Como planejar o orçamento de TI da sua empresa: a importância do inventário de ativos

Nos últimos anos, o papel da área de Tecnologia da Informação (TI) nas organizações passou do nível operacional para o nível estratégico. Isso quer dizer que a TI não é apenas mais técnica, mas parte importante para o crescimento de uma empresa e o orçamento de TI deve fazer parte dessa estratégia.

Estudos apontam que o investimento em Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) crescerá cerca de 57% nas empresas brasileiras nos próximos 2 anos. Além de inovação, os negócios que investem na sua área de TI se tornam mais competitivos no mercado, por meio de recursos que geram resultados como: alta performance, tomada de decisão mais assertiva e otimização de custos.

Nesse cenário, é importante que as empresas adotem ferramentas que ajudem a planejar o orçamento de TI de maneira estratégica. Neste artigo, abordaremos a importância do inventário de ativos para definir o orçamento com clareza e competitividade.

O que é um orçamento de TI?

Na prática, o orçamento de TI é um documento que define qual a verba disponível para investimentos do setor e como ela será utilizada em um determinado período de tempo. Ele pode variar de acordo com a organização, podendo ser mensal, anual ou distribuído – conforme a necessidade da empresa. Seu principal objetivo é auxiliar o gestor a enxergar de forma assertiva o que será investido e como cada recurso disponível será aplicado.

O alinhamento entre as áreas de TI e Negócios já é uma realidade em grande parte das empresas brasileiras. E o papel do orçamento de TI nesse cenário é fornecer uma visão ampla de como o investimento está sendo distribuído nos recursos tecnológicos da empresa. 

O orçamento de TI ideal deve se adaptar às necessidades de expansão do negócio, buscando alternativas com o melhor custo-benefício. É importante que o gestor revise periodicamente o orçamento para que ele sempre atinja os resultados esperados.

Para definir um orçamento de TI objetivo e robusto, é necessário levar em consideração alguns pontos:

Identificar as tendências do setor

Ficar de olho nas oportunidades do mercado para diminuir os gastos do orçamento de TI é uma tarefa que deve ser feita. Investir em novas tecnologias como softwares e computação na nuvem, por exemplo, pode ser uma forma de reduzir custos operacionais e tornar o orçamento mais assertivo.

Monitorar os equipamentos

Para um negócio se manter competitivo, é importante que os equipamentos sejam modernos e os recursos estejam sempre atualizados. Por esse motivo, no momento de realizar o orçamento de TI é necessário avaliar a condição dos equipamentos, para que o investimento em manutenção, renovação e troca não seja uma surpresa e prejudique a distribuição do investimento. Rastrear os ativos tecnológicos fixos e móveis é uma estratégia para reduzir custos e fortalecer a segurança. 

Revisar contratos e licenças

É necessário realizar uma análise dos contratos e licenças para compor o orçamento de TI. Veja as licenças que não estão sendo utilizadas e estão somando gastos desnecessários e identifique oportunidades de melhoria com a realocação de recursos entre colaboradores. Uma alternativa para isso é a utilização de softwares sob medida que façam por você essa varredura e identifiquem de forma precisa e eficiente.

Por que definir um orçamento de TI para sua empresa?

Com a transformação digital, as empresas precisam evoluir em diferentes etapas, e uma delas é manter a infraestrutura de TI competitiva. Isso inclui ter um orçamento de TI controlado e manter as finanças da empresa saudáveis. 

Manter a TI uma área estratégica, por meio de uma gestão eficiente e alinhada, traz benefícios como: 

Redução de custos

O orçamento assertivo de TI elimina os custos elevados, um dos problemas mais comuns na gestão de TI, pois com uma visão clara da distribuição dos recursos, é possível identificar onde o investimento está sendo bem empregado e onde está gerando desperdícios. 

Infraestrutura forte e de alto desempenho 

Ao acompanhar a transformação digital e investir parte do orçamento de TI em melhorias tecnológicas, a empresa estará preparada para garantir escalabilidade, ou seja, crescimento e qualidade das suas entregas aos clientes.

Melhoria da produtividade

Tanto o próprio time de TI, quanto outras áreas da empresa serão mais produtivas com uma infraestrutura forte. O investimento em ativos abrange tanto a parte física quanto a parte virtual, garantindo aos colaboradores aparelhos e softwares eficientes e adequados para realizar as funções desempenhadas, diminuindo o downtime – período em que um dispositivo de TI fica fora de operação – que pode custar US$ 306 por hora para as empresas brasileiras.

Por fim, para o gestor planejar um orçamento de TI da melhor maneira com uma visão estratégica, é importante que ele compreenda as demandas da empresa e faça uma avaliação criteriosa de como direcionar os custos em tecnologia. Um item chave para realizar um orçamento estratégico é o inventário de TI, a ferramenta que mostra onde estão todos os recursos de tecnologia – virtuais ou físicos – de uma organização.

A importância do inventário de ativos para o orçamento de TI 

O papel do inventário de ativos no orçamento de TI de uma empresa é dar suporte à tomada de decisão estratégica, isto é, fornecer uma visão ampla dos pontos frágeis e de melhorias dentro da infraestrutura corporativa. O gestor que utiliza a ferramenta de inventário de TI consegue otimizar a visão de curto, médio e longo prazo, estruturando um planejamento mais assertivo de orçamento para o seu setor.

Os benefícios do inventário de ativos para realização do orçamento de TI são:

VISÃO AMPLA DA ESTRUTURA

Com a ferramenta de inventário, é possível ter uma visão ampla da estrutura da organização, possibilitando ao gestor identificar quais equipamentos estão vinculados a cada colaborador e em qual setor se encontram. Vale ressaltar que o inventário de TI não serve para monitorar os equipamentos dos colaboradores, para isso é recomendado que a empresa estabeleça uma política de uso interna a ser seguida.

VISUALIZAÇÃO DO USO DOS ATIVOS

Outro ponto positivo de utilizar o inventário de TI é visualizar os ativos que estão em estoque e o que estão em uso. Dessa forma, é possível planejar apenas compras necessárias para o próximo orçamento. Por exemplo: se um novo colaborador está chegando na empresa e o inventário de TI indica que há ativos em estoque, não será necessário adquirir novos equipamentos.

ANTECIPAÇÃO A PROBLEMAS 

No inventário, é possível visualizar a data de aquisição do ativo, o seu estado e os períodos em que houve manutenção. Esses dados indicam ao gestor quando é o momento de descartar um equipamento que já está defasado e pode vir a gerar problemas no rendimento do trabalho, evitando custos fora do planejado. Um exemplo é a incompatibilidade de softwares e plataformas com modelos ultrapassados de sistema operacional. 

Leia mais: A importância de monitorar o ciclo de vida dos ativos 

SEGURANÇA DE DADOS

Ao fazer o inventário de TI, a empresa mantém atualizadas as informações referentes aos softwares, como antivírus, que ajudam a prevenir o ataque cibernético de malwares. Manter essa atualização traz duas vantagens: garante que as licenças sejam renovadas no período certo e os custos já estejam previstos no orçamento e que não ocorra prejuízos financeiros maiores, como o vazamento de dados importantes.

Leia mais: Segurança digital: qual a importância para as empresas

PLANEJAMENTO DOS PRÓXIMOS PROJETOS 

Com todos esses dados em mãos, o gestor consegue prever o próximo ciclo, qual área precisa de mais atenção no orçamento, quais recursos otimizar e ainda se haverá necessidade de adquirir ou não novos ativos. 

Por fim, outro ponto importante é a comunicação do gestor de TI com o restante dos setores da organização, como o Recursos Humanos (RH), para verificar a necessidade de aquisição de novos ativos. Por exemplo, se a empresa planeja crescer em 25% o seu quadro de colaboradores para o próximo ano, isso deve estar previsto no orçamento de TI. 

Leia mais: Por que alinhar os setores de TI e RH da sua empresa? 

Construir um inventário de TI completo pode não ser uma tarefa fácil, pois leva tempo e necessita da disponibilidade dos profissionais. A maneira mais eficiente de montar um inventário de ativos assertivo, que diminua os erros e facilite as atualizações, é ter um software de gestão, como a VC-X Sonar.

BÔNUS: PLANILHA GRATUITA DE INVENTÁRIO DE TI

Gestores que desejam implementar o inventário para auxiliar na composição do próximo orçamento de TI precisam identificar e classificar todos os ativos, padronizar a nomeação e criar uma lista esquematizada. Após esses passos, o inventário estará concluído e pronto para a próxima etapa, que consiste em identificar os pontos fracos dentro das estruturas e as oportunidades, mantendo o material sempre atualizado.

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