Gestão de contratos de TI: como fazer na prática

A gestão de contratos de TI é uma forma eficiente de administrar todos os aspectos contratuais relacionados aos serviços de Tecnologia da Informação de uma empresa

A gestão de contratos de TI desempenha um papel crucial na administração de documentos relacionados aos serviços de Tecnologia da Informação de uma empresa. 

Desde a fase inicial de negociação até o encerramento do contrato, essa prática visa garantir a execução adequada dos contratos, alinhada às expectativas e requisitos estabelecidos pela organização. A clareza sobre essas informações ajuda a ter uma gestão de TI mais informada e estratégica, visto que garante a conformidade com regulamentações e otimizando recursos.

Nas próximas linhas, exploraremos a importância da gestão de contratos de TI e um passo a passo prático para implementá-la utilizando a ferramenta certa. Continue a leitura e aproveite!

O que é gestão de contratos de TI?

A gestão de contratos de TI é uma forma eficiente de administrar todos os aspectos contratuais relacionados aos serviços de Tecnologia da Informação de uma empresa. 

Assim sendo, ela abrange desde a fase inicial de negociação e elaboração do contrato até a sua implementação, monitoramento e encerramento.  O objetivo principal dessa prática é garantir que os contratos de TI sejam executados de acordo com as expectativas e requisitos estabelecidos, buscando maximizar os benefícios para a organização e minimizar riscos.

Os tipos de contratos comumente celebrados na gestão de TI são licenciamento de software, prestação de serviço, aluguel de equipamentos, contratos de telecom e termos em geral. 

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Como resultado, a gestão de contratos de TI é fundamental para garantir a boa operação dos serviços de tecnologia da informação em uma empresa. 

No próximo tópico, vamos explicar por que fazer uma gestão de contratos de TI na sua empresa é importante. 

Por que fazer uma gestão de contratos de TI na sua empresa?

Fazer a gestão de contratos de TI na sua empresa é de fundamental importância pelos inúmeros benefícios que proporciona.

Em primeiro lugar, uma gestão eficaz dos contratos de TI permite que a organização tenha controle e visibilidade sobre os compromissos assumidos com fornecedores e prestadores de serviços. Isso inclui o acompanhamento de prazos, condições, obrigações contratuais e entrega de resultados por meio de SLAs.

Além disso, a gestão correta desses documentos contribui para a redução de riscos. Ao ter clareza sobre os termos e condições contratuais, a empresa pode identificar e mitigar eventuais riscos, como violações de segurança, privacidade de dados ou não conformidade com regulamentações. Desse modo, ajuda a proteger a empresa de possíveis sanções legais, perdas financeiras e danos à reputação.

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Ademais, outro motivo para fazer uma gestão de contratos de TI é a otimização dos recursos financeiros. Por meio da análise e monitoramento dos contratos, é possível identificar oportunidades de economia, renegociar preços, ajustar serviços de acordo com as necessidades reais e evitar desperdícios.

Desvantagens de não possuir uma gestão de contratos

Por outro lado, a ausência de uma gestão de contratos de TI pode acarretar uma série de problemas para a empresa. Um risco é a perda de controle sobre acordos firmados, resultando em atrasos, contratos desvantajosos e impacto no orçamento da empresa.

Além disso, quando a gestão de contratos não é digitalizada, os problemas podem se agravar ainda mais. A falta de um sistema automatizado para contratos pode resultar em perda de documentos, dificuldade na localização de informações e erros humanos. A ausência de digitalização também impede a rápida análise de dados e a geração de relatórios, dificultando a tomada de decisões estratégicas e a identificação de oportunidades de melhoria.

É crucial entender que a gestão de contratos faz parte dos mecanismos de controle e supervisão da governança de TI. Por isso, as empresas devem implementar processos eficazes de gestão de contratos de TI, apoiado por soluções digitais, para garantir um gerenciamento eficiente, transparente e estratégico.

Passo a passo para fazer uma gestão de contratos de TI

Passo 1: Avalie as necessidades da sua empresa

Primeiramente, é necessário entender quais são as necessidades da sua empresa em relação à gestão de contratos de TI. Considere fatores como o número de contratos, os tipos de contratos e as informações que você precisa acompanhar. 

Passo 2:  Escolha um software de gestão

Em seguida, após entender as demandas de contratos do seu negócio, avalie os recursos oferecidos pelos softwares de gestão de contratos. Como acompanhamento de prazos, alertas de renovação, armazenamento de documentos, geração de relatórios, entre outras funcionalidades. 

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Nesta etapa, você pode contar com o auxílio de ferramentas mais simples, como o próprio Excel, para gerenciar contratos de forma básica. Mas se a sua empresa necessita de uma gestão mais robusta e eficiente, é recomendável o uso de um software dedicado à gestão de contratos. Como DocuSign, o Sispro e a VC-X Sonar, que é uma plataforma especializada em telecom e TI.

Passo 3: Reúna todos os contratos de TI da sua empresa

Reunir todos os contratos de TI da empresa é uma etapa crucial para iniciar a gestão adequada desses documentos. Comece identificando os locais de armazenamento dos contratos e comunique-se com as partes responsáveis para localizá-los. 

Crie um inventário de contratos e estabeleça um sistema de organização eficiente, com uma nomenclatura fácil de ser localizada. Considere digitalizar contratos físicos e centralizar todos os documentos em um local seguro antes de inseri-los na plataforma escolhida. 

Passo 4: Adicione os arquivos na plataforma

No penúltimo passo, é o momento de adicionar os arquivos dos contratos na plataforma de gestão escolhida. Faça o upload dos arquivos, incluindo todas as informações relevantes, como nomenclatura, data inicial, vencimento, responsáveis, tipo de contrato, valores (se houver), entre outros campos. 

Passo 5: Monitore seus contratos de TI

Por último, acompanhe as atualizações dos contratos na plataforma, assegurando que o vencimento seja monitorado e as renovações ocorram na data correta para que não prejudique o andamento das atividades da empresa.

Dessa forma, a notificação de vencimento permite que o gestor seja alertado com antecedência sobre a data de expiração do contrato. Isso garante tempo suficiente para que a empresa revise as condições do documento, negocie renovações ou tome decisões sobre os próximos passos.

Conclusão

Ao implementar processos eficientes de gestão de contratos de TI, sua empresa ganha maior controle sobre os prazos de vencimento, permitindo uma renovação oportuna e adequada. 

Isso evita interrupções de serviços críticos, perda de oportunidades de negócios e custos adicionais associados a renovações tardias ou a falta de controle sobre os contratos. Neste artigo, você aprendeu como fazer uma gestão de contratos na prática utilizando softwares especializados nesta tarefa.

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