6 ferramentas de gestão de TI essenciais para a sua empresa

As ferramentas são um dos pilares da gestão de TI, essenciais para potencializar a execução e o valor estratégico das atividades do setor

Os recursos tecnológicos devem funcionar de forma correta, estratégica e otimizada, potencializando as atividades realizadas pelas organizações. Por isso, promover uma gestão de TI organizada e eficiente é tão importante.
Para que isso aconteça, o setor de tecnologia da informação costuma utilizar diversas ferramentas que apoiam o dia a dia de trabalho, trazendo ganhos de produtividade e eficácia. Neste artigo, elaboramos uma lista com as 6 ferramentas consideradas essenciais para a gestão de TI das empresas.

O que é gestão de TI?

Cabe à gestão de TI administrar todos os recursos tecnológicos utilizados na operação de uma empresa. E são vários: softwares, hardwares, redes de computadores, periféricos, data centers, sistemas em nuvem, dentre outros.

O principal objetivo da gestão de TI é fazer com que estes recursos sejam funcionais, seguros e gerem valor para as organizações.

Dentre os pilares da gestão de TI, estão:

• As pessoas: os profissionais da equipe de TI e todos os colaboradores que atuam como usuários finais da tecnologia;
• Os processos: um conjunto de boas práticas para utilização dos equipamentos e softwares, além dos procedimentos para suporte e manutenção de TI;
• As ferramentas: os equipamentos e recursos da infraestrutura de TI.

Neste artigo, queremos falar especialmente sobre este último pilar: as ferramentas. Afinal, o próprio setor de TI utiliza diversos softwares e soluções desenvolvidas para facilitar suas demandas.

6 ferramentas essenciais de gestão de TI

1. Help Desk

O help desk é um sistema bastante utilizado nas empresas para prestar atendimento e suporte ao cliente. Em um departamento de TI, a ferramenta é empregada para suporte e gestão dos tickets internos. Ou seja, para suporte dos próprios setores e colaboradores da organização. Quem aí nunca precisou abrir um chamado para o “moço da TI” resolver um problema no computador?

Normalmente oferecido como um software em nuvem, o help desk possibilita ao setor de TI centralizar pedidos em uma só plataforma, categorizando as solicitações por setor, por ordem de urgência, por prazo de resolução, dentre outros critérios.

A maioria das ferramentas de help desk também conta com recursos de automação, notificando o usuário final sobre o status da solicitação e alertando os próprios responsáveis pelo suporte de TI das demandas pendentes, fazendo com que nenhum ticket seja esquecido.

É recomendado, inclusive, que os departamentos de tecnologia tenham SLAs de atendimento pré-estabelecidas e amplamente divulgadas entre os setores da organização. Assim, quando o usuário fizer a abertura de um ticket, ele já saberá qual o prazo máximo e condições para atendimento daquela demanda.

No help desk, ainda é possível acompanhar relatórios de atendimento, com métricas sobre o número de chamados abertos e atendidos, tempo de resolução de cada ticket, dentre outros. A ferramenta contribui também para a gestão de TI, pois é possível monitorar problemas recorrentes e planejar a manutenção de recursos de acordo com o ciclo de vida de cada ativo de TI.

2. Monitoramento da infraestrutura de TI

Ao utilizar uma ferramenta de monitoramento da infraestrutura de TI, a empresa garante mais segurança de dados e disponibilidade dos seus recursos. Ao sinal de qualquer ameaça ou de instabilidades, os profissionais da equipe podem entrar em ação – inclusive, de forma preventiva.

Vale ressaltar que a maioria das organizações atualmente conta com uma completa infraestrutura de TI, composta por elementos de hardware (como servidores, data centers e computadores), softwares (programas, aplicativos e sistemas operacionais), redes e bancos de dados.

As mais modernas ferramentas para monitoramento da infraestrutura de TI permitem fazer acompanhamento em tempo real e de forma remota, facilitando a mobilidade da equipe de TI. Dentre as funcionalidades comumente disponíveis, estão: 

• Medição de desempenho dos componentes;
• Análise da disponibilidade da rede
• Automação de notificações e alertas
• Identificação de dispositivos conectados
• Previsão e planejamento da capacidade

Por fim, as soluções de monitoramento de infraestrutura de TI também disponibilizam análises gráficas e dados estratégicos para embasar a tomada de decisão do setor.

Leia mais: Gestão de ativos de TI: o que é e como fazer na prática

3. Firewall

As ferramentas mais tradicionais de gestão de TI estão relacionadas à segurança digital. Essa preocupação não vem à toa. Segundo uma pesquisa, os ciberataques contra redes corporativas aumentaram 50% de 2020 para 2021. Só no Brasil, foram mais de mil ataques por semana, um aumento de 77%.

Nesse contexto, o firewall é um dos recursos essenciais, pois atua como uma grande barreira de proteção para as redes. Basicamente, é a primeira linha de defesa e fundamental para a segurança da informação. Isso porque ele age como intermediário entre a rede interna da empresa e o tráfego externo de uma outra rede, principalmente da internet, autorizando apenas a passagem de dados e informações reconhecidas como seguras.

O firewall identifica e libera o acesso somente para usuários e fontes autorizadas, impedindo que softwares maliciosos infectem dispositivos e a rede corporativa. A ferramenta permite, entre outras funções:

• Criptografar informações que entram e saem da rede;
• Monitorar o tráfego e os arquivos recebidos e enviados;
• Identificar tentativas de ataque
• Filtrar e controlar conteúdos selecionados

Leia mais: Segurança digital: qual a importância para as empresas

4. Armazenamento em nuvem

Sabia que 1,5 mil terabytes de dados são gerados por minuto em todo o mundo? Nas empresas não é diferente. Com a cultura data-driven se tornando parte da estratégia de um número cada vez maior de organizações, ferramentas que deem conta de armazenar e processar todos esses dados são essenciais. 

Uma boa alternativa para as equipes de TI são as plataformas de armazenamento em nuvem, que não requerem a aquisição e manutenção de hardwares ou servidores físicos para arquivamento de dados. Caso a empresa já possua uma infraestrutura, o armazenamento em nuvem também pode ser uma solução interessante para backup.

De qualquer forma, essa ferramenta traz diversas vantagens para a TI: possibilidade de contratação sob demanda, disponibilidade e agilidade no acesso aos dados e escala global, uma vez que as informações hospedadas em cloud podem ser acessadas de qualquer lugar.

A médio e longo prazo, essa ferramenta também reduz custos para as empresas. Isso porque, além de dispensar a necessidade de infraestrutura física, também não necessita de colaboradores dedicados para executar sua gestão.

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5. Gestão de tarefas

Os gestores e equipes de TI frequentemente fazem uso de metodologias ágeis para organizar suas demandas e projetos – Scrum, COBIT ® e ITIL são alguns exemplos. Existem, inclusive, frameworks específicos para a gestão de TI, que são aplicados com o intuito de estruturar projetos e evitar possíveis erros.

Para que essa organização das demandas ocorra de forma mais produtiva, organizada e de fácil acesso a todos os integrantes da equipe, normalmente são utilizadas ferramentas de gestão de tarefas.

Por meio delas, é possível atribuir pessoas responsáveis para as tarefas, definir um cronograma de entregas, estabelecer metas e resultados esperados e acompanhar o progresso de cada uma das demandas.

Vale ressaltar que as ferramentas de gestão de tarefas a que nos referimos aqui tem um objetivo diferente dos sistemas de help desk. Enquanto este último serve para gerenciar as demandas que chegam ao setor de TI em forma de pedidos e solicitações, a ferramenta de gestão de tarefas é utilizada para gerenciar projetos iniciados pelo próprio setor de TI, como desenvolvimento de novos softwares e soluções.

6. Software de gestão de TI

Um software de gestão de TI pode centralizar uma ou mais ferramentas das que citamos aqui em uma única plataforma. Com essa solução, a gestão de TI se torna ainda mais estratégica, já que oferece o controle sobre os custos, contratos, licenças e ativos das empresas.

Um dos principais recursos de um software de gestão de TI é o inventário de ativos, uma lista de todos os recursos da empresa: desktops, notebooks, monitores, teclados, mouses, acessórios, tablets, smartphones, impressoras, telefones, relógio ponto, modens, roteadores e servidores.

Nesta ferramenta de gestão de TI , também é possível fazer a gestão de licenças, acompanhando todos os softwares que estão em uso na empresa e o usuário atribuído para cada uma das licenças. Com esse controle, fica mais fácil para a equipe de TI acompanhar as datas de contratação e expiração dos softwares e também licenças sem uso, e que podem ser canceladas para redução de custos.

Por fim, outra funcionalidade bem comum de um software de gestão de TI é a gestão de contratos. Afinal, um setor de TI costuma ser responsável por diversos contratos da empresa: telefonia, internet, licenciamento de softwares, centrais telefônicas, servidores, dentre outros fornecedores. Na ferramenta, é possível acompanhar a data de vencimento e arquivar os documentos assinados.

O software de gestão de TI agiliza diversos processos na rotina do setor de TI. Fazer a solicitação ou a devolução de equipamentos, por exemplo, se torna uma tarefa muito mais simples e rápida com um inventário automatizado. A visão panorâmica da operação também facilita a tomada de decisões e oferece previsão orçamentária da estrutura de tecnologia.

Conclusão

Além de profissionais capacitados e processos bem definidos, um setor de Tecnologia da Informação também necessita de ferramentas que potencializem a execução e o valor estratégico das demandas.

Algumas delas, que citamos aqui, são essenciais. Mas existe uma infinidade de ferramentas e tecnologias que podem ser utilizadas nas atividades operacionais e gerenciais de TI. Na sua empresa, você está precisando de alguma dessas soluções? A dica é fazer uma boa pesquisa de mercado e se manter sempre atualizado das tendências e novidades, que surgem a todo momento.

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