5 motivos para ter um software de gestão de telecom na sua empresa

Toda empresa que busca ter mais competitividade no mercado precisa investir constantemente em recursos de telecomunicações que sejam capazes de tornar seus processos mais ágeis e assertivos. Para tirar o máximo proveito dessas ferramentas e evitar erros que possam gerar problemas e custos, o melhor caminho é a automação por meio de software de gestão de telecom.

Mais do que uma tendência, o uso de softwares na gestão de telecom é uma necessidade que garante mais praticidade para empresa, na medida que elimina tarefas manuais e proporciona informações cruciais para tomadas de decisão. Além disso, a automação é uma forma de monitorar a utilização dos recursos de telecom pelos colaboradores, e permite acompanhar os custos para identificar pontos de melhoria.

Neste artigo, explicamos a importância de ter um software de gestão de telecom na sua empresa e também apresentamos dicas para você escolher a melhor opção.

Por que sua empresa precisa de um software de gestão de telecom?

Antes de falarmos sobre como escolher o software ideal para sua empresa, listamos os cinco principais motivos que ajudam a entender porque sua empresa deve investir em uma gestão automatizada de telecom. Confira.

Controle dos custos

Na lista dos principais problemas no uso de telecom, as ligações feitas com códigos de outras operadoras se destacam porque podem causar grandes prejuízos. Com o uso de um software de gestão é possível identificar a ocorrência da escolha errada do código por causa das tarifas extras que vão aparecer na conta. Sempre lembrando que o software de gestão de telecom fornece dados, relatórios e insights a partir da análise das contas da empresa que vão servir como base para a identificação de custos desnecessários, erros de cobrança, desperdício e potenciais de economia.

Automatização de pagamentos

Como as empresas costumam lidar com um número grande de faturas de telecom todos os meses, a gestão desses documentos de forma manual além de ser inviável, também é passível de erros que podem resultar em atrasos e multas. A automatização desse processo ajuda tanto no levantamento rápido de todas as faturas de um determinado período, como também na organização do calendário de vencimentos das contas, ajudando a deixar os pagamentos em dia.

Auditoria de faturas

Ter um sistema de gestão facilita a realização de auditorias nas faturas, uma atividade fundamental para conhecer todos os custos da estrutura de telecom e identificar erros como informações incompletas, inconsistências, pacotes não-contratados, sobretaxas, serviços pagos que estão sem uso, reajustes fora do prazo, entre outros pontos. Isso ajuda, por exemplo, caso seja necessário contestar fatura, além de contribuir para otimização de gastos e redução de custos.

Monitoramento da equipe

Seja qual for o tamanho da empresa, hoje em dia é um grande desafio ter controle sobre como o colaborador utiliza os recursos de telecom. Como não dá para abrir mão do acompanhamento desse uso, sob o risco de aumentar os custos com telecom, a automatização oferece um monitoramento efetivo e uma visão completa da operação. O software de gestão de telecom gera relatório de uso por colaborador ou setor, inclusive fornecendo um histórico de consumo para efeitos de comparação – o que ajuda a identificar onde estão os maiores gastos.

Geração de relatórios

Conseguir ler e analisar as faturas de telecom é uma das rotinas que nenhuma empresa pode negligenciar. Isso ajuda a entender como está a produtividade da equipe, quais são os gargalos no uso dos recursos, quais setores e colaboradores têm maior gasto, entre outras questões. Mas pense em como fazer a análise de forma manual, levando em consideração que muitas das faturas de telecom podem ter mais de 100 páginas!

Por isso, a forma mais eficiente e prática de gerar e administrar esses relatórios é com o uso de um software, que, além de reunir as informações necessárias, também ajuda a compartilhá-las com mais agilidade para as pessoas certas.

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Problemas que podem ser resolvidos com um software de gestão de telecom

A motivação para investir em um software de gestão de telecom pode ter diferentes origens, mas pelo menos três pontos podem despertar na empresa a necessidade de automatizar a área. Leia e avalie qual o cenário para cada um deles dentro da sua empresa.

Falta de tempo e de equipe especializada

A gestão de telecom exige tempo e pessoal especializado para compreender e analisar com atenção relatórios de uso e dados de fatura. Fazer isso manualmente pode levar tempo, tirar o foco de outras tarefas essenciais para a empresa e, o que é pior, gerar erros que podem trazer prejuízos financeiros para a empresa por alguma falha no acompanhamento dos gastos com telecom. O software automatiza as tarefas, reduz tempo e preenche a lacuna da falta de especialização neste tipo de gestão.

Custos altos e desnecessários

A empresa sabe exatamente quanto gasta com telecom mensalmente? E quais as informações possui sobre esses gastos? As respostas para essas duas perguntas podem ser geradas mais rapidamente com o auxílio de um software de gestão de telecom. E a agilidade para conseguir os dados é só uma das vantagens porque o acesso a eles é um item importante para uma estratégia de otimização de recursos para a área de telecom da empresa. Sabendo com precisão quanta gasta, fica fácil definir o que fazer para economizar.

Problemas com operadoras

Por fim, a relação com as operadoras de telefonia pode ser atribulada em diferentes níveis e situações. Pode haver problema em relação a suporte técnico ou em relação a pedidos de análise de faturas. Com o software de gestão de telecom rodando, a empresa tem informações de maior qualidade para conseguir contestar as operadoras com maior poder de argumentação. Diferente de quando a empresa faz tudo manualmente, correndo o risco de cometer erros nos dados levantados.

Checklist: prepare-se para ter uma plataforma de gestão de telecom

Se identificou com os pontos citados? Se sim, é hora de fazer outro checklist, desta vez com três informações essenciais que ajudarão a entender um pouco mais da sua realidade para o investimento em um software de gestão de telecom. Confira.

Quais tarefas serão automatizadas?

Segundo estudo da MCKinsey Global Institute, em boa parte das empresas ao menos 30% das tarefas poderiam ser automatizadas. Em geral são atividades repetitivas que exigem pouca interferência humana. Essa mesma lógica pode ser aplicada na gestão de telecom. Ou seja, existem tarefas que ainda são realizadas manualmente, mas que podem ser automatizadas com o apoio de um software especializado. Entre essas tarefas estão a extração das faturas no site das operadoras, organização dessas faturas para pagamento, auditoria , análise e rateio de custos, entre outras.

Quais os custos dessa automação?

Vale considerar quais são os gastos que cada processo gera para empresa sem uma automatização, levando em conta o tempo consumido para executá-lo e corrigi-lo no caso de erro. A partir disso, é importante identificar qual o impacto de automatizar esses processos e qual o investimento necessário para entender o custo-benefício.

Já tenho um plano de automação?

Após identificar quais processos simples e repetitivos podem ser automatizados, o ideal é fazer um detalhamento do fluxo desse processo. Pode-se usar um cronograma de etapas e regras e desenvolver um plano de automação mapeando cada etapa.

Conclusão

De modo geral, a gestão de telecom é necessária, porém, uma tarefa complexa e difícil de ser executada para muitas empresas. Enquanto nas pequenas e médias, o problema está no fato dessa responsabilidade ficar concentrada em uma pessoa que já tem outras atividades, como profissional de TI, financeiro ou administrativo, nas grandes companhias o dilema é a quantidade de filiais, volume de planos, linhas, links de dados e infraestrutura de telecom.

Neste sentido, ter um software para gestão de telecom é a melhor solução para organizações que buscam reduzir custos e otimizar o tempo da sua equipe, simplificando processos. A plataforma VC-X Sonar pode ajudar nisso. Acesse e confira.

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