Dicas para otimizar o tracking de ativos da sua empresa

Um dos processos utilizados para otimizar a estrutura tecnológica das empresas e para garantir mais controle sobre os recursos é o chamado tracking de ativos. Além de ajudar as organizações a manter o estoque e inventário de bens mais organizado, esse rastreamento é essencial para monitorar custos e reduzir desperdícios.

Neste artigo, você vai entender melhor as razões para implementar o tracking de ativos na sua empresa e como torná-lo mais eficiente.

O que é tracking de ativos?

Antes de tudo, é importante entender o conceito de tracking de ativos. Esse método consiste no monitoramento de todos os bens físicos de uma instituição, desde os bens fixos até os móveis. No caso dos ativos de Tecnologia da Informação, deve-se levar em conta também os bens alocados em computadores, softwares, na nuvem (cloud computing) e em servidores.

Atualmente, com auxílio da tecnologia é possível manter um inventário de ativos atualizado de forma simples e automatizada, otimizando um processo que anteriormente era feito de modo manual. O rastreamento dos ativos ajuda a gestão de TI não apenas a manter controle sobre os equipamentos e estoque, mas também a ter informações sobre o tempo de uso e a vida útil de cada um dos bens.

Por que implementar o rastreio de ativos?

A prática do tracking de ativos traz diversas vantagens para as empresas, especialmente em termos de segurança. A partir do rastreamento, é possível monitorar a validade de licenças de softwares e atualizações de programas essenciais. Um exemplo disso é a manutenção dos antivírus, programas que protegem os computadores e equipamentos de vírus e malwares.

Outro benefício é a eficiência resultante do monitoramento. Quando os ativos de TI estão sendo constantemente observados e controlados, a empresa consegue usá-los de forma mais eficaz, melhorando a produtividade e reduzindo os desperdícios.

Prova disso são os notebooks que passam a apresentar problemas como travamento no sistema operacional ou lentidão para a execução de softwares essenciais para o trabalho, o que ocorre, em muitos casos, por falta de manutenção preventiva do equipamento.

A vida útil dos aparelhos também é aproveitada de forma otimizada e os equipamentos podem ser substituídos quando necessário, evitando a chance de o departamento de TI ser pego de surpresa por ativos em mau estado, estragados ou sem manutenção.

Esse monitoramento contribui também com a redução de custos. A partir do rastreamento, a empresa pode prevenir a perda de ativos como computadores, monitores e outros, que gerariam despesas extras para o conserto ou substituição. E economiza também porque com tracking de ativos o uso dos equipamentos é otimizado. Ou seja, não ficam parados em estoque, sem utilidade. Dessa forma, é possível planejar o orçamento de TI com mais assertividade e a longo prazo.

Tipos de tracking de ativos de TI

Compreendendo as motivações para adotar o tracking de ativos e tomadas as providências necessárias antes de colocá-lo em prática – como a construção do inventário de TI e controle de informações – é hora de partir para a implantação.

É importante lembrar que o rastreamento de ativos de TI pode ser feito com o auxílio de diferentes tecnologias. E fatores como os tipos de equipamentos utilizados pelos colaboradores, o modelo de trabalho (presencial ou home office, por exemplo) e necessidades específicas do negócio devem ser levados em consideração na hora de escolher o tracking mais adequado.

A seguir, listamos as ferramentas de rastreamento mais utilizadas e suas principais características. Confira:

• MDM

Sigla para Mobile Device Management (em português, Gerenciamento de Dispositivos Móveis), o MDM é uma forma de rastreamento que permite cadastrar aparelhos, usuários, perfis e acessos, além de gerar relatórios e dar visibilidade sobre todos os ativos registrados.

Alguns sistemas MDM possuem também a funcionalidade de GPS, possibilitando que a empresa mantenha dados sobre a localização de cada um dos equipamentos cadastrados.

• QR Code

O QR Code ou Quick Response Code (em português, Código de Resposta Rápida), que pode ser entendido como a evolução dos códigos de barras, é uma tecnologia digital que tem um grande poder de armazenamento de dados (até 100 vezes mais do que um código de barras simples).

Na gestão de ativos de TI, é utilizado por meio da aplicação do código em cada um dos itens, reduzindo o tempo necessário para localizar as informações sobre o ativo. O cadastro de cada equipamento é individual, recebendo cada um deles uma etiqueta própria com os dados específicos.

• RFID

O rastreamento via Radio Frequency Identification (em português, Identificação por Radiofrequência) é feito por meio de tags ou chips aplicados diretamente nos equipamentos.

Mesmo à distância, é possível ter informações sobre os itens, com a leitura remota. O porém é que essa tecnologia costuma ser mais cara e possui algumas limitações, especialmente a possibilidade de perder sinal de leitura devido à interferência das ondas de rádio.

Na lista de exemplos de aplicação prática do RFID, podemos destacar o controle de estoque, os pagamentos via celular, o rastreamento de encomendas dos Correios e a etiqueta de liberação para pedágio, estacionamentos e garagens.

• GPS

Nesta tecnologia, os dispositivos de rastreamento via GPS (Global Positioning Systems, em português Sistemas de Posicionamento Global) estão conectados aos ativos e enviam a localização diretamente para o servidor central. Tudo é feito de forma automatizada, e não é necessário que os indivíduos interajam com o ativo para que o envio da localização seja feito em intervalos regulares ou em tempo real.

Costuma ser utilizado no rastreio de equipamentos de maior valor, pois essa tecnologia tem um custo mais alto. Se a localização do ativo mudar inesperadamente, são enviados alertas de movimento para o servidor. No entanto, podem sofrer interferência de sinal em ambientes internos e não monitoram o processamento do ativo, apenas os dados de localização.

Como otimizar o tracking de ativos

Conhecendo as vantagens de implementar o tracking de ativos na sua empresa, que tal dar um passo adiante e automatizar esse processo?

O tracking de ativos é uma entre as múltiplas funcionalidades disponíveis na plataforma VC-X Sonar, solução de automação, aquisição e gestão de telecom e TI. Com o rastreamento, é possível manter o controle da entrada e saída de ativos do estoque, adicionar profissionais ou departamentos como responsáveis pela gestão e ainda gravar o histórico de movimentações.

O controle de ativos permite que as empresas mantenham um inventário atualizado, dispondo de categorias como data de aquisição, garantia, responsável, status de uso e histórico. Além disso, com a VC-X Sonar, a gestão tem a visão completa das licenças de softwares com informações como data de compra e de expiração. Acesse o confira todas as funcionalidades da plataforma.

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