Ativos fantasmas: quanto sua empresa perde sem perceber

Seu inventário de TI está desatualizado? Infelizmente, temos uma má notícia para você: é bem possível que ativos fantasmas estejam sugando muito dinheiro. Linhas telefônicas abandonadas, equipamentos extraviados e mensalidades que a empresa continua pagando, mesmo com o software em desuso, são apenas alguns exemplos.

E, acredite: isso pode fazer uma grande diferença nos seus gastos! Muitos ignoram pequenas despesas, mas estas, quando somadas a outros recursos ociosos, representam um número expressivo. Para deixar mais claro o impacto dos ativos fantasmas, especialistas estimam que, se de 10% a 30% registrados no balanço patrimonial estiverem parados, a empresa pode estar pagando impostos e seguros em excesso de até 30%.

Como os ativos fantasmas afetam os cofres ― e a produtividade ― da sua empresa

Antes de tudo, é bom conceitualizar o que são os ativos fantasmas. São assim considerados aqueles que estão registrados, mas que não existem mais fisicamente (descartados, roubados ou perdidos) ou estão ociosos. Além disso, eles podem ser tanto ativos físicos, tais quais smartphones, notebooks e periféricos, quanto serviços, como a contratação de linhas telefônicas.

É claro que os impactos financeiros são expressivos, como você leu no início deste artigo. Contudo, há outras vias pelas quais os ativos fantasmas se mostram. Estamos falando de impostos e seguros. Isso porque as seguradoras podem incluir na cobertura equipamentos que seguem listados e, assim, aumentar a apólice.

Entretanto, essa não é a única esfera afetada pelos ativos fantasmas. Auditorias internas ou externas se tornam muito mais complexas quando a equipe não encontra fisicamente os bens listados. Você pode até argumentar que esse é um incômodo eventual, mas não se deve esquecer dos transtornos diários. Pesquisas indicam que colaboradores são capazes de perder até 1,8 horas diárias em busca de informações ou ativos que não existem mais.

4 dicas para evitar ativos fantasmas na sua empresa

Ter um bom controle patrimonial em TI é essencial. Porém, muitos percebem isso quando é tarde demais: os ativos fantasmas são muitos, os custos “surpresa” com a recompra de equipamentos aparecem ou a fatura daquela linha, há muito esquecida, chama atenção por conta de alguma cobrança indevida.

Se isso ainda não aconteceu na sua empresa, ótimo! É sinal de que dá tempo de colocar “ordem na casa” antes dos prejuízos começarem a surgir. Para isso, implemente as medidas que listamos abaixo.

1. Organize sua estratégia de descarte de ativos de TI: esta não é apenas uma forma de limpar, literalmente, o espaço. Uma estratégia adequada de descarte de ativos de TI (ITAD) consegue evitar os riscos e perdas potenciais associados a ativos fantasmas. Seja destruindo equipamentos obsoletos ou formatando, reformando e revendendo ativos utilizáveis.
2. Atualize o inventário: fazer essa listagem nunca pode ser interpretado como perda de tempo. Faça um levantamento de tudo que a empresa possui, mas é importante que este seja um registro centralizado. Evite muitos documentos ou planilhas soltas.
3. Implemente o tracking de ativos: esse método consiste no monitoramento de todos os bens de uma instituição. Softwares como MDM e soluções físicas, tal qual a colocação de etiquetas RFID, são excelentes soluções. 
4. Tenha um termo de entrega e devolução de equipamentos: mantenha o registro do colaborador que está responsável por cada um dos ativos, quantos equipamentos foram devolvidos e se estão disponíveis em estoque.

Software de gestão de TI: o seu maior aliado contra os ativos fantasmas

Se os ativos fantasmas já começaram a assombrar a sua empresa, você, certamente, percebeu que o controle manual ou um software genérico suprem as necessidades do seu negócio. Por isso, para um controle de patrimônio eficaz, é fundamental contar com uma tecnologia específica para isso. Atualmente, o mercado oferece diferentes opções, portanto, realize uma pesquisa acurada sobre quais delas terão as funcionalidades ideais.

Uma funcionalidade interessante para quem quer potencializar o desempenho de TI e telecom é o agente digital, disponível na plataforma VC-X Sonar. Ele opera de forma contínua e coleta dados essenciais sobre o hardware e os usuários. Também, facilita o offboarding ao notificar sobre o desligamento de colaboradores e mostrar os dispositivos vinculados a eles.

Leia também: Como potencializar a gestão de TI da sua empresa com 5 funcionalidades estratégicas da VC-X Sonar

Profissionalizar e digitalizar tanto a gestão de TI quanto a de telecom foi o foco no desenvolvimento da plataforma, focada em automação, aquisição e gestão de telecom e TI. Nela os clientes têm acesso a um dashboard gerencial completo e intuitivo que possibilita:

• automatizar os termos de entrega e devolução dos dispositivos;
• configurar alertas automáticos para os prazos de garantia; 
• buscar por modelo ou por colaborador; 
• checar o histórico de movimentações; 
• gerir licenças e contratos; 
• controlar o estoque.

Agora que você percebeu a importância de evitar os ativos fantasmas, que tal saber como está a saúde da Telecom e TI da sua empresa? Acesse o material [Quiz] Diagnóstico da gestão de Telecom e TI e responda às perguntas para que possamos mapear as suas necessidades. 

Ou, se preferir, você pode conversar diretamente com um de nossos especialistas e, assim, entender qual é a melhor solução para você.

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FAQ (Perguntas frequentes)

Por

Daniel Curi

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Especialista em gestão de Telecom e TI com mais de 10 anos de experiência no setor. Tenho liderado inúmeros projetos voltados a automações nessa área, otimizando processos, trazendo eficiência operacional e ganho de tempo, permitindo que as equipes se concentrem nas atividades estratégicas da organização.