Termo de entrega e devolução de equipamento: por que ter na minha empresa? + Template gratuito

O termo de entrega e devolução de equipamento é um documento assinado pela empresa e colaborador, que deixa claras as responsabilidades no uso e cuidado dos ativos

Se você atua na gestão de TI, certamente costuma receber solicitações de equipamentos para novos colaboradores que chegam à empresa. Um notebook, um mouse, um teclado e um headset… Esses ativos costumam compor o kit básico que uma pessoa recebe ao iniciar o trabalho em uma nova empresa.

Porém, um problema ainda comum é que o empréstimo ou a devolução de equipamentos ocorre sem nenhum tipo de controle ou de registro. Com isso, falhas na gestão patrimonial podem acontecer.

Para uma gestão de ativos eficiente, é essencial que o setor de TI saiba como e por quem os equipamentos estão sendo utilizados. Mas mais importante ainda, é formalizar a movimentação dos ativos com um termo assinado por ambas as partes – colaborador e empresa.

Neste artigo, vamos explicar o que é um termo de entrega de devolução de equipamento e os benefícios que a implementação desse processo traz para sua empresa. Mas não para por aí… Também tem um template gratuito e customizável para você baixar e começar a utilizar hoje mesmo.

O que é um termo de entrega e devolução de equipamento?

Um termo de entrega ou devolução de equipamento é um documento assinado pela empresa e colaborador, que deixa claras as responsabilidades no uso e cuidado dos ativos.

Como o próprio nome sugere, o termo pode ser utilizado em dois momentos: tanto na entrega quanto na devolução de equipamentos. O termo de entrega formaliza o empréstimo de ativos para o colaborador em momentos de onboarding, por exemplo.

Já o termo de devolução registra o retorno dos equipamentos para a empresa, como em situações de offboarding ou mudança de cargo, quando o colaborador assume uma nova função em que não necessitará dos recursos que utilizava no cargo anterior.

É importante que no termo de entrega e devolução de equipamento constem os dados do colaborador e da empresa, além do número de matrícula, uma descrição dos ativos que estão sendo movimentados e o período de vigência do empréstimo.

O documento também pode estabelecer responsabilidades e trazer instruções para a guarda e manutenção dos equipamentos. Porém, ele será ainda mais efetivo quando vier combinado de uma política de uso, cuja cópia deve ser entregue ao colaborador. Isso porque a política de uso irá trazer detalhes sobre as diretrizes que devem ser seguidas, tanto pelo colaborador quanto pela empresa, no uso dos recursos de tecnologia.

Por que ter um termo de entrega e devolução de equipamento na minha empresa?

Um dos principais benefícios de implementar um termo de entrega e devolução de equipamento no processo de gestão de ativos de TI está a garantia de mais cuidado, segurança e responsabilidade no uso dos equipamentos de TI da sua empresa.

Afinal, ao assinar um termo, empresa e colaboradores estão assumindo um compromisso de zelar pelos recursos para que eles contribuam ao máximo com a produtividade e com o bom desempenho das atividades.

O processo se torna ainda mais importante para empresas que adotam modelos de trabalho híbridos ou totalmente remotos. Nesse caso, os equipamentos estarão fora das instalações físicas da empresa e é essencial definir regras sobre o uso dos ativos.

O termo de entrega e devolução de equipamento também contribuiu para tornar o processo de onboarding e offboarding de colaboradores mais claro e estruturado. Nesse sentido, os setores de TI e RH trabalham alinhados para facilitar a integração de novos colaboradores – afinal, quem está chegando à equipe consegue se desenvolver muito mais rápido quando já têm equipamentos adequados e configurados à sua disposição.

Já na etapa de desligamento, o termo de devolução de equipamento formaliza o retorno dos ativos de TI para a empresa e possibilita que dados sensíveis permaneçam seguros e que acessos e licenças sejam desativados, contribuindo até mesmo para a redução de custos desnecessários.

Por fim, o termo de entrega e devolução de equipamento contribui para manter o inventário de TI sempre atualizado, com o registro do colaborador que está responsável por cada um dos ativos ou, ainda, quantos equipamentos foram devolvidos e estão disponíveis em estoque.

Ter um inventário de TI atualizado, inclusive, é uma das atribuições mais importantes da gestão de TI, pois garante controle sobre a movimentação dos ativos e otimização dos processos. Quando o termo de entrega e devolução vem acompanhado de observações e detalhes sobre o estado de conservação do ativo, ele também favorece o monitoramento do ciclo de vida e planejamento orçamentário do setor de TI.

Como implementar? 3 dicas práticas para sua empresa

Agora que você já conhece a importância do termo de entrega e devolução de equipamento para o setor de TI da sua empresa, vamos dar algumas dicas para que você, gestor, possa implementar esse processo da melhor forma possível.

Tenha um inventário de TI estruturado

O inventário de TI e o termo de entrega e devolução se complementam diretamente. O primeiro, auxilia no controle de estoque e na visão de todos os recursos tecnológicos que compõem o patrimônio da sua empresa. Já o segundo, faz o registro da movimentação desses recursos entre colaboradores e departamentos.

Por isso, se a sua empresa ainda não conta com um inventário de TI estruturado, dê início a esse trabalho antes ou junto à implementação do termo de entrega e devolução de equipamento. Assim, você garante processos eficientes e que certamente vão gerar resultados mais satisfatórios.

Leia mais: Como construir um inventário de TI: passo a passo + planilha

Comunique e envolva os colaboradores

Por mais que o termo de entrega e devolução de equipamento seja um documento simples, é importante comunicar os colaboradores antes de começar a utilizá-lo na sua empresa. Explique a importância deste novo processo e os benefícios que ele trará tanto para a empresa quanto para quem está utilizando os equipamentos. Consulte a equipe e peça sugestões a respeito das regras que estão sendo definidas.

Afinal, novas práticas e processos por vezes tem um tempo de adaptação, e quanto antes toda a equipe for comunicada e envolvida, maior é a chance de engajamento no que está sendo proposto.

Digitalize processos sempre que possível

Essa dica vale não só para empresas que estão operando em contextos remotos, mas também para casos em que os equipamentos serão retirados e devolvidos pelo colaborador de forma presencial.

É possível digitalizar os termos de entrega e devolução de equipamento, facilitando o arquivo e o acesso aos documentos. A empresa também pode aproveitar ferramentas de assinatura digital para agregar ainda mais agilidade e segurança ao processo.

Se a sua empresa já conta com um software de gestão de TI, a digitalização dos termos é ainda mais recomendada, já que será possível armazenar os documentos no mesmo lugar em que estão centralizadas informações sobre o inventário de TI, contratos e licenças da empresa.

Bônus gratuito! Template do termo de entrega e devolução de equipamento

Percebeu todos os benefícios que sua empresa terá ao utilizar um termo de entrega e devolução de equipamentos? E para facilitar ainda mais a implementação desse processo, disponibilizamos um template gratuito e totalmente customizável.

Você terá acesso a dois materiais: tanto o documento de entrega, quanto o modelo de devolução dos ativos de TI. Aproveite e comece a utilizar agora mesmo!

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