A importância do controle patrimonial na gestão de TI e telecom

Para qualquer empresa, crescimento é motivo de comemoração. Mas, também, é preciso entender que isso trará mudanças significativas. Afinal, os recursos até então utilizados podem já não ser suficientes para acompanhar esse novo momento. Balanço e controle patrimonial, contabilidade e auditorias são apenas alguns assuntos que passarão a exigir mais atenção dos gestores. O mesmo acontece com os recursos de TI e telecom, sejam eles os hardwares ou as licenças adquiridas por meio de SaaS (Software as a Service).

Se essa nova fase chegou para a sua empresa, este artigo trará informações importantes sobre o controle patrimonial. Nele, você verá os benefícios de investir na gestão de TI e telecom, além de entender como aplicar no seu negócio para manter um desenvolvimento sustentável. Acompanhe!

Controle patrimonial: por que sua empresa deve focar nesse assunto?

Você saberia dizer, sem consultar uma planilha, quantos dispositivos —móveis ou não — existem na sua empresa? Ou, então, quais colaboradores estão de posse de determinado equipamento? E quanto aos periféricos? Você tem controle sobre a quantidade, o destino ou a necessidade de recolhimento? Quando um negócio é pequeno, esse controle pode ser feito manualmente sem grandes problemas. Contudo, assim que os números começam a crescer, é natural que a quantidade de dispositivos a serem gerenciados acompanhe esse passo.

O controle patrimonial relacionado à gestão de TI tem o objetivo dar visibilidade exatamente a esses aspectos. Com ele, mais que ter apenas um inventário completo em mãos, você conseguirá encontrar informações essenciais, como investimentos que precisam ser feitos — a exemplo da atualização de dispositivos obsoletos, da renovação de licenças e das adequações aos serviços contratados.

Leia no blog: Auditoria de faturas: como automatizar e reduzir custos com a VC-X Sonar

O que o seu negócio tem a ganhar com um bom controle patrimonial na gestão de TI e telecom?

A primeira resposta para essa pergunta é a visibilidade. Isso porque só se pode controlar aquilo que se conhece, logo, realizar um inventário de TI é o primeiro passo para uma gestão de ativos de TI eficiente. Porém, dessa visão completa, surgem outras vantagens, que você confere abaixo.

Redução do downtime

Os ativos de TI são um ponto fundamental da estratégia de qualquer negócio. Prova disso é que quando não há acesso aos sistemas, boa parte da operação fica suspensa. Esse tempo de inatividade, chamado de downtime, custa bem caro. Para se ter uma ideia, de acordo com dados da Netscout Systems — divulgados pelo site TI Inside —, o prejuízo, para as empresas brasileiras, bate a casa dos US$ 306,081 por hora, fora os déficits intangíveis, a exemplo da perda de produtividade do time. 

Um controle patrimonial eficiente impacta diretamente na redução do downtime, uma vez que a visibilidade dos dispositivos e sistemas ajuda os gestores a identificarem rapidamente qualquer contratempo. Também vale mencionar que:

• Um inventário completo tem impacto antes mesmo da inatividade acontecer. Isso porque as manutenções e substituições passam a ser corretamente seguidas e possibilitam reparos antes mesmo de qualquer problema surgir; 
• Ainda, com um inventário bem gerido, é possível padronizar equipamentos e softwares e, assim, garantir a compatibilidade e diminuir riscos de falhas técnicas causadas por conflitos ou versões desatualizadas;
• A manutenção do histórico de cada ativo permite identificar equipamentos que causam problemas frequentes, facilitando decisões sobre substituições ou upgrades.

Otimização de investimentos

Imagine que um dos seus colaboradores esteja em posse de um smartphone cujo plano contratado oferece 20GB. Entretanto, ao analisar as faturas, você percebe que o consumo de internet não ultrapassa os 10GB. Isso mostra uma excelente oportunidade de negociação junto à operadora em busca de uma redução do custo da fatura. Acontece que essa diferença só será percebida diante de um bom controle patrimonial. É ele que permitirá aos gestores ter em mãos dados valiosos para otimizar o orçamento de TI e telecom.

Além disso, o inventário patrimonial evita compras desnecessárias ao trazer à tona quais dispositivos estão ociosos e que podem ser alocados em outros setores ou direcionados a outros colaboradores. Entretanto, mais que reduzir custos, o controle sobre esses ativos auxilia na otimização dos investimentos. Ou seja, recursos que estariam sendo perdidos, serão usados de maneira mais estratégica por meio da análise dos dados. 

Conformidade fiscal

O inventário patrimonial auxilia a empresa a se manter de acordo com normas regulatórias, fiscais e de segurança da informação, a exemplo da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Isso se torna extremamente valioso na hora de realizar auditorias internas e externas, pois os dados serão facilmente acessados para análise. Dessa maneira, diversas multas, retrabalhos e, inclusive, desperdício de tempo dos seus colaboradores serão evitados.

Também, o controle patrimonial permite que os ativos de TI e telecom — como computadores, servidores, roteadores, switches, cabos, headsets, entre outros — sejam devidamente registrados no balanço patrimonial da empresa, com valor de aquisição, vida útil, depreciação, e localização. Ou seja, é um processo que engloba todas as etapas, desde a compra até o descarte correto dos equipamentos.

Mais segurança

É impossível falar em gestão de TI sem mencionar os ganhos em relação à segurança digital. E não é para menos: ainda que o Brasil tenha sido apontado como o segundo país das Américas em maturidade de cibersegurança, os ataques seguem sendo motivo de preocupação. No ano passado, houve um aumento de 67% nos ciberataques durante o segundo trimestre, o equivalente a mais de 2.700 tentativas semanais. 

Com base nesses dados, dá para entender o porquê da visibilidade dos ativos de TI ser tão importante. Somente diante de um inventário completo é que será possível adotar medidas eficazes como: 

• Implementação de estratégias para redução da superfície de ataque ao desativar equipamentos não utilizados;
• Instituição de políticas de atualização, descarte e substituição;
• Controle de entradas e saídas de equipamentos;
• Rastreamento de dispositivos móveis;
• Gestão de riscos e vulnerabilidades.

Controle patrimonial na prática: por onde começar? 

Até aqui, você pôde ver a importância e os benefícios de realizar um bom controle patrimonial e, certamente, concorda que esse é um passo importante tanto para o crescimento sustentável quanto para a saúde financeira do negócio.

Mas é importante pontuar que o controle patrimonial não se restringe ao inventário. Como mencionamos, fazer esse levantamento é, sim, o primeiro passo. Mas o trabalho não para aí ― na verdade, ele está apenas começando. O monitoramento dos ativos, a atenção aos detalhes e a conferência regular desses bens é o que vai, de fato, exigir da sua equipe. 

É possível, para alguns, realizar esse controle de modo manual. Porém, é bom saber que é necessária uma equipe multidisciplinar para essa tarefa. Além dos responsáveis pela TI, outros setores comumente acionam o jurídico e a contabilidade para auxiliar em inventários ou contestações de faturas, no caso da telecom. Acontece que isso acarreta um novo problema: a sobrecarga dos profissionais e o tempo que essas questões demandam, o qual eles certamente poderiam alocar em funções mais estratégicas.

Leia também: Contestação de fatura: conheça as regras e direitos do consumidor

Tecnologia a Favor do Controle Patrimonial

Por isso, o ideal para um controle de patrimônio eficaz é contar com uma tecnologia específica para isso. Atualmente, diferentes opções estão disponíveis, portanto, realize uma pesquisa acurada sobre quais delas terão as funcionalidades ideais. Quando o assunto é controle patrimonial, priorize aquelas que façam:

• Gestão de periféricos (mouse, adaptadores, cabos, impressoras, nobreaks);
• Dos serviços de conectividade (mobile, links de internet);
• Dos softwares (licenças);
• Dos ativos (hardwares).
  

Ainda, é imprescindível que a plataforma consiga atrelar as licenças aos colaboradores — e não tão somente aos equipamentos — a fim de se ter uma visibilidade ainda melhor dos seus equipamentos e serviços contratados. A usabilidade é outro ponto fundamental. Afinal, não faz sentido contar com uma solução que visa facilitar o controle, mas que oferece uma experiência de uso complicada e que apenas especialistas podem utilizar.

VC-X Sonar

Esse ponto foi prioritário no desenvolvimento da VC-X Sonar, plataforma focada em automação, aquisição e gestão de telecom e TI. Nela os clientes têm acesso a um dashboard gerencial completo e intuitivo que possibilita:

• Automatizar os termos de entrega e devolução dos dispositivos;
• Configurar alertas automáticos para os prazos de garantia; 
• Buscar por modelo ou por colaborador; 
• Checar o histórico de movimentações; 
• Gerir licenças e contratos; 
• Controlar o estoque.

Outra funcionalidade significativa para quem quer maximizar o desempenho de TI e telecom é o agente digital, que opera de forma contínua e coleta dados essenciais sobre o hardware e os usuários. Ele também facilita o processo de offboarding ao avisar os gestores sobre o desligamento de determinado colaborador e mostrar quais dispositivos estavam vinculados a ele, o que torna o processo de recolha mais simples e seguro.

Agora que você percebeu a importância do controle patrimonial, que tal saber como está a saúde da Telecom e TI da sua empresa? Acesse o material [Quiz] Diagnóstico da gestão de Telecom e TI e responda às perguntas para que possamos mapear as suas necessidades. 

Ou, se preferir, você pode conversar diretamente com um de nossos especialistas e, assim, entender qual é a melhor solução para você.

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Perguntas frequentes (FAQ)

Por

Daniel Curi

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Especialista em gestão de Telecom e TI com mais de 10 anos de experiência no setor. Tenho liderado inúmeros projetos voltados a automações nessa área, otimizando processos, trazendo eficiência operacional e ganho de tempo, permitindo que as equipes se concentrem nas atividades estratégicas da organização.