Custos de manutenção de TI no home office: como a locação de equipamentos gera economia para a empresa

Os últimos anos foram de muitas transformações no mundo do trabalho e uma das que mais impactou as empresas e a vida dos colaboradores foi a transição para o home office. Em 2020, com o início da pandemia, 9,2 milhões de brasileiros passaram a trabalhar nesse formato — cerca de 11% das pessoas ocupadas no país.

Para regulamentar a modalidade, a Medida Provisória 1108/22, publicada em 28 de março de 2022, estabelece alguns critérios que devem ser seguidos por aqueles que adotam o teletrabalho. A MP também trata de um dos principais pontos que afetam o trabalho à distância: o acesso a equipamentos.

Muitos trabalhadores brasileiros que precisam aderir ao home office não possuem um espaço dedicado ao escritório em suas casas. Da mesma forma, nem sempre possuem equipamentos como computadores e celulares que possam ser utilizados para o trabalho remoto. Por isso, a adesão ao home office exige que as organizações tomem medidas que possibilitem e garantam a manutenção da produtividade, a comunicação entre as equipes e a infraestrutura necessária para o desempenho das atividades.

Mas equipamentos de TI como notebooks, smartphones, impressoras e câmeras para acesso a videoconferências não precisam, necessariamente, ser adquiridos: é possível contar com sistemas de locação, que traz redução de gastos à empresa e praticidade na hora de disponibilizar recursos aos colaboradores.

Neste artigo, você vai entender melhor como funciona essa solução para a rotina de trabalho remoto.

Quais equipamentos de TI são usados no home office?

Quando as empresas se viram obrigadas a migrar para o modelo remoto, a manutenção dos equipamentos precisou ser feita de uma forma diferente, saindo da empresa diretamente para a casa dos funcionários. Mas mesmo antes da pandemia, muitas organizações já cediam equipamentos aos colaboradores, fornecendo-os especialmente em regime de comodato.

Entre os principais equipamentos de TI utilizados remotamente pelos funcionários estão notebooks e celulares corporativos. Eventualmente, as empresas também oferecem mesas de trabalho, cadeiras e ajuda de custo com eletricidade, planos de celular ou internet.

O que você precisa saber sobre custos de manutenção de equipamentos de TI

Em um contexto em que a tecnologia avança de maneira acelerada, itens de telecom e Tecnologia da Informação “envelhecem” muito rapidamente e precisam de atualizações constantes para que se mantenham funcionais.

No caso dos equipamentos de TI, o custo vai além do que se paga na aquisição do material, pois deve-se considerar as despesas com gestão dos ativos, manutenção, operação e também a depreciação dos recursos ao longo de seu ciclo de vida.

O custo com manutenção de TI varia de empresa para empresa, a depender da quantidade de ativos que a organização possui. Porém, tudo isso tem grande impacto sobre a gestão financeira das organizações. Manutenções realizadas para corrigir problemas existentes costumam ser mais caras do que as manutenções preventivas, realizadas periodicamente com o intuito de preservar o bom funcionamento dos softwares e sistemas.

O departamento de TI é responsável por acompanhar os ativos ao longo de sua vida útil e por otimizar a divisão orçamentária entre manutenções e aquisições. Isso é feito a partir do monitoramento dos ativos, identificação dos usuários atrelados a cada recurso, agendamento de suportes e também o reconhecimento do momento certo de desativar equipamentos que apresentem defeitos ou estejam obsoletos.

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Locação de equipamentos reduz custos no home office

Antes de falar sobre a locação de equipamentos, é necessário entender os custos de manutenção de equipamentos de TI para que a empresa possua materiais próprios. São os custos totais de propriedade (ou TCO, sigla do inglês “Total Cost of Ownership”) que envolvem todas as despesas relacionadas com os equipamentos que a empresa possui.

Esse valor vai além do preço pago pelo equipamento porque engloba também os custos de manutenção de sistemas e de recursos físicos, o entendimento da vida útil do produto até que seja necessário adquirir um novo, visitas técnicas, backup, atualização de software e de sistemas, reposição de peças e substituição de equipamentos danificados, entre outros.Um levantamento da consultoria Gartner já havia apontado que a manutenção é responsável por 75% do orçamento de TI nas empresas.

Neste cenário, a locação de equipamentos de TI no home office traz diversas vantagens. O serviço permite ao funcionário separar seus dispositivos pessoais dos recursos de trabalho e também dá acesso a equipamentos de ponta por um valor mais acessível porque os custos totais de propriedade serão reduzidos.

A empresa locatária também não é a responsável pela manutenção, por exemplo, que fica a cargo do prestador de serviço de locação, assim como os custos destinados à logística e suporte técnico dos equipamentos. Além disso, a locação proporciona maior agilidade na troca de equipamentos danificados e o tempo de troca é mais rápido, o que, no caso do trabalho em home office, reduz o período de inatividade do colaborador, sem prejuízo para sua produtividade.

Hoje, há diversas empresas que oferecem o serviço de locação de equipamentos e, para escolher o melhor fornecedor, é imprescindível ter todas as informações sobre seus ativos e como eles são utilizados pelos funcionários. Assim, é possível encontrar fornecedores de equipamentos que atendam às necessidades específicas do seu negócio.

Para averiguar os custos e fazer a melhor escolha, é importante que a empresa coloque tudo na ponta do lápis para atender as necessidades de TI de sua equipe em home office. Responda questões como:

• Qual é o orçamento destinado à TI?
• Como essa verba é distribuída?
• Quais são os gastos mensais com manutenção, aquisição e substituição de equipamentos?

Tendo isso em mente, é possível comparar com o orçamento de locação e identificar se esse sistema vale a pena para a organização e para seus funcionários.

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Conclusão

Mesmo com a retomada da rotina presencial em muitas empresas, uma das principais tendências para o trabalho nos próximos anos é um modelo híbrido, em que o colaborador passa alguns dias trabalhando na sede e outros, à distância. Além disso, muitas profissões devem se manter em trabalho remoto porque não dependem da presença física dos colaboradores.

Para que as rotinas — híbridas ou 100% remotas — funcionem, é preciso encontrar maneiras de manter os colaboradores conectados sem que isso impacte negativamente o caixa da empresa. A locação de equipamentos se mostra uma vantagem pela praticidade, economia e simplificação na gestão dos ativos.

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