Licenças de software: saiba quais os problemas mais comuns e como evitá-los
Mais do que uma proteção aos direitos autorais do fabricante, o licenciamento garante às empresas maior eficiência no uso do software contratado.
A alta competitividade do mercado requer que as empresas invistam em soluções para o aumento da produtividade e redução dos custos. A adoção de softwares é uma das estratégias que melhoram os processos internos e também otimizam o tempo da equipe e podem trazer mais resultados. No caso das startups, por exemplo, o uso de software é imprescindível para as empresas de base tecnológica escalarem seus negócios.
No entanto, seja gratuito ou não, todo software possui licença de uso, que consiste em um contrato da desenvolvedora com todos os termos e condições que devem ser seguidos na sua utilização. Além de proteger os direitos autorais do fabricante, o licenciamento também garante que todos os recursos funcionarão corretamente.
Para evitar problemas judiciais e até mesmo falhas, a recomendação é fugir da pirataria e ter cuidado com o licenciamento dos programas usados na empresa. Essa tarefa que faz parte das responsabilidades da gestão de TI não pode ser negligenciada. Mas, como administrar as licenças de software do jeito certo?
O que são licenças de software?
Basicamente, as licenças de software definem todos os limites que um usuário pode ter em relação a um programa, em função dos direitos autorais. Por sua vez, o direito autoral é um mecanismo que protege o software de uso indevido, cópias e/ou alterações não autorizadas.
Toda empresa que utiliza softwares licenciados precisa ficar atenta às cláusulas do contrato, porque podem sofrer penalidades judiciais em caso de infração. Outro motivo pelo qual a organização deve se preocupar com o licenciamento é a garantia de atualizações periódicas de segurança e regras claras sobre suporte e manutenção, que podem constar em contrato.
Problemas causados pela falta de licenças de software nas empresas
Muitas vezes, por negligência ou falta de conhecimento, muitas empresas usam softwares não licenciados. Além de configurar pirataria, isso gera uma série de problemas, como os que listamos a seguir. Confira:
Falta de segurança
Na maioria dos casos, programas não licenciados são mais vulneráveis ao ataque de hackers, que eventualmente podem vir acompanhados de vírus ou códigos maliciosos capazes de roubar dados, senhas e documentos sigilosos. Essa inclusive é uma das grandes razões pelas quais os hackers produzem cópias piratas de softwares.
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Perda de funcionalidades
Todo software licenciado recebe atualizações constantemente. Além de corrigir problemas com instabilidade e falhas de compatibilidade com o sistema operacional, elas servem para adicionar novas funcionalidades. Porém, quando o software não é licenciado, deixa de receber todas essas atualizações, podendo perder recursos e até deixar de funcionar.
Ausência de suporte técnico
A produtividade de uma empresa depende do funcionamento correto de todas suas ferramentas. Quando alguma delas apresenta falhas, o ideal é contar com um suporte que seja capaz de resolver o problema o mais rápido possível. No caso dos softwares não licenciados, a empresa nunca dispõe desse serviço para solução de falhas.
Reputação prejudicada
No meio corporativo, a credibilidade é um dos bens intangíveis mais valiosos da empresa e, ao mesmo tempo, um dos mais sensíveis. Pode não parecer, mas o uso de softwares sem licença pode prejudicar a confiança de outras pessoas no seu negócio, já que a pirataria além de afetar a produtividade também é considerada crime.
Penalidades judiciais
Por fim, como já falamos acima, a maioria dos softwares são protegidos com direitos autorais. Muitas pessoas acreditam que podem utilizar programas sem a devida licença por imaginar que nunca serão penalizados. No entanto, a verdade é que o risco de fiscalização existe e a empresa pode ser obrigada a pagar altas multas pelo uso indevido de um programa.
Como evitar problemas com licenças de software
A falta de uma boa gestão de licenças explica problemas técnicos e também prejuízos no caixa das empresas que usam softwares piratas. Há empresas que ainda fazem seu gerenciamento de forma ultrapassada com o uso de planilhas, por exemplo. Mas, essa tarefa, que é uma das responsabilidades da área de TI, pode ser mais eficaz se obedecer alguns passos básicos. Confira nossas sugestões:
1. Use o mesmo e-mail nos cadastros: Todo software que precisa de licenciamento também necessita de um cadastro prévio. O recomendado é a equipe de TI da empresa licenciar os softwares usando sempre o mesmo e-mail. Essa é uma medida de organização e serve principalmente para concentrar os avisos de renovação ou pedidos de atualização. Softwares como o VC-X Sonar, por exemplo, notificam a expiração das licenças, facilitando o controle das informações.
2. Tenha um feedback sobre o uso dos programas: Tente entender o quanto os softwares estão sendo eficientes para a produtividade da empresa, conversando periodicamente com seus colaboradores. Para isso, faça reuniões ou adote outro modelo de interação para ter um feedback a respeito dos programas usados pela empresa.
3. Revise os programas instalados nos computadores: Faça um trabalho de verificação constante para identificar eventuais programas instalados que não estejam mais sendo usados pela empresa. Além de diminuir custos, a ação também ajuda a encontrar softwares que estejam sem licença e possam trazer problemas maiores agora ou no futuro.
4. Tenha uma política de uso de softwares: As regras de uso dos equipamentos de TI e telecom devem estar documentadas e incluir também alertas sobre instalação de novos softwares. Esse documento deve esclarecer também quais são os cargos autorizados para a instalação de softwares, bem como os procedimentos para solicitação de novos programas.
Conclusão
Em resumo, ter as licenças de software em dia é fundamental para garantir que os processos da empresa estejam alinhados para assegurar sua competitividade no mercado. O controle reduz custos, reforça a segurança e ainda aumenta a produtividade. No entanto, esse gerenciamento requer o uso de ferramentas avançadas que permitam uma gestão mais eficaz.
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