Telefonia corporativa: como reduzir o consumo de dados móveis?

Saiba maneiras de reduzir o consumo de dados móveis sem interferir na produtividade e dicas práticas de como fazer isso por meio de uma gestão de telecom estratégica

Hoje a internet móvel é fundamental para a maioria das empresas realizar suas atividades. Afinal, quase nenhum negócio pode operar sem esse importante recurso de telecom.

À medida que o conceito de mobilidade corporativa ganha cada vez mais espaço nas empresas, também cresce o consumo de dados móveis. Por isso, um trabalho de gestão de telecom eficiente e estratégico também buscará alternativas para otimizar esse consumo e reduzir custos.

Nesse texto vamos ver algumas dicas de como é possível diminuir o consumo de dados móveis e ao mesmo tempo manter a eficiência e produtividade das equipes.

Por que reduzir o consumo de dados de telefonia móvel corporativa?

Dispositivos como celulares, smartphones e tablets são capazes de impulsionar as atividades de quase todo tipo de negócio, oferecendo a chamada mobilidade corporativa.

Esse conceito nada mais é do que um conjunto de ações para oferecer recursos e viabilizar que os colaboradores executem suas atividades de qualquer lugar, tornando a rotina de gestores e funcionários muito mais ágil e fácil.

Por exemplo:

• Com um smartphone conectado, um vendedor pode se comunicar e enviar diversos tipos de arquivo para prospects e leads e conduzir as vendas até a conversão, editar planilhas e enviar relatórios de maneira rápida, de qualquer lugar;

• Um técnico de suporte pode acessar tutoriais, conversar com sua equipe e emitir ordens de serviço imediatamente, de onde estiver;

• Na logística de entregas, os profissionais podem conferir suas rotas e acompanhar o roteiro de próximas entregas e prazos, em tempo real.

Esses são só alguns dos exemplos que mostram a importância da mobilidade corporativa para aumentar a eficiência, produtividade e rentabilidade dos negócios.

Mas, conforme essa realidade aumenta sua importância na rotina das empresas, surgem também alguns desafios. Um dos maiores é reduzir o consumo de dados de telefonia móvel.

Se há alguns anos os gastos com tarifas altas de ligações eram o foco principal das preocupações da gestão de telecom na redução de custos, hoje, os dados móveis também ocupam esse lugar. Até porque, diferente das ligações, que são ilimitadas na maioria dos planos, nenhuma operadora oferece um pacote de dados ilimitado.

5G e os novos desafios para reduzir o consumo de dados

Atualmente as operadoras de telecom estão se preparando para a chegada da internet móvel 5G. Devido a sua grande velocidade de download e upload, o 5G deve aumentar o consumo de dados de telefonia móvel em até 4 vezes nos próximos anos.

O que se observa até o momento, é que de maneira geral as operadoras devem redesenhar seus modelos de negócio para oferecer planos com pacotes de voz ilimitados e a possibilidade de cobrança de pacotes avulsos após a utilização da franquia.

Confirmando-se essa tendência, devemos estar diante de mais um grande desafio para reduzir o consumo de dados, já que os pacotes de internet móvel nunca foram tão úteis e necessários.

Por isso, as empresas também precisam cada vez mais buscar métodos eficazes para a gestão de telecom inteligente, ou verão suas faturas ficando cada mês mais altas.

Consumo de dados por tipo de atividade na rede

Antes de saber formas de economizar, é importante ter em mente qual o consumo de dadps para as atividades principais que os colaboradores da sua empresa executam.

Você sabe quanto do seu pacote de dados é gasto quando assiste a um vídeo no YouTube ou baixa um PDF anexo ao seu e-mail, por exemplo? Confira as estatísticas aproximadas de consumo de dados por tipo de atividade realizada na internet.

Como reduzir o consumo de dados na telefonia corporativa

Os dados móveis têm gerado custos altos nas suas faturas de telecom? Para ajudar sua empresa a diminuir o consumo de dados móveis e economizar, separamos algumas dicas.

1) Identifique as necessidades da sua operação

Caso sua empresa possua muitos profissionais que executam serviços externos utilizando a internet, provavelmente o consumo de dados móveis será maior do que o de empresas onde a maior parte da equipe trabalha no escritório. Dependendo da época do ano, o consumo de dados também pode aumentar, em função de necessidades específicas do seu tipo de negócio.

Portanto, é essencial analisar a sua operação e verificar a real necessidade de consumo de dados móveis. Esse é o primeiro passo para iniciar uma redução de custos. Nesse sentido, uma boa análise das suas últimas faturas pode fornecer informações valiosas para definição do perfil de consumo da sua empresa, por exemplo: quais são os setores e/ou quais os colaboradores que consumem mais dados móveis?

Por meio dessa análise, também é possível identificar possíveis desvios ou ofensores que estão gerando desperdício de recursos. Além disso, olhar para o seu histórico de consumo é fundamental para prever seu orçamento e contratar o pacote de dados de telefonia móvel ideal.

Leia mais: Serviços de telecom e TI: tudo o que você precisa saber antes de contratar para sua empresa

2) Contrate o pacote de dados móveis ideal para sua empresa

Se o uso de dados móveis é baixo na sua empresa, a melhor opção pode ser um pacote com uma franquia menor ou um plano compartilhado, de forma que não haja sobras e você não tenha que pagar por serviços que acaba não usando.

No plano compartilhado, os celulares de uma mesma conta dividem o uso de uma franquia. Por exemplo: você contrata um plano com 40GB de internet mensal, que pode ser utilizado por até 5 linhas. O pacote de dados e o número de linhas varia de acordo com cada operadora.

Já se a sua empresa tem um grande consumo de dados móveis, é melhor escolher um pacote mais robusto, o que evita o pagamento de franquias adicionais. Nesse caso, seria interessante a contratação de um plano individual. Como o próprio nome sugere, a franquia não é compartilhada e cada colaborador utiliza o pacote de forma exclusiva, de acordo com as suas necessidades.

Leia mais: Plano compartilhado x plano individual: qual a diferença?

Algumas operadoras também oferecem planos com acesso gratuito a determinados aplicativos e às redes sociais, sem descontar da franquia de dados. Se essa for a necessidade da sua empresa ou de algum departamento em específico, também é válido considerar a contratação desse tipo de plano.

Para facilitar a escolha, faça uma busca das opções ofertadas pelas prestadoras de telecom e compare os planos com as suas necessidades. Aproveite as plataformas especializadas em gestão de telecom, que fazem esse comparativo de forma automatizada a partir das informações do seu perfil de consumo.

3) Limite a utilização dos serviços de dados

Crie algumas regras básicas e claras sobre o uso de recursos de telecom na empresa. Para estimular a adoção de boas práticas que reduzam o consumo de dados, você pode realizar treinamentos, implementar uma política de uso de celular corporativo ou disponibilizar playbooks para orientar e esclarecer rapidamente dúvidas e problemas. A tabela que disponibilizamos acima, por exemplo, pode ser um bom ponto de partida para a construção de um material informativo sobre consumo de dados.

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Porém, caso alguns colaboradores não sigam as regras determinadas, exagerando nos gastos, é preciso criar limites. Uma forma de fazer isso é restringir alguns tipos de acesso, como redes sociais por exemplo, caso não sejam necessárias para as atividades.

Mais uma vez, a ajuda da tecnologia é importante para realizar esse controle com eficiência. Existem softwares de gestão de telecom e MDM que conseguem monitorar e até mesmo bloquear o consumo de dados realizado fora do horário de expediente, por exemplo.

As faturas detalhadas que você recebe das operadoras até trazem essas informações, mas analisar uma a uma de forma manual pode ser inviável dependendo do número de linhas e celulares que sua empresa possui. Com o auxílio da tecnologia e de ferramentas especializadas, você pode monitorar o consumo de cada linha e ter relatórios completos de forma automatizada.

4) Estimule o uso do wi-fi sempre que possível

Outra boa prática que deve ser adotada em sua política de uso de dados é o estímulo para que os funcionários utilizem uma rede wi-fi sempre que possível.

A maioria dos aparelhos faz a troca da rede de telefonia móvel para o wi-fi de forma automática sempre que reconhece uma rede. Assim, fica mais simples reduzir o consumo de dados, pois o wi-fi não gera nenhum custo extra para a sua empresa, e ao mesmo tempo, mantém a conexão que permite a continuidade dos trabalhos.

5) Desative o consumo de dados em segundo plano

Muitos aplicativos instalados em smartphones e tablets são configurados para realizar atualizações e notificações automáticas – redes sociais e apps de notícias são alguns exemplos. Por isso, continuam consumindo o pacote de dados mesmo que estejam em segundo plano, em stand by.

Dessa forma, sem que se perceba, os dados são consumidos em tarefas que não agregam muito valor. Muitos desses aplicativos podem ser usados no modo offline, como os mapas, por exemplo, economizando o pacote de dados.

Por essa razão é preciso garantir que esses aplicativos permaneçam desativados após o uso, ou então configurá-los para que atualizações e notificações aconteçam somente depois de autorizadas ou que sejam feitas dentro de uma rede wi-fi.

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6) Faça uma auditoria mensal de faturas de telecom

Esse processo é crucial para reduzir os custos com o consumo de dados, ainda mais se a sua empresa tem muitas linhas de telefone e internet ativas. Quanto maior o número de linhas, mais complexo se torna o controle de faturas e maior é o risco da sua empresa ter gastos desnecessários.

Por meio de uma auditoria detalhada e profunda, será possível identificar:

• O dia, horário e a quantidade de dados consumidos;
• Custos com telecom divididos por setores ou ativos;
• Quantidade de dados utilizados acima do plano contratado.

Dessa forma, é fácil entender em detalhes quais são as linhas que mais consomem dados móveis e também aquelas que nem estão utilizando esse serviço, evitando que se pague por pacotes não utilizados.

7) Utilize um software MDM

Para garantir que todas as configurações e políticas de uso estejam sendo cumpridas corretamente, você pode utilizar um software de MDM – ou Mobile Device Management. Esse tipo de ferramenta possui diversas funcionalidades para monitorar o uso dos dispositivos móveis da sua empresa. O controle de custos e o bloqueio de acesso à determinados sites e aplicativos são algumas delas.

Fazendo uso do MDM, você consegue controlar e limitar o tempo de chamadas telefônicas e o uso de dados móveis, bem como verificar qual o tipo de rede e quais aplicativos estão sendo utilizados – até de forma individual, se for o caso.

Leia mais: MDM no home office: por que gerenciar dispositivos móveis deve ser prioridade

Conclusão

Toda empresa deve estar sempre em busca de novas estratégias para reduzir o consumo de dados, bem como novos conhecimentos e tecnologias que permitam garantir o equilíbrio financeiro, sem afetar a operação e a produtividade de suas equipes.

Por isso, é cada vez mais importante preparar-se e garantir uma gestão de telecom inteligente, focada em reduzir custos para gerar recursos que podem ser melhor utilizados em outros setores e investimentos.