Política de uso de celular corporativo: por que a sua empresa precisa ter?

O celular corporativo é uma importante ferramenta para organizações que desejam expandir seus negócios nos dias de hoje. Além de facilitar a comunicação da própria equipe, esse recurso também auxilia na condução e no fechamento de novos negócios.

Para os colaboradores, o celular oferece mais praticidade na hora de acessar, editar ou compartilhar dados referentes aos clientes, produtos e serviços. Já para a empresa, traz maior controle e segurança das informações ao evitar que os seus colaboradores usem os celulares pessoais para atividades do trabalho.

Por isso, ter uma política de uso de celular corporativo é fundamental para gerenciar de forma eficiente esse recurso de telecom, estabelecendo regras claras para prevenir problemas como custos desnecessários, perda e extravio de dados e baixa produtividade.

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Características da política de uso de celular corporativo

Ter uma política bem definida com regras claras e simples é fundamental para que a empresa garanta o uso adequado das suas linhas e celulares corporativos. Na prática, a política de uso consiste em um documento com todas as responsabilidades da companhia e dos colaboradores e com as principais diretrizes a serem seguidas, que vão do empréstimo à devolução do aparelho.

As regras podem variar de acordo com a necessidade de cada empresa, mas no geral os benefícios de implementá-las são os mesmos. Entre eles, podemos destacar a otimização do uso do celular, a transparência na relação com os colaboradores e também a redução de custos ao prevenir despesas desnecessárias causadas pelos ofensores de telecom.

Mas de nada adianta estabelecer normas se tudo não estiver diretamente alinhado a uma gestão de telecom eficiente e organizada, que permita saber onde cada um dos aparelhos está, quem são os responsáveis por eles, qual plano é o mais adequado para as necessidades da equipe e qual o retorno dos pacotes contratados para a produtividade.

Para medir e acompanhar tudo isto com clareza, mais do que ter uma política de uso de celular corporativo, a empresa precisa ter ferramentas que ajudem no gerenciamento dos seus recursos de telecom.

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Como implementar?

Toda boa prática que reduza os custos de operação da empresa sempre é bem-vinda. Por conta disto, a política de uso de celular corporativo é fundamental e indispensável. 

Mas, como implementá-la do jeito certo? Ter coerência com a cultura organizacional e clareza com regras simples e objetivas são algumas dicas. Abaixo listamos um passo a passo para implantá-la na sua empresa: 

• Faça um diagnóstico:

Antes de estabelecer normas é preciso entender muito bem quais são as necessidades da equipe e, a partir disso, traçar perfis de utilização de acordo com as demandas de cada setor e a atuação do colaborador. 

Além de oferecer insumos para construção da política de uso, esse diagnóstico também ajuda a empresa a identificar qual plano escolher e qual a melhor operadora para sua estratégia. 

• Organize o inventário:

Para que as regras sejam aplicadas e seguidas corretamente, é fundamental conhecer toda sua estrutura de telefonia móvel, por meio de um inventário onde seja possível identificar todos os aparelhos e linhas ativas na empresa, além de sinalizar quem são os colaboradores responsáveis por cada um deles.

Esse controle pode ser feito por meio do tracking de ativos, que consiste no monitoramento de todos os bens da empresa.  

• Envolva a equipe:

Um dos maiores erros que muitas organizações cometem na hora de implementar novos processos e políticas é deixar de envolver a equipe. No caso do celular corporativo, para ter maior comprometimento dos colaboradores com as regras de uso é indispensável que eles sejam consultados e participem das definições. 

• Determine as regras:

O passo seguinte é definir quem será elegível para receber aparelhos e linhas de celular. Por exemplo, somente os colaboradores com cargo de liderança ou quem é do setor de vendas ou ainda quem trabalha fora da empresa, por exemplo. 

Além da análise e do monitoramento do uso, as regras devem incluir ainda como será o procedimento no caso do excedente na fatura. O colaborador será cobrado pelo gasto além do limite pré-determinado? Se haverá a cobrança, como será feita, via desconto em folha? E ainda: o que acontece com a linha quando houver o excedente: será bloqueada ou nada acontecerá, apenas a cobrança financeira?

Essa última etapa poderá ser feita com o auxílio de ferramentas como o Mobile Device Management (MDM), disponível no marketplace da VC-X Sonar, que oferece algumas funcionalidades como a geolocalização dos aparelhos, instalação remota de aplicativos, bloqueio de funções e acessos inadequados, entre outros recursos para controle dos aparelhos. 

• Divulgue a política:

Por fim, após ter todas as regras estabelecidas, o último passo é divulgar a política de uso de celular para toda equipe, orientando-os sobre a utilização adequada e esclarecendo eventuais dúvidas.

Nesta etapa é muito importante que a empresa seja transparente, clara e concisa com os colaboradores, explicando todos os detalhes que envolvem a disponibilização do aparelho móvel para seu trabalho. 

Leia também: Como garantir transparência na gestão de telecom da sua empresa

Bônus: template de política de uso de celular corporativo

O celular corporativo é hoje uma importante ferramenta para facilitar a comunicação da equipe e trazer mais praticidade no atendimento ao cliente. Mas adotá-lo requer regras claras para garantir o uso adequado e, principalmente, evitar problemas com custos desnecessários no final do mês.

Pensando nisso, disponibilizamos um template gratuito de política de uso de celular corporativo, que pode ser aplicado na sua empresa e que vai ajudar você a organizar as recomendações de forma clara e objetiva.

Lembre-se que ter uma política ajuda não apenas a otimizar o uso do celular, mas também a aumentar a produtividade, ter mais transparência com os colaboradores e controlar despesas. Por isso, na hora de implementá-la, o ideal é fazer um diagnóstico da empresa, organizar o inventário, envolver a equipe e somente depois determinar e divulgar quais serão as regras a serem seguidas.