Rastreamento de ativos de TI: o que é e por que sua empresa deve fazê-lo?

Não é de hoje que investir em Tecnologia da Informação (TI) deixou de ser uma questão de escolha para se tornar uma necessidade. Empresas que almejam uma gestão assertiva e buscam soluções inovadoras já estão ampliando seus investimentos na área.

De acordo com levantamento da consultoria Gartner, os gastos mundiais com TI previstos para 2022 totalizam quase US$ 4,5 trilhões. Porém, mais do que investir, também é preciso saber cuidar desses ativos tecnológicos. Pensando nisso, neste artigo vamos falar sobre o rastreamento de ativos e dar as melhores dicas para fazer esse trabalho de forma eficiente.

O que é rastreamento de ativos de TI?

Basicamente, o rastreamento de ativos é um método que consiste em monitorar e rastrear todos os bens físicos que ajudam no funcionamento de uma instituição, acompanhando o tempo de uso e determinando sua vida útil.

No geral, existem ativos fixos e móveis como equipamentos, estoque e veículos, que no passado eram rastreados com o uso de papel e caneta ou por meio de planilhas. No entanto, hoje boa parte da estrutura de uma organização é formada por ativos de TI, que não são apenas bens físicos, mas também virtuais, já que estamos falando de computadores, softwares, servidores, entre outros.

Embora possa ser complexo, o rastreio é importante porque otimiza a estrutura tecnológica, permitindo que a empresa tenha um controle maior sobre o uso dos seus recursos. Além disso, a prática ajuda a reduzir custos e desperdícios.

Leia mais: Gestão de TI: o que é e como usar de forma estratégica no seu negócio

Vantagens do rastreamento de ativos de TI

Como já observamos, o rastreamento de ativos é uma prática que traz muitas vantagens para sua empresa. Listamos as principais a seguir:

Potencializa resultados

Gerenciar e rastrear os ativos de TI garante que os recursos da empresa sejam usados de forma eficiente, otimizando a estrutura tecnológica em prol da produtividade e ajudando a reduzir possíveis desperdícios.

Fortalece a segurança

Ter maior segurança na gestão de dados é imprescindível em qualquer empresa, mas para isto é importante gerenciar seus ativos. O rastreamento permite monitorar, por exemplo, a validade das licenças de softwares e as atualizações de programas como os antivírus, que, estando em dia, mantêm os equipamentos a salvo de vírus e malwares.

Reduz custos

Há muitos casos em que as empresas costumam sofrer com o problema de ativos perdidos internamente como notebooks, desktops, monitores, entre outros, e acabam tendo custos extras para substituí-los. Com o rastreamento de ativos além de prevenir o problema também é possível fazer cortes, identificar necessidades reais de investimento, além de planejar o orçamento de TI a longo prazo.

Saiba mais: Gestão de ativos de TI: o que é e como fazer na prática

Como fazer o rastreamento de ativos de TI?

Veja abaixo o passo a passo ideal para fazer o rastreamento de ativos na sua empresa

1. Identifique os ativos por tipo e categoria: Basicamente é identificar o ativo por departamento (Ex: Financeiro ou Comercial), função (Ex: Alarmes ou Sistema elétrico) ou uso (Ex: mobiliário ou audiovisual). Caso sua empresa já tenha um sistema de classificação de ativos, esse passo é simples, caso contrário será necessário implementá-lo.

2. Atribua um número de identificação (ID): Após identificar todos os ativos, a recomendação é que seja atribuído um número de identificação único (ID), que o diferencie dos demais equipamentos do mesmo tipo e categoria. O ID deve servir para fins de manutenção, organização, contabilidade, entre outros.

3. Escolha a etiqueta mais adequada: Há diversos tipos de etiqueta disponíveis no mercado e cada uma delas pode apresentar vantagens e desvantagens. O ideal é que a etiqueta escolhida seja legível e sua durabilidade compatível com a vida útil do ativo.

4. Registre as informações básicas de cada ativo: O próximo passo é um dos mais importantes do rastreamento, que consiste em registrar esse ativo em um sistema com todas as suas informações como número de série, fabricante ou empresa responsável, data de aquisição, localização na empresa, entre outros dados.

5. Aplique as respectivas etiquetas nos ativos: Em seguida vem uma das etapas mais simples do processo de rastreamento, que é a aplicação propriamente dita das etiquetas nos ativos conforme a classificação definida na primeira etapa.

6. Estabeleça uma rotina para equipamentos futuros: Por fim, o rastreamento só será efetivo, se todo esse processo for definido como rotina. É importante adotar o hábito de seguir o passo a passo com todo e qualquer ativo que for adquirido, assim como lembrar de atualizar sempre suas condições em um sistema.

Conclusão

Como se vê, o rastreamento de ativos de TI é importante porque fortalece o gerenciamento dos recursos da companhia, uma boa prática capaz de melhorar seu desempenho no mercado e contribuir para uma maior competitividade, potencializando resultados, fortalecendo a segurança e reduzindo custos.

No entanto, esse rastreio deve ser feito com o uso de ferramentas apropriadas. Hoje existem soluções tecnológicas desenvolvidas para essa finalidade, como a plataforma VC-X Sonar, que simplifica a gestão de TI e oferece justamente o controle de ativos.

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