Ofensores de telecom: conheça os principais e saiba como evitá-los

As despesas com telecom precisam de cuidados para que não saiam do controle. Mas muitas empresas negligenciam a gestão de telecom e, na falta de um olhar mais atento para as despesas com internet e telefonia, perdem a oportunidade de economizar – e muito.

É neste cenário que se faz necessário entender o que são e, principalmente, como evitar os ofensores de telecom, um dos maiores responsáveis por gastos indevidos. Confira a seguir as principais informações para tornar a gestão de telecom da sua empresa mais eficiente no combate aos ofensores.

O que são ofensores de telecom?

Os ofensores de telecom são os custos desnecessários ou potenciais de readequação com telefonia e internet. Normalmente, os ofensores são resultado de uma gestão de telecom desatenta, tendo como maior impacto na empresa o aumento nos custos mensais.

A ocorrência dos ofensores pode estar relacionada à falta de revisão de contratos corporativos, ao mau uso dos serviços de telefonia e internet ou ainda à falta de controle de equipamentos.

Para identificar e prevenir os prejuízos com os ofensores de telecom, além de uma gestão mais atenta, uma auditoria interna é uma medida que ajuda a empresa a reconhecer quais são os que estão aumentando custos. Mas, para fazer uma auditoria que gere o resultado desejado, é preciso saber para onde olhar e conhecer os principais ofensores de telecom.

É o que você confere a seguir.

Conheça os principais ofensores de telecom

Os maiores vilões dos altos custos com telecom estão em detalhes que muitas vezes passam despercebidos por diferentes motivos, que vão desde a falta de tempo e atenção com as faturas até falta de conhecimento para identificar os ofensores de telecom. Veja exemplos.

Uso do Código de Seleção de Prestadora incorreto

O uso incorreto do CSP (Código de Seleção de Prestadora) na hora de fazer ligações pode gerar cobranças altas e desnecessárias.

Digamos que o código da sua operadora é o 015, mas um colaborador tem usado o telefone corporativo fazendo chamadas com o 021. Esta é uma despesa completamente evitável com boa orientação. Basta deixar claro para todos qual código usar e assim se evitam as tarifas desnecessárias.

Uso de celular corporativo fora do horário de trabalho

O celular corporativo deve ser utilizado apenas no horário comercial ou, pelo menos, deve-se evitar que seja utilizado para atividades que não se relacionam ao dia a dia de trabalho.

Não é preciso ser extremamente rígido, mas o mau uso do celular corporativo é fácil de identificar e bloquear com as ferramentas corretas, como os softwares de gestão de telecom ou MDM (Mobile Device Management).

Contratação de serviços desnecessários

Muitas vezes o pacote de internet e telefone corporativo tem serviços que nem são utilizados e podem ser facilmente cancelados. Um dos exemplos mais comuns são os chamados serviços de interatividade, como jogos e notícias disponibilizados pela operadora com ou sem o consentimento do usuário. A prática é passível de contestação jurídica, mas é um dos muitos casos que pode passar despercebido na fatura.

Deixar linhas telefônicas, ramais e equipamentos sem uso

Com a rotatividade das equipes é possível perder de vista qual telefone, computador ou número estava vinculado aos colaboradores que deixaram a empresa ou mudaram de setor. Muitas vezes os contratos levam em consideração quantas são as linhas ativas e se você deixar alguma delas vigente e sem uso, é mais um custo desnecessário – outro ofensor de telecom.

Ligações ou recebimento de chamadas para números específicos (blacklist / whitelist)

É possível cadastrar números em listas que facilitam ou impedem de receber e fazer chamadas. Quando um número é cadastrado em uma blacklist, você fica impedido de se comunicar com ele. Já o número que está em uma whitelist se torna prioridade e tem as chamadas facilitadas. Você pode fazer isso com os telefones da sua empresa para direcionar as ligações para números específicos.

Utilização de excedente ao permitido e consumo de pacotes compartilhados

Tanto para ligações quanto para internet, é importante que a empresa tenha planos adequados às suas necessidades e que o consumo não extrapole o pacote contratado, já que as tarifas para excedentes costumam ter um custo bem acima do comum.

Quando há utilização de excedente é preciso identificar primeiro se o problema vem do consumo inadequado ou se o plano contratado pela empresa não atende às demandas de telecom.

Para isso, é importante ter relatórios de telecom que permitam a visualização de dados sobre o consumo e rateio de custos, horário de utilização, custos desnecessários etc. A partir da análise dessas informações, a empresa vai conseguir fazer adequações para otimização do consumo ou contratação de um novo plano.

Saiba mais: 8 dicas para contratar o plano móvel ideal para telefones corporativos

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Como evitar os ofensores de telecom

Para identificar os ofensores de telecom o primeiro passo é fazer um inventário de TI, com todos os equipamentos e contratos vigentes. Mapeie aparelhos de telefone, linhas, ramais, notebooks e licenças de softwares, e, depois, relacione os setores responsáveis por cada um.

Tendo essa visão completa do cenário, é possível definir as ações para combater os ofensores de telecom, evitá-los e diminuir seus custos, como destacamos a seguir.

Desative linhas e recursos não utilizados

Atenção especial para equipamentos e serviços que eram utilizados por colaboradores que trocaram de função, de setor ou que se desligaram da empresa.

Auditoria nas faturas de telecom

Revise suas faturas de internet, telefone e celular para ver se os planos são adequados às suas necessidades, se a empresa está pagando por aquilo que não precisa. Em resumo, faça uma auditoria nas faturas.

Estabeleça regras para uso de telecom

Defina como deve ser o uso de celulares e outros equipamentos apenas para o horário de trabalho e configure restrições para os dispositivos móveis.

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Automatize a gestão de telecom da empresa

Softwares de gestão de telecom fazem o rateio de despesas, a auditoria de faturas e organizam os fluxos e confirmações de pagamento, evitando que sua equipe gaste tempo com tarefas repetitivas. Isso também aprimora o controle e evita que sua empresa faça pagamentos com juros, o que também pode gerar despesas desnecessárias.

Conclusão

Os ofensores de telecom mostram como as empresas precisam prestar atenção em itens importantes no seu dia a dia e que podem impactar no seu caixa. Neste sentido, uma boa gestão de telecom é a única forma de evitar custos altos e prejuízos que ficam mascarados no meio da rotina, e por isso mesmo passam despercebidos.

Mas você não precisa fazer essa gestão de telecom sozinho. Soluções como a VC-X Sonar te ajudam na tarefa e de forma automatizada. A plataforma faz o levantamento dos custos recorrentes, agenda de pagamentos e até mesmo recomenda os melhores contratos de telecom para sua empresa.