8 práticas para reduzir custos de telecom da sua empresa

Veja dicas úteis para reduzir custos de telecom e saiba como a gestão estratégica de telecomunicações pode ajudar nessa tarefa, otimizando seus recursos

Com a chegada da pandemia, o uso de serviços de telecom – como internet e telefonia – teve um aumento considerável nas empresas. Afinal, para manter suas operações, a maioria teve que iniciar ou acelerar o processo de transformação digital, investindo em soluções de TI, trabalho remoto e canais digitais.

Em alguns casos, o aumento do consumo também significou despesas maiores. Por isso, é cada vez mais importante garantir uma gestão inteligente de telecom, com foco na redução de custos em telefonia.

O mundo será cada vez mais digital, por essa razão a infraestrutura de telecom e TI, assim como os canais digitais, serão fundamentais. Além disso, o trabalho remoto deve continuar popular agora que sua viabilidade foi constatada.

É o que mostra uma pesquisa de práticas globais de gestão de custos e tendências de transformação empresarial. Segundo o levantamento, as principais prioridades do novo modelo operacional devem ser:

• Melhorar a infraestrutura de TI – 78%
• Habilitar o trabalho remoto – 76%
• Permitir ações de pré-venda, venda e pós-venda por meio de canais digitais – 72%

Portanto, os custos com telecom nas empresas só tendem a aumentar nos próximos anos, assim como a intenção de reduzi-los. O estudo mostra ainda que, em relação ao índice anterior à pandemia, a probabilidade das empresas adotarem iniciativas para reduzir custos aumentou globalmente em 74%. Afinal, isso é essencial para gerar novos recursos que permitam investimentos na transformação digital e na atração e conquista de mais clientes.

Nesse artigo, vamos ver algumas práticas para ajudar com essa tarefa e gerar recursos que podem ser melhor utilizados em outras áreas e investimentos.

8 práticas para reduzir custos de telecom da sua empresa

1) Faça um inventário de recursos de telecom e TI

O primeiro passo para reduzir os custos com telecom é conhecer a sua estrutura completa de telecomunicações, bem como identificar quem é o responsável por cada linha. Isso significa fazer um inventário dos seus ativos e licenças de telecom e TI, como:

• Telefones móveis e fixos;
• Linhas e ramais,
• Links de dados;
• Modens e roteadores;
• Servidores;
• Computadores, notebooks e tablets;
• Softwares, sejam eles desenvolvidos internamente ou licenças de terceiros.

O inventário oferece um panorama completo que facilita a gestão estratégica de telecom. A partir dele, fica mais simples identificar a origem de custos, como manutenções periódicas e equipamentos e licenças em desuso, para reduzir gastos desnecessários.

2) Realize uma auditoria das faturas de telecom mensalmente

Depois de conhecer a estrutura de telecom é preciso entender quais são os serviços que estão sendo utilizados, quais estão sem uso e o que está sendo pago. Para isso, a auditoria de faturas faz uma análise detalhada das contas e identifica possíveis erros em contratos que possam ser contestados junto ao provedor de serviços.

Esse processo é fundamental na redução de custos em telefonia, principalmente se a empresa possui muitas linhas de telefone e internet ativas, o que torna o controle de faturas mais difícil e aumenta os riscos de desperdício.

Auditorias detalhadas e profundas permitam identificar, entre outras divergências:

• Informações incompletas, erros e inconsistências nas contas;
• Tarifas incorretas;
• Pacotes não contratados;
• Lacunas ou sobretaxas no contrato;
• Serviços que estão sendo pagos, mas não utilizados;
• Reajustes periódicos, já que as operadoras muitas vezes aplicam os reajustes fora dos prazos (antes de 12 meses) e com taxas diferentes do contratado.

Leia mais: Auditoria e contestação de faturas para a Savas & Heinzen

3) Verifique possíveis ofensores

Uma auditoria interna permite identificar possíveis ofensores, ou seja, custos desnecessários, potenciais de readequações ou bloqueios para otimizar o consumo e o custo final.

São alguns exemplos de ofensores de telecom:

• Ligações com CSP (Código de Seleção de Prestadora) de outras operadoras, o que gera um custo adicional com tarifas muito acima das convencionais;
• Uso do celular corporativo e outros recursos de telecom fora do horário de trabalho;
• Utilização excedente ao permitido e consumo de pacotes compartilhados da equipe;
• Uso de serviços ou aplicativos desnecessários às atividades de trabalho, como SMS e interatividade (promoções e serviços de quiz, jogos e notícias);
• Ligações ou recebimentos de chamadas para números específicos (black ou whitelist).

4) Crie uma política de uso para seus colaboradores

Estabeleça algumas regras simples e objetivas para orientar os funcionários sobre o melhor uso das ferramentas de telecom na empresa e coloque em prática a partir da configuração dos bloqueios e permissões. Por exemplo, defina o horário de trabalho dos seus colaboradores e, a partir disso, faça restrições para evitar que utilizem o celular fora dessa janela de tempo ou que permaneçam em atividade além da carga estipulada.

Para divulgar e estimular a adoção das boas práticas, você pode educar as equipes de duas formas:

1) Treinamentos – Permitem alinhar todos à mesma mensagem, de forma interativa e no mesmo momento;

2) Playbooks – Podem ser consultados facilmente para esclarecer dúvidas e resolver problemas a qualquer instante.

Além disso, estimule a participação de todos, com sugestões para a elaboração ou atualização das suas políticas de uso. Essa é uma boa maneira de despertar a consciência para iniciativas que ajudem a reduzir ainda mais os custos de telecom.

No mercado, existem algumas ferramentas dedicadas ao gerenciamento dos celulares corporativos (MDM), que permitem o controle e a aplicação de bloqueios para estancar gastos desnecessários.

Por fim, para um controle efetivo é necessário monitorar a operação com um bom software de gestão de telecom. Dessa forma, você consegue supervisionar o consumo de cada linha, com relatórios completos de rateio de despesas.

Um dos objetivos do rateio é fazer com que as empresas consigam visualizar as despesas de forma segmentada, por setor ou por colaborador. Assim, é possível ter uma visão do custo que os recursos não utilizados representam dentro do orçamento de cada um dos setores.

5) Desative as linhas e recursos que não são mais utilizados

No Brasil, a taxa de rotatividade de colaboradores (ou turnover) é a mais alta do mundo, portanto essa é a realidade na maioria das empresas. Dessa forma, é preciso estar atento às mudanças no quadro operacional para evitar desperdícios. Afinal, no momento em que as equipes mudam, muitas linhas, equipamentos ou serviços podem deixar de ser utilizados.

Por isso a importância de contar com dados sempre atualizados em um inventário e manter um histórico documentado da movimentação dos ativos de telecom e TI entre os colaboradores. É preciso monitorar constantemente e desativar os serviços em desuso para assegurar-se de que a empresa não esteja pagando faturas que nem deveriam mais existir, gerando custos que somados podem ter um grande impacto no longo prazo.

6) Invista em soluções de Automação de Processos Robóticos (RPA)

A Automação de Processos Robóticos (RPA da sigla em inglês) é o uso de bots para automatizar tarefas manuais e repetitivas, uma das melhores formas de reduzir erros e custos. Por essa razão, esse é um mercado em plena expansão, que deve atingir US$ 2,1 bilhões em 2021, segundo relatório da Forrester.

Portanto, faça uma análise e identifique quais rotinas podem ser automatizadas com soluções RPA em sua empresa, como por exemplo o processo de extração automática de faturas ou o rateio de despesas. Quanto menor a intervenção humana, mais tempo do colaborador pode ser economizado, fazendo com que ele centralize o foco em outras tarefas importantes e que necessitam do raciocínio humano, como o relacionamento com o cliente, vendas e marketing, por exemplo.

7) Organize o fluxo de pagamentos e evite juros e multas

Muitas empresas acabam pagando juros e multas em função de problemas internos ou das operadoras. A demora na disponibilização ou extração dos boletos e atrasos na data de pagamento podem ocasionar penalidades com valores expressivos.

Por isso, é importante conhecer as datas de vencimento de todas as suas faturas – que provavelmente estarão distribuídas em diversos dias no mês – para definição de um fluxo de pagamentos organizado.

Outro ponto importante a ser observado é a confirmação dos pagamentos, já que podem ocorrer cortes nos serviços ou até mesmo a negativação das empresas em função de valores em aberto não identificados. Para deixar o processo eficiente, é necessário registrar e centralizar os comprovantes, pois caso a operadora não identifique o pagamento, o cliente precisará apresentá-lo para regularizar a situação.

8) Tenha um controle dos seus contratos

Contratos vencidos muitas vezes perdem a condição negociada (descontos e benefícios) e podem custar muito mais no momento da renovação. Caso seja do seu interesse seguir com o contrato, esteja atento à data de renovação e faça um contato ativo com a prestadora para negociar.

Você também pode pesquisar planos oferecidos por empresas concorrentes, que estejam mais alinhados com as suas necessidades para comparar. Com essas informações, você tem mais poder de barganha para negociar com o atual provedor. Essa pode ser uma das maneiras mais rápidas e efetivas de reduzir custos com telecom.

Mas atenção: antes de realizar qualquer movimentação ou troca de fornecedor, é importante validar as multas de cada contrato, conta ou serviço, pois os valores aplicados podem ser bem significativos. Dessa forma, você também evita gerar custos indesejados.

Invista na gestão de telecom

Deu para perceber que a gestão de telecom com foco na redução de custos em telefonia exige bastante tempo, trabalho e dedicação, não é? De fato, são diversos aspectos a serem observados. Porém, na grande maioria dos casos, investir em gestão de telecom significa economia. Independente do porte da empresa, o resultado final irá valer a pena.