Processos de Telecom

Como garantir transparência na gestão de telecom da sua empresa

Por VC-X Solutions | 29.04.22

A gestão de telecom ganha cada vez mais importância nas empresas em um cenário onde os investimentos no setor já absorvem cerca de 10% das receitas entre as médias e grandes companhias. Mas para que gere os resultados esperados (eficiência, custo-benefício, entre outros), é fundamental agir para garantir transparência na gestão de telecom.

Neste artigo, você vai acompanhar informações essenciais para uma gestão de telecom mais transparente e seus impactos no dia a dia da sua empresa.

Transparência na gestão de telecom: o que é?

Hoje em dia são muitos os recursos usados para comunicação em uma empresa. Por exemplo, segundo pesquisa realizada pelo Cetic em companhias com mais de 250 colaboradores, 92% afirmaram que suas operações contam com o uso de celular corporativo.

A gestão de telecom tem como responsabilidade gerenciar e monitorar o uso dos recursos usados para telecomunicação de toda a empresa. A transparência na gestão de telecom é justamente a forma como a empresa lida com as informações relacionadas aos recursos de comunicação. E isso impacta tanto internamente (no maior envolvimento dos colaboradores) quanto externamente (na relação com as operadoras de telefonia).

A gestão transparente procura apresentar dados com clareza (em relatórios compartilhados, em reuniões temáticas e periódicas…) e adotar rotinas em que as equipes possam ter acesso aos seus gastos com telecom e também contribuir com sugestões para adoção de novas soluções. Ou seja, cria-se um envolvimento de toda a empresa com a gestão de telecom, o que proporciona benefícios:

  • Maior controle sobre os custos com telecom, já que é possível identificar gargalos e fazer ajustes a partir do maior acesso aos dados de uso de setores e colaboradores;
  • Melhor direcionamento de recursos financeiros para novos investimentos, o que só é possível com a maior clareza e qualidade das informações e do maior envolvimento de todos na busca das melhores soluções para cada setor ou tarefa; e
  • Maior otimização do clima organizacional com a melhora na comunicação interna e confiança entre as equipes em vez de uma gestão meramente impositiva.

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Dicas para ter transparência na gestão de telecom

Sabendo dos benefícios, afinal, como garantir mais transparência na gestão de telecom? Listamos as principais dicas que podem fazer a diferença:

1. Distribua os custos adequadamente

O controle de gastos com telecom está diretamente ligado com a alocação dos investimentos. Quando a distribuição é feita de forma adequada, o gestor consegue dividir e gerenciar os recursos por centro de custos. A boa prática permite entender com clareza a origem e o motivo dos investimentos.
Quando há controle de custos também é possível realocar recursos que estão sendo desperdiçados ou não utilizados. Eles podem ser direcionados para áreas/investimentos mais estratégicos para a organização.

2. Oriente os colaboradores sobre os custos

Muitas vezes os colaboradores solicitam ferramentas para suas atividades, mas ignoram os custos para sua contratação. Conscientizá-los sobre os valores e a importância de ter cautela nas solicitações, além de ser mais transparente com o uso de recursos de telecom, adotando, por exemplo, uma política de uso do celular corporativo, também pode fazer sua empresa gastar menos.

As empresas que já utilizam a plataforma VC-X Sonar contam com uma funcionalidade que ajuda na relação mais transparente com a equipe sobre custos de telecom. Trata-se da Central do Colaborador, onde o próprio colaborador consegue acompanhar quais estão sendo suas despesas individuais, o que, além da questão da transparência, também contribui para uma maior senso de responsabilidade com os recursos da empresa.

Central do colaborador na plataforma VC-X Sonar

3. Avalie o desempenho dos recursos

Seja qual for a solução adquirida, é fundamental acompanhar seu uso. Uma das formas de fazer isto é por intermédio de métricas e KPIs, que permitam monitorar o desempenho e como estão sendo usados. Algumas métricas indicadas são os SLAs, controles de orçamentos, variações de valores, valores contestados em auditoria e rateio de custos entre os setores.

Leia também: Os principais KPIs para a gestão de telecom

4. Evite gastos desnecessários

Ter uma gestão transparente também é ter responsabilidade com o patrimônio da empresa e isso consiste em evitar e/ou cortar gastos que sejam desnecessários. Neste sentido, também entra o cuidado com cobranças indevidas e a importância de ter uma relação transparente com a operadora para corrigir eventuais erros e cancelar serviços quando preciso.

5. Reveja a relação com a operadora de telefonia

A transparência na gestão de telecom permite que a empresa saiba com maior certeza quais são suas prioridades e o que deseja receber de sua operação de telefonia corporativa. Ou seja, a empresa tendo uma gestão transparente pode ter (e cobrar) uma relação igualmente transparente com a operadora.
Isso ajuda a firmar melhores contratos, com foco em regras claras referentes ao SLA (Service Level Agreement, ou Acordo de Nível de Serviço), que detalha todos os padrões de performance que devem ser cumpridos.

Dessa forma também é possível ter clareza quanto ao suporte técnico oferecido e definido na contratação do serviço, além de um acompanhamento entre os valores das faturas e o consumo. A transparência, neste caso, acaba sendo boa para as duas partes. A empresa tem o melhor custo-benefício e a operadora deixa de correr o risco de perder um cliente.

6. Priorize as melhores soluções

Para evitar dores de cabeça e valorizar o patrimônio da empresa, uma boa dica é recorrer sempre às melhores ferramentas do mercado. Muitas vezes, por conta do preço, a companhia pode optar por recursos de qualidade inferior e depois de um tempo se deparar com problemas de baixa performance ou incompatíveis com suas necessidades.

7. Faça inventário dos ativos

Conhecer toda sua estrutura tecnológica, o estado e a localização de cada equipamento (seja hardware, software, licenças ou outro) também é um dos cuidados que não podem faltar. Uma das maneiras de fazer isto é por meio do inventário de ativos, que permite identificar todos os componentes utilizados pela empresa.

Cadastro de ativos na plataforma VC-X Sonar

Case de sucesso: como a Vigor alcançou mais transparência usando a VC-X Sonar

Conhecida como uma das maiores empresas no ramo alimentício, a Vigor tem mais de 4 mil colaboradores e diversas marcas em seu portfólio, o que sempre aumenta os desafios na gestão de telecom e TI.

Na busca para ter mais transparência com as faturas e cobrança das operadoras, a companhia investiu na contratação da plataforma VC-X Sonar, que ajudou a otimizar o gerenciamento dos recursos de telecom, resultando na redução de 17,2% nas contas da Vigor.

Além do impacto positivo no caixa, a plataforma também contribui para que a Vigor centralizasse todas as informações de telecom e TI no ERP da empresa, facilitando a análise de dados. O processo de auditoria de faturas também deixou de ser manual e se tornou mais simplificado e dinâmico, otimizando o tempo da equipe.

Para conhecer melhor todas as funcionalidades da plataforma, acesse a VC-X Sonar e veja como proporcionar mais transparência na gestão de telecom da sua empresa.

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