Gestão de TI no home office: o que fazer para manter eficiência e produtividade

Os últimos dois anos foram transformadores para o mercado de trabalho. Entre os inúmeros desafios impostos pela pandemia, pode-se destacar a necessidade de adaptar várias funções e rotinas presenciais ao home office, modelo de trabalho adotado por grande parte das empresas.

De acordo com dados do Instituto de Pesquisa Econômica e Aplicada (Ipea), cerca de 11% dos trabalhadores brasileiros trabalharam em formato home office entre os meses de maio e novembro de 2020, o que corresponde a 8,2 milhões de pessoas.

Desde então, mesmo com os avanços na vacinação e a flexibilização das diretrizes de distanciamento social, muitas organizações optaram por manter o modelo remoto ou implementar um sistema híbrido de trabalho.

Entre os principais fatores que motivaram essa decisão foi a descoberta de que o home office funciona e os colaboradores podem ser produtivos à distância. Depois de perceber isso, as empresas começaram a pensar o quanto podem economizar em aluguéis de espaços comerciais ou se os escritórios forem reduzidos. Além disso, muitos funcionários têm se adaptado ao sistema e não pretendem voltar ao trabalho presencial.

• De acordo com levantamento da Robert Half, consultoria de Recursos Humanos, 86% dos funcionários querem trabalhar de casa mais vezes por semana, mesmo após o fim do isolamento.
• A mesma pesquisa também revela que 62% dos gestores envolvidos em processos seletivos aprovam o sistema home office.
• Conforme dados da KPMG, 68% dos CEOs de grandes empresas americanas planejam reduzir o tamanho de seus escritórios.
• Twitter, XP Inc e BRQ Digital Solutions são algumas companhias que adotaram o home office de forma definitiva.

Essa proposta de trabalho à distância faz com que as empresas voltem sua atenção a aspectos essenciais para o bom funcionamento de seus procedimentos, como a gestão de tecnologia da informação (TI).

Gestão de ativos em tempos de home office

Com o objetivo de garantir que os recursos tecnológicos essenciais para a empresa sejam seguros, funcionais e gerem valor para a organização, a gestão de TI deixou de ter uma função de “suporte de informática” para se tornar um dos pilares do bom funcionamento dos processos diários das empresas.

A digitalização de serviços, documentos e dados faz com que esse setor tenha um papel de destaque na manutenção das infraestruturas digitais, no controle da segurança de dados e na gestão de ativos, que é uma das principais atividades da TI. Por “ativos de TI”, entende-se todos os itens que fazem parte da infraestrutura tecnológica da empresa, como hardwares, softwares, dispositivos físicos e redes.

O trabalho de gestão de ativos — também conhecido pela sigla ITAM, do inglês “IT Asset Management” — consiste na implantação e automação dos processos de gerenciamento de softwares e equipamentos durante todo o seu ciclo de vida.

Mas quando as empresas optam pelo home office, o que muda na gestão de ativos?

Considerando que essa atividade tem dois pilares importantes:(o controle financeiro e o acompanhamento da vida útil dos itens) e o trabalho remoto demanda que a equipe responsável pela gestão tenha amplo conhecimento sobre os ativos da empresa. E mais: que ofereça suporte técnico quando necessário e monitore as ações dos colaboradores. O objetivo é evitar que a organização tenha prejuízos, reduzir os gastos e manter a produtividade da equipe. Vamos falar mais sobre esses desafios a seguir.

Principais desafios da gestão de TI no home office

Como a tecnologia está sempre em constante atualização, a gestão de TI precisa acompanhar os desenvolvimentos e evoluções de softwares, hardwares e dos dispositivos utilizados pela empresa. Contudo, o cenário de home office apresenta alguns desafios particulares à essa realidade:

Logística de deslocamento de ativos

Com os funcionários em casa — eventualmente, até mesmo em outras cidades, estados e países —, é possível que parte dos itens de telecomunicações das empresas deixem de permanecer na sede da organização, sendo emprestados para os colaboradores. Isso ocorre, por exemplo, com notebooks e celulares corporativos, e é o setor de TI que cuida da logística de deslocamento desses itens.

Controle e monitoramento

O monitoramento dos colaboradores em regime de teletrabalho dispensa alguns dos controles presenciais, como o horário de chegada e de saída. Porém, é importante que a gestão de TI tenha regras definidas quanto ao uso dos ativos, como o limite de acessos a sites restritos e uso dos equipamentos para fins pessoais, bem como sobre a segurança das informações sensíveis da empresa.

Inventário de TI

O inventário de TI é a relação de todos os ativos que a empresa possui. É de responsabilidade do setor criar esse documento e mantê-lo atualizado, informando todos os dispositivos (notebooks, modens, smartphones, etc.), servidores, softwares, aplicativos, acessórios (cabos, microfones, mouses, etc.) e outros itens, bem como os perfis de usuários que fazem parte da organização.

Segurança da informação

Com colaboradores e equipamentos alocados em diferentes locais, manter a segurança dos dados da empresa tornou-se um desafio ainda maior para os gestores de TI. Além de manter o sigilo de acessos, senhas e outras informações sensíveis, é necessário que a equipe do setor se responsabilize por manter a proteção dos sistemas da organização em dia.

Suporte técnico

Oferecer o suporte técnico adequado a todo tipo de problema com equipamentos, banco de dados, redes e aplicativos, bem como a atualização de softwares e reparos necessários é um dos desafios da gestão de TI no home office. É preciso planejar como essa assistência será oferecida aos colaboradores. As empresas devem estar preparadas para que questões logísticas – em casos de problemas que não podem ser resolvidos remotamente – não atrapalhem a produtividade e a rotina dos funcionários.

Como a tecnologia facilita a gestão de TI no home office?

Apesar dos novos desafios que surgem com a diversificação dos modelos de trabalho, a tecnologia também contribui para que a gestão de TI tenha uma rotina simplificada, mesmo à distância.

O suporte técnico pode ser realizado via acesso remoto – com exceção de casos relacionados a problemas em hardwares (peças ou equipamentos). Além disso, etapas como criação e atualização do inventário e o monitoramento das atividades podem ser feitas por meio de contato virtual, ou até mesmo por plataformas específicas.

Isso porque existem soluções que possibilitam o gerenciamento dos ativos de TI de maneira eficaz, otimizando as operações e facilitando o trabalho remoto.

Utilizando a tecnologia como aliada, é possível construir um inventário de TI que vai auxiliar no controle com o registro de todos os ativos que a empresa possui. Assim os gestores podem ter uma visão dinâmica da operação, reunindo dados e informações em um só lugar. As plataformas para gestão de ativos de TI também permitem o controle de licenças de softwares e contratos, bem como o acompanhamento de acessos e ativos vinculados a cada um dos colaboradores da empresa.

Exemplo disso é a VC-X Sonar, que reúne diversas funcionalidades para automatizar a gestão de TI e telecomunicações. Com os recursos disponibilizados pela plataforma, é possível simplificar processos como o controle de ativos, licenças e contratos, gerar relatórios de custos e consumo e controlar o fluxo mensal das faturas. Essas facilidades tornam o dia a dia dos gestores mais prático, eficiente e produtivo, pois todas as informações necessárias constam em um só lugar.

Conclusão

Apesar das dificuldades, os novos modelos de trabalho vieram para ficar e se tornarão a realidade permanente de muitas empresas de diferentes segmentos. Mas, independentemente da adoção do trabalho remoto como regra ou do retorno presencial, as organizações precisam encontrar formas de tornar a gestão de TI mais eficiente e otimizada. Isso passa por ter equipes qualificadas e implementar plataformas de gestão.

Afinal, com novos desafios, surgem também novas possibilidades que podem ser exploradas pelas empresas para garantir mais eficiência, produtividade, assertividade e economia em suas atividades diárias.

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