Quais relatórios de telecom sua empresa precisa para ter uma gestão eficiente?

Pense no dia a dia da sua empresa. Quantas atividades você faz ao longo da jornada de trabalho que incluem o uso de internet, computadores ou redes celulares? A presença das telecomunicações é cada vez maior nas organizações e, de acordo com um levantamento, 98% das empresas brasileiras fazem uso da internet. Outras 68% adotam o celular corporativo.

Devido à intensa informatização dos processos, é de suma importância que as empresas façam uma boa gestão de telecom. As telecomunicações abrangem todo tipo de tecnologia e ferramentas utilizadas para comunicação à distância por voz, vídeo ou texto, hoje essenciais na rotina das organizações.

No caso das telecomunicações, uma das ferramentas mais importantes no gerenciamento dos processos, pessoas e ativos é o relatório de telecom, documento que permite a análise de indicadores e tarifas de mercado.

Quer saber mais? Neste texto, vamos explicar como funcionam e quais são os principais relatórios de telecom que uma empresa deve ter.

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O que são relatórios de telecom?

De forma geral, relatórios são documentos que ajudam os gestores de diferentes setores empresariais a tomar decisões, apresentando um conjunto de dados e informações de forma organizada. Normalmente, esses dados se referem a um período determinado de tempo, ou seja, os relatórios podem ser diários, semanais, anuais etc. É a partir dos relatórios que se pode analisar resultados, identificar onde é possível cortar custos, reorganizar processos ou alterar fluxos de trabalho.

No caso específico da telecom, existem diversos tipos de relatórios: de consumo, de custos, de auditoria, entre outros. Cada um destes documentos apresenta, em detalhes, as informações referentes ao aspecto analisado. Para obter informações mais aprofundadas e identificar padrões no dia a dia da empresa, é possível cruzar dados de diferentes relatórios, fazendo uma análise mais profunda do conteúdo apresentado.

Os principais relatórios de telecom

Cada um dos relatórios de telecom irá apresentar dados específicos sobre sua empresa. Conheça melhor os principais tipos de relatório que podem ser gerados:

Relatório de consumo

Cada vez que um colaborador acessa uma reunião ou um aplicativo, por exemplo, é gerada uma conexão e, consequentemente, consumo. A partir do relatório desses dados, é possível analisar os acessos. É um dos relatórios de telecom mais básicos e essenciais para as empresas. O relatório de consumo mostra também dados sobre consumo de voz (como minutos falados, por exemplo), consumo de SMS, acessos sem consumo (linhas em desuso), entre outros.

Relatório de custos

Como o próprio nome indica, esse documento demonstra a distribuição dos custos que a empresa tem com telecom. É com base nos dados desse documento que os gestores podem identificar as despesas com consumo, eventuais multas ou tarifas específicas e outros valores que podem ser cobrados.

Relatório de recursos não-utilizados

Muitas vezes, a empresa contrata mais serviços do que realmente utiliza. Com o relatório de recursos, é possível encontrar acessos parados, como os de colaboradores que já não integram mais o quadro da empresa, ou uma “sobra” no plano de telefonia contratado, por exemplo.

Relatório de janela comercial

Permite visualizar o consumo por horário. A partir desses dados, a empresa pode até mesmo identificar usos indevidos dos equipamentos de telecom, caso algum colaborador tenha acessos fora de seu horário de trabalho.

Relatório de auditoria

Mais detalhado, o relatório de auditoria é uma análise crítica das faturas em busca de erros e divergências e até possíveis cobranças indevidas. Nele, é feita uma validação dos valores que estão sendo cobrados na fatura e se eles condizem com o que foi contratado no plano. Também é possível identificar se foi feito algum reajuste da mensalidade (e se esse reajuste está correto).

Leia mais: Auditoria e contestação de faturas para a Savas & Heizen

Além dos relatórios apresentados acima, que são os mais comuns, existem outras opções como os documentos que tratam do rateio de custos, do comparativo de planos e da análise de contas (que permite projetar o consumo dos próximos meses a partir das condições atuais). Há ainda os relatórios de “top users” por categoria (colaboradores que mais utilizam dados, chamadas de voz ou SMS, por exemplo), além de relatórios de “whitelist” e “blacklist”.

Por que sua empresa deve ter relatórios de telecom?

Diversas razões justificam a produção de relatórios de telecom. É com base nesses documentos que os gestores do setor irão compreender a fundo o perfil de consumo da empresa. Ou seja, o relatório funciona como um diagnóstico do uso de telecom. A partir das informações contidas nos relatórios será possível entender se a empresa precisa de mais equipamentos, se pode reduzir os planos contratados, se é possível economizar em recursos com telefonia, entre outros.

A geração de relatórios de forma automatizada também é um diferencial especialmente por três fatores:

• Otimização de tempo;
• Segurança das informações;
• Redução de erros.

Quando processadas automaticamente por uma plataforma de gestão de telecom como a VC-X Sonar, as faturas de telecom são examinadas rapidamente, estruturadas e organizadas de modo a facilitar o entendimento. Isso reduz a carga de trabalho operacional e dá mais tempo para que os responsáveis façam a análise das informações.

Outro benefício dos relatórios é a possibilidade de cruzar informações. Dados isolados podem não ser de grande ajuda aos gestores. No entanto, ao serem comparados e lidos em conjunto com outros relatórios, podem fornecer insights importantes para a tomada de decisão. Os relatórios de consumo e de custos, por exemplo, podem ser analisados juntos para que as decisões sejam mais assertivas e eficazes.

Conclusão

No que diz respeito à telecom, cada empresa tem suas necessidades e isso se reflete também nos relatórios essenciais para cada organização. Entre os mais básicos estão os relatórios de consumo e de custos, dois documentos que contribuem para a visualização de informações importantes para as empresas em geral.

Se você se interessou em contar com relatórios automatizados sobre diferentes aspectos de telecom, conheça a solução VC-X Sonar, que pode auxiliar na geração dos documentos e na gestão de telecom da sua empresa. Entre suas principais funcionalidades está a geração de relatórios. Por meio de automação, o sistema faz a extração automática dos dados das faturas, além de estar integrada com as principais operadoras de telefonia do país.

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