Inventário

Como construir um inventário de TI

Por Ulysses Dutra | 20.09.21

Veja como o controle de inventário é importante para a gestão estratégica de TI e como ele pode ajudar a melhorar a segurança, eficiência e lucratividade das empresas.

Com a transformação digital acelerada pela pandemia, novas tecnologias da informação estão sendo criadas, implantadas e disseminadas rapidamente. Por essa razão, o ambiente digital está cada dia mais complexo. Hoje, as empresas possuem uma série de dispositivos e sistemas conectados, o que exige maior atenção para uma das tarefas mais básicas e importantes na gestão de TI: o controle de inventário.

O que é um inventário de TI?

Um inventário de TI, nada mais é que um controle com o registro de todos os ativos de telecomunicações e TI que uma empresa possui. Ou seja, uma relação de cada item que compõe sua infraestrutura de tecnologia, como por exemplo:

  • Modens e roteadores;
  • Softwares e aplicativos;
  • Servidores;
  • Computadores, notebooks e tablets;
  • Smartphones e telefones fixos;
  • Linhas e ramais;
  • Links de dados;
  • Cabos, fones, microfones, mouses, teclados.

Além disso, essa lista deve incluir os perfis de usuários, identificando o responsável por cada linha ou dispositivo, entre outras informações, que precisam de atualização e monitoramento constante.

Por isso, em geral, para começar podemos dividir um inventário de TI em três categorias básicas:

  1. Software
  2. Hardware
  3. Usuários

As principais vantagens de fazer um inventário de ativos de TI

Dentro da rotina da maior parte das pequenas e médias empresas, às vezes é muito difícil encontrar tempo, recursos ou profissionais suficientes para fazer um controle de inventário de TI completo, assim como fazer atualizações periódicas.

Porém, essa tarefa é imprescindível para uma gestão estratégica, pois apresenta diversas vantagens, como:

  • Visão panorâmica da operação, reunindo dados e informações em um só lugar, facilitando o trabalho não só da equipe de TI, mas de todos na empresa;
  • Ajuda a identificar pontos vulneráveis ou que precisam de correção e evitar problemas, ameaças à segurança digital e gastos desnecessários;
  • Agiliza diversos processos na rotina de todos os departamentos. Fazer a solicitação ou a devolução de equipamentos de TI, por exemplo, se torna uma tarefa muito mais simples e rápida;
  • Permite fazer comparações e medir o desempenho geral, ajudando a otimizar recursos e investimentos e/ou identificar necessidades que ainda não foram atendidas;
  • Possibilita que gestores tenham um controle efetivo do uso de cada ativo de TI, identificando acessos não autorizados, ou usuários que fazem mau uso, seja por falta de conhecimento ou capacitação.

Para isso, o seu inventário de TI precisa estar sempre atualizado e conter todas informações e observações sobre cada um dos ativos da empresa. Ou seja, deve responder uma série de perguntas:

  • Qual o total de ativos de TI em uso e estoque? 
  • Qual o modelo, fabricante, número de registro de patrimônio, setor e o responsável por cada dispositivo, software ou aplicativo? 
  • Qual a data de aquisição, garantia e última manutenção de cada ativo?
  • Quais são os sistemas operacionais, softwares e aplicativos utilizados e seu status de atualização?
  • Qual o tempo de uso dos hardwares? É preciso substituir algum ou comprar mais? Ainda permitem atualizações?
  • Existe algum hardware que necessita de upgrade para melhorar performance e produtividade?
  • Todos os servidores e dispositivos possuem proteção de antivírus, firewall e outras medidas de segurança e conformidade?
  • As licenças de softwares e sistemas estão atualizadas?

De acordo com seu tipo de negócio, e suas características específicas, você pode adicionar muitas outras perguntas, mas essas já dão um bom começo. Vamos em frente.

Passos importantes para construir um inventário de ativos de TI

Agora que você já conhece o conceito e as vantagens, podemos começar com os primeiros passos e dicas para criar o seu inventário de TI da forma mais simples e completa possível.

Passo 1 – Classifique cada ativo

Para começar um inventário de TI verdadeiramente útil, o primeiro passo é iniciar uma classificação dos ativos, criando categorias como as citadas no início desse post: softwares, hardwares e usuários. Caso seja necessário, crie outras categorias, ou então adicione subcategorias, como por exemplo:

Hardware > Recursos de rede > Roteador 

Passo 2 – Crie um esquema padronizado de nomeação

Mesmo que sua empresa seja pequena, provavelmente conta com dispositivos, aplicativos ou softwares repetidos. Por isso é importante especificar cada item do inventário, de uma forma padronizada, para ter um controle eficiente.

Afinal, os ativos podem ser iguais mas possuírem tempo de uso, garantias e licenças diferentes, ou serem utilizados por diferentes usuários, entre outras características únicas. Por isso, cada dispositivo deve ser etiquetado fisicamente com seu nome e número de registro. Crie uma lógica simples de nomeação, utilizando letras e números.

Passo 3 – Faça sua lista de ativos

Um único funcionário de TI é capaz de executar essa tarefa, preenchendo manualmente um arquivo de Word ou planilha de Excel com dados como nome, registro, histórico de manutenção e atualização, setor e usuário correspondente, entre outras informações que já explicamos.

Mas essa não é a melhor opção, principalmente se a sua empresa possui uma grande quantidade de ativos. Afinal, isso pode gerar erros que se transformam em grandes prejuízos. Um simples arquivo de planilha pode se perder entre os arquivos ou ter seu acesso restrito somente a um pequeno grupo de colaboradores da TI.

Por essa razão, muitas empresas utilizam softwares de gestão de TI que permitem fazer o inventário de uma maneira mais precisa e eficiente. Dessa forma, as informações normalmente são arquivadas em nuvem e ficam disponíveis a todo momento, para que qualquer pessoa autorizada possa acessá-las rapidamente, onde estiverem. Isso é ainda mais importante para empresas que possuem funcionários em home office ou que se deslocam frequentemente. Além disso, um inventário na nuvem jamais será perdido caso haja algum problema com um documento ou dispositivo em que foi salvo.

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Passo 4 – Analise e identifique pontos vulneráveis e oportunidades

Com a lista do inventário de TI em mãos, ou melhor, na tela, fica muito mais simples identificar pontos críticos, brechas e falhas, tanto na segurança digital, quanto no funcionamento e uso de dispositivos, programas, aplicativos, redes e sistemas.

Qualquer anomalia é facilmente reconhecida e tratada, o que permite fazer correções assertivas e ágeis. Além disso, também podem ser identificadas oportunidades, como dispositivos sem uso que podem ser reaproveitados em outro setor.

Passo 5 – Monitore constantemente e mantenha o inventário atualizado

Depois de identificar pontos sensíveis, fazer correções e aproveitar as oportunidades que surgiram, é hora de ativar o monitoramento constante e a atualização periódica do seu inventário de TI. É preciso analisar e registrar qualquer alteração, como por exemplo, as novas aquisições, troca de usuários ou dispositivos que entraram na manutenção.

Dessa maneira, a gestão de TI garante informações precisas e atualizadas para melhorar a produtividade das equipes, assegurando que tudo está funcionando corretamente.

Passo 6 – Automatize processos

No caso de empresas que possuem uma grande quantidade de ativos de TI (que hoje são a maioria, não importando o seu tamanho), as atualizações do inventário podem ser feitas de uma maneira bem mais prática e eficiente por meio de automação.

Um exemplo é o processo de offboarding de colaboradores, que pode ser automatizado por meio de integração com softwares de RH. Dessa forma, todos os ativos de TI vinculados ao colaborador são automaticamente atualizados no inventário no momento em que o desligamento é finalizado, e ficam disponíveis em estoque para serem realocados dentro da empresa. 

Muitas empresas, conseguem reduzir erros no inventário de TI, assim como diminuir gastos, dessa forma. Além disso, ganham ainda mais agilidade, acessibilidade, segurança e aumentam seus lucros. Para isso, elas adotam um bom software de gestão de TI.

Esse tipo de ferramenta, realiza automaticamente um diagnóstico completo na infraestrutura e cria um inventário atualizado dos ativos disponíveis, reduzindo consideravelmente o risco de erros humanos que podem gerar sérios problemas.

Conclusão

Seguindo esses passos simples, mas fundamentais, sua empresa será capaz de extrair o máximo retorno dos seus ativos tecnológicos. Mas, para isso não basta ter todos estes dados à disposição. É preciso utilizar o inventário de TI de uma maneira estratégica.

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Ulysses Dutra


Redator, jornalista e músico, aficionado por tecnologia & inovação, geopolítica e rock’n’roll/blues/funk/reggae/samba/soul

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