8 dicas para contratar o plano móvel ideal para telefones corporativos

Veja dicas valiosas de como contratar o plano de telefonia móvel perfeito para seu negócio, bem como fazer uma gestão de telefones corporativos mais eficiente e econômica

Na era da transformação digital, cada dia mais o uso de celulares e smartphones como telefones corporativos é fundamental para qualquer empresa se manter competitiva. Isso porque os aparelhos móveis facilitam a comunicação por voz, chat, vídeo e e-mail entre as equipes, o acesso a dados importantes e o contato com clientes a qualquer momento e em qualquer lugar. Além disso, permitem o uso de uma série de aplicativos úteis para a execução das tarefas rotineiras com agilidade e eficiência.

Essas e outras vantagens dos telefones corporativos móveis tornaram-se ainda mais importantes depois da chegada da pandemia, que aumentou o trabalho em home office, bem como acelerou a digitalização de processos, produtos e serviços.

O papel da gestão de telefonia corporativa no cenário atual

Com um número maior de funcionários trabalhando de forma remota, o uso dos dispositivos móveis garante a produtividade e a continuidade do trabalho. Porém, isso também exige uma gestão de telefonia corporativa mais eficiente e capaz de garantir as necessidades de negócio, ao mesmo tempo em que reduz os custos de telecom e TI.

Por isso, encontrar o plano certo pode ser muito demorado e difícil. Entre o limite de dados, planos de conversação e mensagens de texto e a enorme variedade de operadoras no mercado, é preciso pesquisar muito antes de tomar uma decisão.

Para te ajudar, vamos dar aqui 8 dicas úteis para contratar um plano de telefonia móvel para sua empresa, assim como para fazer uma gestão de telecom mais eficiente – e otimizada para diminuir custos.

8 dicas para contratar o plano ideal para telefones corporativos

Assim como um tamanho só de roupa não serve para todo mundo, não existe um plano de telefones corporativos que se adapte a todas as empresas. Mas existem vários planos disponíveis no mercado que atendem às mais diferentes necessidades de todo tipo de negócio. Para definir o melhor para seu negócio, siga essas dicas:

Dica 1: Faça um inventário de serviços

Antes de mais nada, você precisa fazer um inventário de todos os serviços de telecomunicações que possui, com uma lista completa separando o que está sendo realmente utilizado e o que não está sendo consumido. Afinal, como diz a velha frase, “aquilo que não é conhecido, não é gerenciável”.

Essa análise, de fato, é uma das partes de um inventário de telecom e TI, que inclui o registro de todos os ativos de telecomunicações, como dispositivos, linhas, sistemas e softwares, por exemplo. O inventário de telecom ajuda não só a monitorar e controlar os gastos com esses ativos, como a identificar uma série de problemas como mau uso e manutenção, entre outros.

O importante agora é entender quais são os serviços contratados, o que é usado e o que não é, além da verificação dos prazos de vencimento de planos e contratos que estão ativos. Conferir e validar internamente a responsabilidade por cada linha e telefone corporativo móvel também é crucial para a gestão de celulares. Esses dados devem ser registrados e serão úteis em diversos momentos.

Dica 2: Faça a validação de multas e fidelidades

Uma dica simples e extremamente valiosa para o caso de portabilidade. Nessa situação é recomendável sempre verificar os termos e condições da sua fidelidade e a multa com a operadora atual. Fique atento se os valores condizem com o seu contrato assinado e se não são referentes a renovações automáticas.

Não esqueça de registrar o protocolo de atendimento e, se possível, gravar a ligação. É muito comum que as operadoras passem uma informação ou algum valor e depois enviem cobranças divergentes.

Vale lembrar que se você tiver feito alguma alteração nos pacotes após início do contrato, os acessos com upgrades podem ser “refidelizados” pela operadora, que começa a contabilizar uma nova vigência da multa por fidelidade.

Dica 3: Identifique o perfil de utilização de telefones corporativos

O plano mais adequado para sua empresa pode variar em função do tipo de negócio e dos hábitos de comunicação das equipes. Por isso, é preciso analisar o perfil de uso dos telefones corporativos móveis, pensando nas respostas para perguntas como:

• O que cada funcionário precisa na sua rotina diária?
• Qual o tipo de ligações que são feitas? A maioria é para telefones fixos ou para celular?
• É preciso fazer chamadas internacionais?
• As equipes passam a maior parte do tempo na empresa, no home office ou na rua?

Esses são alguns dos principais fatores que devem ser considerados ao escolher um plano e determinar como os telefones celulares corporativos serão usados para atender às necessidades de comunicação da sua empresa. Se você não tem alcance internacional, talvez não seja necessário um plano que ofereça ligações internacionais ou ligações internacionais com tarifas reduzidas, por exemplo.

De acordo com o perfil de consumo da empresa ou de cada departamento, também pode ser interessante trabalhar com diferentes operadoras. Isso porque são diversas operadoras no mercado e cada uma delas têm várias possibilidades de planos.

Algumas operadoras têm valores de entradas muito mais agressivos, porém deixam a desejar nos pacotes com maiores franquias e aplicativos essenciais. Assim, nem sempre um único plano, de uma única operadora, será capaz de atender as diferentes necessidades da empresa e dos setores de forma satisfatória.

Dica 4: Compare os Planos

Faça uma comparação entre os planos de todas as operadoras disponíveis e que cobrem a sua área de atuação. A Agência Nacional de Telecomunicações (ANATEL) disponibiliza um app gratuito – o Anatel Serviço Móvel – para validar a presença de sinal de telefonia nos municípios brasileiros. Por meio dele, também é possível comparar a qualidade dos serviços de voz e de dados de cada operadora.

Além da cobertura, também é importante verificar, dentre outras informações:

• O plano tem ligações ilimitadas ou em formato de franquias de minutos?
• Quando em formato de franquia, quantos minutos e que tipo de ligação os pacotes de minutos incluem? Chamadas interurbanas também?
• Qual o valor dos minutos excedentes, quando acaba a franquia?
• A franquia de minutos ou internet é individual ou compartilhada?
• O plano disponibiliza app’s com tráfego ilimitado (sem descontar da franquia)? Quais são eles?
• Caso acabe o pacote de dados, é cobrado pelo excedente ou é reduzida a velocidade sem nenhuma cobrança adicional?

Esse é um processo bastante trabalhoso, mas necessário. A boa notícia é que você não precisa fazer isso manualmente. No mercado já existem softwares e ferramentas  que automatizam essa tarefa. Essas tecnologias permitem analisar e comparar diversos planos para telefones corporativos, de forma muito veloz e precisa, encontrando rapidamente aquele que é ideal para o perfil do seu negócio e sua equipe.

Dica 5: Evite adquirir combos

Em geral, os combos de serviços oferecem preços mais atrativos, mas podem servir bem para os usuários domésticos, que apresentam um padrão de consumo mais estável. No caso de telefones corporativos, dependendo do cargo do funcionário e do setor de atividade da empresa, o perfil de consumo pode ter grandes variações. Por isso, é preferível adquirir sempre um plano personalizado, que vai evitar gastos com serviços desnecessários para as rotinas de trabalho na sua empresa.

Vale ter cuidado também na contratação de planos com parcelamento de aparelhos, pois eles possuem uma “multa” maior de cancelamento. Isso porque, para finalizar o contrato antes do prazo, seria necessário antecipar o pagamento de todas as parcelas restantes – muitas vezes, à vista.

É por isso que muitas empresas atualmente estão aderindo a compra de aparelhos independentes dos planos ou por serviços de locação de equipamentos (HaaS), ficando menos engessadas com as operadoras.

Dica 6: Analise o quesito segurança digital

Algumas operadoras oferecem planos de telefonia que incluem redes privadas virtuais, recursos de criptografia e outros serviços para proteção de dados de sua empresa. Isso pode economizar tempo e recursos, pois dispensa você da pesquisa, escolha e pagamento de serviços adicionais de segurança digital.

Dica 7: Pesquise referências sobre o pós-venda e o suporte

Antes de fechar um contrato, busque referências sobre como as operadoras prestam seus serviços, em sites como o Reclame Aqui. Lá é possível encontrar denúncias ou relatos de problemas e conhecer como cada empresa lida com essas situações.

Confira a reputação e a quantidade de ocorrências resolvidas. Isso vai indicar o nível de qualidade do suporte oferecido. Afinal, por melhor que seja a experiência com uma operadora, sempre podem surgir dúvidas ou algum problema técnico com os telefones corporativos.

Preste atenção em tudo o que for dito e prometido durante a negociação. Essas informações precisam ser registradas no contrato e assinadas por ambas as partes. É a melhor forma de garantir a qualidade no suporte pós-venda.

Dica 8: Leia o contrato com cuidado

Ao receber seu termo de contratação, faça a validação dos planos e valores informados na proposta comercial da sua operadora, pois caso ocorra alguma divergência e o contrato for assinado, esta configuração e o preço serão aplicados no sistema da operadora escolhida.

Leia todos os detalhes e esclareça todas as dúvidas possíveis antes de assinar. É muito comum que as pessoas não prestem a devida atenção nessa hora e quando começam a utilizar seu plano de telefones corporativos, encontram problemas que poderiam ser evitados caso tomassem essa precaução.

Dica bônus: Pós-contratação

Depois da contratação dos planos, é fundamental que seja feito um controle eficiente e minucioso sobre todos os contratos assinados com fornecedores. Afinal, nunca se sabe quando será necessário consultar esse documento para ajudar em algum problema na gestão dos celulares da empresa.

Faça um registro com as datas de vencimento de cada um dos serviços contratados. Isso vai garantir que você não seja pego de surpresa e que seu plano não fique defasado sem descontos, ou então que seja renovado automaticamente no futuro.

Após a ativação dos serviços para seus telefones corporativos e do recebimento das primeiras cobranças, também é importante realizar uma auditoria das faturas para verificar se tudo que foi acordado está sendo de fato cumprido. É muito comum que problemas no input dos pedidos ou na ativação acabem gerando cobrança de valores indevidos. Fique atento também aos reajustes de valores, que devem acontecer somente após 12 meses da contratação.

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