O que é inventário de TI e quais os benefícios para sua empresa?

Os recursos tecnológicos são indispensáveis nos dias de hoje, tanto para realizar tarefas mais simples quanto as mais complexas. No ambiente de trabalho, computadores, celulares, servidores, modens, softwares, entre outros, fazem toda diferença. Mas como ter controle sobre todos ao mesmo tempo? A resposta está em fazer e manter um inventário de TI.

Essencial para uma boa gestão de TI, o inventário ajuda a saber onde cada ativo se encontra, qual o estado atual do recurso e quem são seus responsáveis. Além de fornecer uma visão geral de toda a operação, essa estratégia permite identificar quais pontos são vulneráveis dentro da infraestrutura da companhia, assim como agilizar processos, medir desempenho e também possibilitar que os gestores tenham controle efetivo do uso.

Mas, afinal de contas, como funciona, qual a importância e como o inventário de TI pode minimizar problemas na sua empresa? É o que você confere neste artigo.

O que é inventário de TI?

Na prática, o inventário de TI é uma lista fundamental para a gestão de TI que reúne todos os ativos tecnológicos de uma organização, sejam bens físicos ou não físicos, garantindo que eles funcionem corretamente e atendam todas as necessidades do negócio.

Como bens físicos consideramos os desktops, notebooks, monitores, teclados, mouses, acessórios, tablets, smartphones, impressoras, telefones, relógio ponto, modens, roteadores e servidores.

Já entre os bens não físicos podemos citar os sistemas de gestão, plataformas, aplicativos, licenças de uso e softwares na nuvem.

Para melhor controle desses recursos, o inventário deve conter a quantidade, modelo, número de série, data de compra, prazo de manutenção, data de atualização, local de uso, setor e colaborador responsável, entre outras informações relevantes para a gestão de TI.

Por que sua empresa deve fazer um inventário de TI?

Seja qual for o porte da empresa ou até mesmo a quantidade de ativos, ter um inventário é imprescindível. Veja abaixo algumas das vantagens que sua companhia obtém ao implementá-lo:

• Mapa de uso

Por ser uma lista de ativos, o inventário permite mapear em qual setor da empresa e com qual colaborador está cada um dos recursos de TI. Importante ressaltar que o inventário não serve para monitorar o uso, funcionando como um elemento parte da gestão de TI, assim como a política de uso de cada ativo.

• Redução de custos

Ter um inventário de TI também ajuda a reduzir custos com serviços de telecom e TI, já que aumenta a capacidade de monitoramento e assim permite observar possíveis gastos elevados que estejam impactando nas contas. Além disso, o inventário evita o extravio de recursos, especialmente quando os ativos não estão dentro da empresa (colaboradores em home office).

E mais: evita a aquisição de equipamentos desnecessários em situações como quando um novo colaborador chega na empresa, por exemplo. Neste caso, é possível verificar primeiro o inventário de TI para saber se a empresa tem recursos disponíveis em estoque antes de ir às compras.

• Maior segurança de dados

Ao fazer o inventário dos ativos de TI e mantê-lo sempre atualizado, a empresa tem informações precisas sobre licenças e versões de programas, incluindo antivírus. Isso previne ataques de softwares maliciosos ou indesejáveis, bem como possíveis ataques cibernéticos que possam gerar inclusive vazamentos de informações.

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• Antecipação de problemas

Identificar pontos de vulnerabilidade e prever problemas são um dos benefícios que ter controle sobre os ativos de TI traz para sua empresa. Assim é possível fazer manutenções preventivas que evitem a indisponibilidade dos equipamentos, o que ajuda a aumentar o ciclo de vida útil dos recursos, garantindo que a equipe de TI não perca prazos de garantia e esteja atenta aos prazos de atualização de programas e renovação de licenças.

• Aumento da produtividade

Como reúne em um único lugar dados e informações de todos os recursos da empresa, ajudando a monitorar as principais necessidades da gestão de TI, o inventário agiliza processos e contribui aumentando a produtividade de toda a equipe. Tarefas como solicitar, trocar ou devolver equipamentos, por exemplo, ficam mais simples e mais rápidas, otimizando o tempo dos colaboradores.

Leia mais: Por que alinhar os setores de TI e RH da sua empresa?

• Planejamento assertivo

O inventário de TI também é fundamental para tomada de decisão, já que fornece dados e relatórios que ajudam a organizar os recursos e investimentos de acordo com as necessidades da empresa, fazendo com que o planejamento do orçamento seja mais assertivo e estratégico. Com o inventário sempre atualizado, a gestão de TI consegue assegurar que toda infraestrutura tecnológica esteja funcionando corretamente.

Leia também: Rastreamento de ativos de TI: o que é e por que sua empresa deve fazê-lo

Bônus: Planilha gratuita de inventário de TI

Empresas que desejam implementar o inventário devem identificar e classificar todos os ativos por categorias, criar um esquema padronizado de nomeação e, a partir disso, criar uma lista. Com o inventário concluído, a próxima etapa é identificar pontos vulneráveis e oportunidades, monitorando constantemente e mantendo o material sempre atualizado.

Na maioria das vezes, construir um inventário de TI completo não é fácil porque leva tempo e precisa da disponibilidade dos profissionais. O jeito mais adequado é contar com um software de gestão de TI que facilite as atualizações, diminua erros e reduza custos.

Mas para ajudar quem ainda não dispõe de processos automatizados a organizar o inventário de ativos da sua organização, a VC-X disponibiliza uma planilha gratuita de inventário de TI, totalmente editável, na qual é possível registrar as principais informações dos seus recursos e ter acesso a relatórios automatizados.

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