Como construir um inventário de TI [PASSO A PASSO + PLANILHA]

Entenda a importância do inventário de TI para a sua empresa e confira um passo a passo para construir um inventário na prática. BÔNUS: planilha gratuita

Com a transformação digital acelerada pela pandemia, novas tecnologias da informação estão sendo criadas, implementadas e disseminadas rapidamente. Por essa razão, o ambiente digital está cada dia mais complexo. Hoje, as empresas possuem uma série de dispositivos e sistemas conectados, o que exige maior atenção para uma das tarefas mais básicas e importantes na gestão de TI: o controle de inventário.

O que é um inventário de TI?

Um inventário de TI é um controle com o registro de todos os ativos de TI que uma empresa possui. Ou seja, uma listagem de cada item que compõe sua infraestrutura de tecnologia, como:

• Modens e roteadores;
• Softwares e aplicativos;
• Servidores;
• Computadores, notebooks e tablets;
• Smartphones e telefones fixos;
• Cabos, fones, microfones, mouses, teclados, dentre outros periféricos e materiais de escritório.

Além disso, essa lista deve especificar o nome do colaborador responsável por cada linha ou dispositivo, entre outras informações, que precisam de atualização e monitoramento constante, como: status de uso, data de garantia e departamento (setor) responsável.

Por que fazer um inventário de ativos de TI?

Na maior parte das empresas, às vezes é difícil encontrar tempo, recursos ou profissionais disponíveis para organizar um inventário de TI completo, tampouco para executar o controle e as atualizações periódicas.

Porém, essa tarefa é imprescindível para uma gestão estratégica, trazendo diversas vantagens, como:

• Visão panorâmica da operação, reunindo dados e informações em um só lugar, facilitando o trabalho não só da equipe de TI, mas de todos na empresa;

• Ajuda a identificar pontos vulneráveis ou que precisam de correção, prevenindo problemas, ameaças à segurança digital e gastos desnecessários;

• Agiliza diversos processos na rotina de todos os departamentos. Fazer a solicitação ou a devolução de equipamentos de TI, por exemplo, se torna uma tarefa muito mais simples e rápida;

• Permite fazer comparações e medir o desempenho geral, ajudando a otimizar recursos e investimentos e/ou identificar necessidades que ainda não foram atendidas;

• Possibilita que gestores tenham um controle efetivo do uso de cada ativo de TI, identificando acessos não autorizados, ou usuários que fazem mau uso, seja por falta de conhecimento ou capacitação.

Passo a passo para construir um inventário de TI

O inventário de TI precisa estar sempre atualizado e conter todas informações e observações sobre cada um dos ativos da empresa. Ou seja, deve responder uma série de perguntas:

• Qual o total de ativos de TI em uso e estoque? 
• Qual o modelo, fabricante, número de registro de patrimônio, setor e o responsável por cada dispositivo, software ou aplicativo? 
• Qual a data de aquisição, garantia e última manutenção de cada ativo?
• Quais são os sistemas operacionais, softwares e aplicativos utilizados e seu status de atualização?
• Qual o tempo de uso dos hardwares? É preciso substituir algum ou comprar mais? Ainda permitem atualizações?
• Existe algum hardware que necessita de upgrade para melhorar performance e produtividade?
• Todos os servidores e dispositivos possuem proteção de antivírus, firewall e outras medidas de segurança e conformidade?
• As licenças de softwares e sistemas estão atualizadas?

De acordo com seu tipo de negócio, o inventário de TI pode ser ainda mais detalhado, mas essas perguntas já são um bom ponto de partida.

Agora que você já conhece o conceito e as vantagens, podemos começar com os primeiros passos e dicas para criar o inventário de TI da sua empresa de forma simples e completa.

Passo 1 – Classifique cada ativo

Para começar um inventário de TI verdadeiramente útil, o primeiro passo é iniciar uma classificação dos ativos, criando categorias como: notebook, periférico, telefone e escritório. Caso seja necessário, crie outras categorias ou então adicione subcategorias.

Passo 2 – Crie um esquema padronizado de nomeação

Mesmo que sua empresa seja pequena, provavelmente conta com dispositivos ou softwares repetidos. Por isso é importante especificar cada item do inventário de TI de uma forma padronizada, para ter um controle eficiente.

Por exemplo: Ao invés de registrar apenas como “Teclado USB”, cadastre os ativos no inventário dessa forma: “Teclado Mini Slim USB Preto TC154 – Multilaser”.

Afinal, os ativos podem ser iguais mas possuírem tempo de uso, garantias e licenças diferentes, ou serem utilizados por diferentes usuários, entre outras características únicas. Por isso, cada dispositivo deve ser etiquetado fisicamente com seu nome e número de registro. Crie uma lógica simples de nomeação, utilizando letras e números.

Passo 3 – Faça sua lista de ativos de TI

Nessa etapa, todo o mapeamento de ativos realizado até o momento vai se transformar em uma lista, que servirá de base para o controle dos ativos de TI da sua empresa. Para construir seu inventário, você pode utilizar ferramentas como o Excel ou Google Sheets. Crie uma planilha para organizar os dados como nome do ativo, nº de matrícula (ou patrimônio), status de uso, setor e colaborador correspondente, entre outras informações que já explicamos.

Ao final deste artigo, disponibilizamos como BÔNUS uma planilha gratuita, totalmente editável e customizável para auxiliar sua empresa nesse trabalho.

Outra opção é utilizar softwares de gestão de TI – pagos ou gratuitos – especialmente se a sua empresa possui uma grande quantidade de ativos ou uma equipe de TI com vários colaboradores que vão precisar ter acesso ao inventário para realizar o controle e atualizações. No software de gestão de TI, as informações normalmente são arquivadas em nuvem e ficam disponíveis a todo momento, para que qualquer pessoa autorizada possa acessá-las rapidamente, onde estiverem.

Passo 4 – Identifique pontos vulneráveis e oportunidades

Com o inventário de TI concluído, fica mais fácil identificar pontos críticos, brechas e falhas, tanto na segurança digital, quanto no funcionamento e uso de dispositivos, programas, aplicativos, redes e sistemas.

Qualquer anomalia é facilmente reconhecida e tratada, o que permite fazer correções assertivas e ágeis. Além disso, também podem ser identificadas oportunidades, como dispositivos sem uso que podem ser reaproveitados em outro setor.

Passo 5 – Monitore constantemente e mantenha o inventário de TI atualizado

Depois de identificar pontos sensíveis, fazer correções e aproveitar as oportunidades que surgiram, é hora de ativar o monitoramento constante e a atualização periódica do seu inventário de TI. É preciso analisar e registrar qualquer alteração, como por exemplo, as novas aquisições, troca de usuários ou dispositivos que entraram em manutenção.

Dessa maneira, a gestão de TI garante informações precisas e atualizadas para melhorar a produtividade das equipes, assegurando que tudo está funcionando corretamente.

Leia mais: Gestão de ativos de TI: o que é e como fazer na prática?

Passo 6 – Automatize processos

As atualizações do inventário de TI podem ser feitas de uma maneira bem mais prática e eficiente por meio de automação. Um exemplo é o processo de offboarding de colaboradores, que pode ser automatizado por meio de integração com softwares de RH. Dessa forma, todos os ativos de TI vinculados ao colaborador são automaticamente atualizados no inventário no momento em que o desligamento é finalizado, e ficam disponíveis em estoque para serem realocados dentro da empresa. 

Muitas empresas conseguem reduzir erros no inventário de TI e diminuir custos dessa forma. Além disso, ganham ainda mais agilidade, acessibilidade, segurança e aumentam seus lucros. Para isso, elas adotam um bom software de gestão de TI.

BÔNUS: Planilha gratuita de Inventário de TI

Hora de colocar todas essas dicas em prática! Para auxiliar você e sua empresa, disponibilizamos uma planilha gratuita de inventário de TI. O template já está pronto e configurado – basta fazer o download e preencher com as informações dos seus ativos.

Você terá acesso a:

• Planilha de inventário, totalmente editável, para registrar as principais informações dos ativos de TI da sua empresa;
• Relatórios automatizados, para acompanhar a quantidade de ativos por categoria, por status, por departamento e muito mais.

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Seguindo esses passos simples, mas fundamentais, e construindo o inventário de TI na prática com a nossa planilha bônus, sua empresa será capaz de extrair o máximo retorno dos seus ativos tecnológicos. Aproveite os dados à disposição e utilize o inventário de TI de maneira estratégica.

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