Locação de notebooks e computadores: vale a pena?

Veja como o aluguel de notebooks e computadores pode ser a solução ideal para sua empresa, trazendo mais eficiência, economia e praticidade, além de acesso fácil à tecnologia de ponta

O avanço na transformação digital acelerado pela pandemia impulsionou ainda mais um segmento novo, que vem crescendo bastante nos últimos anos: a locação de notebooks, computadores e periféricos.

Antes mesmo da pandemia, a locação de equipamentos já dava suporte para a comunicação e atividades de diversas empresas, dos mais variados segmentos e portes. Em comum, em algum momento todas elas descobriram as vantagens do aluguel de notebooks e computadores fazendo os cálculos certos.

A importância do Custo Total de Propriedade e a locação de notebooks e computadores

O TCO, que significa Custo Total de Propriedade, do inglês Total Cost of Ownership, é uma métrica criada pela consultoria global Gartner nos anos 80, que tornou-se fundamental e muito popular na gestão de TI, devido à constante evolução das tecnologias utilizadas pelo setor. Isso porque esse cálculo revela-se bastante útil para auxiliar na tomada de decisões importantes como a aquisição ou a locação de grandes quantidades de ativos de telecom e TI.

Para isso, o TCO considera além dos custos iniciais com aquisição, os gastos com a gestão, manutenção, operação e depreciação, entre outros vetores que impactam esta soma durante todo o ciclo de vida de ativos como laptops, desktops e softwares.

​​A Gartner estima que cerca de 75% do orçamento de TI nas empresas é gasto na manutenção e operação de sistemas, softwares e infraestrutura. Portanto, muitas vezes o custo de propriedade desses ativos pode ser até 3 vezes maior do que o custo de aquisição.

Portanto, o TCO é ideal para mensurar os resultados de investimentos na aquisição desses equipamentos, bem como servir de padrão para uma análise comparativa, que deve incluir outras métricas importantes para ajudar a definir novas estratégias de negócio, como trocar a compra para o aluguel de notebooks e computadores.

Além da economia, a locação de equipamentos também traz outros benefícios, como segurança e praticidade para o trabalho da equipe de TI. Quer saber quais são eles? Veja a seguir.

Vantagens do aluguel de computadores e notebooks

1) Maior disponibilidade

Na locação, assim que você assina o contrato, os dispositivos devem ser entregues e instalados pelo prestador do serviço dentro de um prazo pré-definido. Normalmente, a entrega é feita dentro de um curto período de tempo, afinal, a disponibilidade de notebooks e computadores é fundamental para garantir a produtividade da maioria das empresas. Para citar como exemplo, existem empresas de locação que realizam a entrega entre 10 e 12 dias para capitais do Brasil e entre 15 a 20 dias para demais localidades.

Além disso, as empresas de locação disponibilizam canais de atendimento para resolver dúvidas e problemas, bem como reposições por defeitos ou falhas, com agilidade. Dependendo do que for acordado em contrato, o cliente que aluga os equipamentos também pode receber visitas técnicas para manutenção e acompanhamento.

2) Gestão de TI simplificada

A responsabilidade pelo gerenciamento, suporte e transporte de equipamentos pode ser transferida – de forma total ou parcial – para a empresa que presta o serviço de locação, dependendo do que for combinado em contrato.

Assim os gestores e equipes não perdem tempo com detalhes do TI e podem se dedicar às suas atividades principais, bem como criar estratégias de negócio mais eficientes para garantir a sustentabilidade e crescimento da sua empresa.

VC-X SONAR: UMA PLATAFORMA COMPLETA PARA DESCOMPLICAR A TELECOM E TI DA SUA EMPRESA. TESTE GRATUITAMENTE ➜

3) Economia contábil

A locação de notebooks e computadores também gera uma economia considerável nos tributos que devem ser pagos pelas empresas. Isso porque essa modalidade abre a possibilidade de dedução das despesas com aluguel de equipamentos no Imposto de Renda Pessoa Jurídica. Mas importante: esse tipo de benefício fiscal é válido somente para empresas que declaram no regime do Lucro Real.

O valor do aluguel de equipamentos se enquadra como serviço (custo) e diminui o lucro da empresa, gerando um abatimento no montante total e no imposto que incidiria sobre este. Na prática, a locação pode ser contabilizada na modalidade OPEX (Despesas Operacionais), relativa a gastos com a gestão operacional, no lugar de CAPEX (Despesas de Capital), relativas à aquisição de equipamentos.

4) Praticidade e segurança

Quando a empresa opta por alugar seus equipamentos de TI, não é necessário manter notebooks e computadores de backup. Isso também diminui os custos, já que é uma boa prática manter entre 5% a 10% do total de equipamentos da empresa em estoque, para reposição em caso de falhas técnicas.

A locação garante essa segurança para a empresa, já que os contratos normalmente são amparados por um bom acordo de SLA, proporcionando qualidade e disponibilidade de serviço. Alguns fornecedores trabalham com 24h ou 72h para reposição de equipamentos nas principais regiões do país, assim a empresa não tem o risco de deixar seus colaboradores parados por longos períodos.

5) Diminuição do tempo de parada ou downtime

Equipamentos como laptops e computadores estão sujeitos a falhas, mas quando você faz uso deles sob um bom contrato de locação, a empresa locadora tem o compromisso de fazer o reparo ou a troca imediata caso algo ocorra.

Dessa forma, diminui-se o tempo de inatividade, ou downtime, que é o tempo em que um dispositivo não está operacional.

6) Menores custos com manutenção e suporte

Na locação de notebooks e computadores, os custos com manutenção e suporte podem estar embutidos no valor final do contrato. Nesse caso, a tarefa será de responsabilidade da empresa que presta o serviço e não existirão custos extras como visitas técnicas ou compra de peças de reposição, por exemplo.

Grande parte dos fornecedores nem faz a troca de componentes, enviando um equipamento novo em caso de problemas no hardware.

7) Equipamentos atualizados e de alta performance

Essa é uma das maiores vantagens da locação de computadores e notebooks. Nesta modalidade sua empresa tem à disposição o acesso fácil a equipamentos novos, atualizados e de alta performance.

Os dispositivos alugados são formatados e instalados com configurações de topo de linha, o que exigiria um enorme investimento no caso de compra. Por isso, a locação acaba sendo uma ótima opção, independentemente do segmento ou tamanho da sua empresa.

8) Licenciamento de software por conta do locador

O custo de aquisição e manutenção de licenças e softwares é um dos mais relevantes no TCO. Normalmente essa despesa fica por conta da empresa que está locando os equipamentos. Por isso, esse item deve ser negociado no escopo da locação e será uma despesa a menos para quem está alugando notebooks e computadores.

9) Use apenas o tempo que precisar

Adquirir laptops e computadores a cada novo projeto e novas contratações pode ter um custo alto demais e gerar um grande impacto nos gastos com telecom. Por isso, a locação permite muito mais flexibilidade para suas estratégias de negócio, pois você terá notebooks e computadores apenas pelo tempo em que forem necessários.

Existem fornecedores que oferecem locações pontuais (diárias ou meses) até contratos de 24 ou 36 meses. São diversas opções e, com o término do contrato, acabam junto os custos.

10) Libere budget para outros projetos

Quando passa a alugar equipamentos ao invés de comprar, a empresa não imobiliza o seu fluxo de caixa e a sua linha de crédito. Assim, ganha mais previsibilidade e flexibilidade na administração do orçamento, além de liberar recursos para outros projetos e para a expansão do negócio.

11) Tenha controle dos equipamentos

Alguns fornecedores oferecem junto com a locação uma solução própria de MDM. Com esse tipo de ferramenta, a empresa consegue monitorar e rastrear os equipamentos por meio de dashboards atualizados em tempo real. 

Além disso, as empresas de locação normalmente registram nessa ferramenta os alertas de vencimento do contrato e todo o histórico financeiro.

Conclusão

Como você pode perceber, os benefícios do aluguel de notebooks e computadores são inúmeros. Diversos fatores dessa modalidade podem fazer sua empresa crescer e expandir, sem elevar as despesas operacionais.

Ao comparar os custos da locação versus compra de equipamentos, você pode considerar alguns pontos que explicamos ao longo deste texto, como:

• Economia contábil;
• Licenças e softwares;
• Antivírus;
• Máquinas de backup para reposição;
• Manutenção por defeitos após o período de garantia;
• Custo de transporte até o endereço de colaboradores, no caso de empresas que adotaram o formato home office.

Compare o valor da locação com as despesas que você teria ao absorver todos esses custos para tomar a decisão certa.

Para obter todas as vantagens, também é importante buscar por fornecedores bem estruturados, confiáveis e focados na experiência do usuário. Desse modo, você tem a certeza de obter equipamentos de qualidade, suporte eficaz com equipes especializadas e todas as garantias para desenvolver suas atividades com eficiência, tranquilidade e segurança.

	[TEMPLATE] Termo de entrega e devolução de equipamento Que tal garantir segurança e responsabilidade no uso dos equipamentos de TI da sua empresa? Preencha o formulário e baixe agora o template gratuito.