunicações muitas vezes podem ser esquecidos quando as organizações procuram maneiras de controlar os gastos.

Nesse post vamos conhecer três das principais razões para fazer uma auditoria de contas. Mas antes vamos entender melhor o que é uma auditoria de faturas e qual sua importância para a redução de custos e a gestão inteligente de telecom.

O que é auditoria de faturas de telecom?

É uma análise das contas de telecom que busca identificar possíveis erros de cobrança, aplicações incorretas de impostos, taxas ou tarifas, planos com pacotes de dados que não são consumidos, linhas não utilizadas, a necessidade de contratar ou cancelar pacotes, entre outras informações.

A auditoria de faturas deve ser realizada de forma periódica. É preciso conferir mensalmente tudo que é cobrado, item por item, e garantir que tudo está de acordo com aquilo que foi contratado. Isso é que vai permitir identificar as cobranças indevidas e fazer a contestação junto às operadoras, para corrigir valores e receber ressarcimentos. 

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Dependendo do tamanho da empresa e da sua infraestrutura, uma auditoria de faturas pode se tornar bastante complicada e tomar muito tempo. Uma única fatura de telecom corporativa, por exemplo, pode gerar um documento com mais de 500 páginas, dependendo do número de linhas e dos serviços contratados. Por isso, em muitos casos a terceirização  da auditoria de faturas pode ser um caminho econômico e prático para as empresas.

3 principais razões para fazer auditoria de contas de telecom

Ainda está na dúvida se vale a pena? Então vamos ver algumas vantagens de fazer uma auditoria nas suas contas de telecom.

1) Redução de custos

Há muitos anos, a principal reclamação contra as operadoras são as cobranças indevidas. Somente em 2020, de acordo com relatório da Anatel foram 2,96 milhões de queixas. Por isso, o objetivo principal de uma auditoria de faturas é evitar o pagamentos de serviços que não foram contratados.

Além disso, a auditoria de faturas também ajuda a identificar linhas, links de dados e dispositivos ociosos, que podem ser melhor aproveitados ou desativados, trazendo mais economia de recursos. Pode parecer pouco dinheiro para exigir maior atenção de gestores, mas no longo prazo, a soma desses valores pode ter grande impacto no seu orçamento.

2) Atualização constante em relação a preços, tarifas e serviços

As operadoras e provedores estão constantemente revendo planos de preços e ofertas promocionais, bem como criando novos serviços e pacotes com tecnologias e benefícios atualizados.

Ficar por dentro de tudo que acontece pode ser uma tarefa difícil para grande parte dos profissionais responsáveis pela gestão de telecom nas empresas. Essa é uma tarefa que demanda conhecimento e tempo para analisar a fundo as opções disponíveis no mercado e compreender rapidamente se a empresa está tomando boas decisões.

Por essa razão, apesar da importância de economizar, grande parte das empresas acredita que já tem um bom negócio com seu provedor de serviços. Mas nem sempre esse é o caso. Não é à toa que há muitos anos, a principal reclamação contra as operadoras são as cobranças indevidas, como acabamos de citar.

Mas indo além da questão das cobranças, também é importante estar atento à qualidade do serviço prestado. Mesmo que os valores estejam adequados, você deve verificar se está recebendo do provedor exatamente aquilo que contratou, já que a qualidade da telecom afeta diretamente a operação das empresas.

Isso mostra a importância de fazer uma auditoria de faturas com profissionais que estão sempre atualizados no assunto. Assim, sua empresa pode identificar de forma acessível, rápida e fácil, uma possível necessidade de troca de fornecedor e as melhores formas de otimizar os gastos com telecom.

3) Automatização

A auditoria das faturas de diversas linhas de telefonia e planos pode tornar a gestão de telecom bem complexa. Por isso, essa é uma tarefa que pode ser automatizada por meio de um software de gestão de telecom. A automatização oferece vantagens como:

• Centralização de faturas – Permite uma visão panorâmica e um controle efetivo de todos as linhas, dispositivos, serviços, recursos, acessos e usuários cadastrados, identificando facilmente a origem dos maiores gastos e erros de cobrança, além de diminuir os riscos de deixar faturas em aberto sujeitas à cobrança de multas, por exemplo.

• Redução de custos – A automatização libera os colaboradores para tarefas mais importantes, que só humanos podem executar, o que ajuda a reduzir ainda mais os custos com gestão de telecom e melhorar os resultados.

• Agilidade e eficiência no reembolso – As soluções automatizadas identificam rapidamente as cobranças indevidas, excessivas ou incorretas que possam ter ocorrido.

Dica bônus: contestação de valores indevidos

Caso o processo de auditoria identifique cobranças indevidas nas faturas de telecom, o próximo passo é fazer a contestação desses valores junto as operadoras. Você pode reaver as quantias pagas indevidamente ou solicitar a correção da fatura, caso esta ainda não tenha sido paga.

Você pode rever inclusive, faturas antigas de até três anos atrás, contando desde a data da cobrança considerada indevida. Veja algumas dicas importantes para as contestações:

• Caso sejam encontrados valores indevidos em suas faturas de telecom, de acordo com a legislação você tem direito a receber o dobro do que pagou em excesso, com juros e correção monetária;
• Após o primeiro contato, o prazo máximo para que a operadora dê um retorno para o pedido de contestação é de 30 dias;
• Os clientes têm direito de receber os reembolsos de valores contestados diretamente em depósito em conta corrente;
• Tenha sempre à mão o número do protocolo da solicitação da contestação.

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Auditoria de faturas: uma excelente oportunidade de reduzir custos com telecom e incrementar seus resultados

Nos próximos anos a tendência é que os custos com telecom nas empresas deva crescer significativamente, como mostra a pesquisa de práticas globais de gestão de custos e tendências de transformação empresarial da Deloitte.

Isso só reforça a importância da auditoria de faturas de telecom, para aproveitar ao máximo as novas tecnologias e ao mesmo tempo manter a sustentabilidade dos negócios e crescer. Afinal, os valores poupados podem ser bem relevantes dependendo do tamanho e escala do negócio.

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