A importância de monitorar o ciclo de vida dos ativos de TI
Entenda porque o gerenciamento do ciclo de vida dos ativos é tão importante para a gestão de TI estratégica, trazendo maior controle e produtividade
Nos últimos dois anos, a pandemia trouxe grandes desafios para a transformação digital em empresas de todos os setores e tamanhos. Entre eles a necessidade de investir mais e de maneira estratégica em hardwares e softwares.
Nesse cenário, monitorar o ciclo de vida de ativos de TI tornou-se fundamental para o equilíbrio financeiro e o retorno sobre investimentos em equipamentos e tecnologias. Nesse post vamos ver qual a importância disso, bem como conhecer mais sobre o gerenciamento de ativos de TI e suas vantagens para a gestão de TI inteligente.
O que é gerenciamento de ativos de TI
O gerenciamento de ativos de TI, ou em inglês IT Asset Management (ITAM), é o processo que garante que todos os ativos de TI de uma empresa sejam gerenciados de maneira eficaz, desde a compra até o descarte como lixo eletrônico.
Por isso, o ITAM também é conhecido como gerenciamento do ciclo de vida dos ativos de TI. Seu objetivo é garantir o maior retorno possível sobre o investimento em computadores, notebooks, smartphones, servidores, aplicativos, modems e links de dados, entre outros ativos fundamentais para as atividades de todo negócio.
Segundo estudo da Gartner, empresas que implantam com sucesso o gerenciamento do ciclo de vida dos ativos de TI alcançam até 30% de redução de custos no primeiro ano, e pelo menos 5% em cada um dos cinco anos seguintes. Pense: quanto sua empresa investe hoje e quanto seria 30% de economia projetando o seu cenário?
Isso porque essa prática ajuda a reduzir o custo total de propriedade (TCO) de ativos, uma métrica que calcula, além dos custos iniciais de aquisição, os gastos com a gestão, manutenção, operação e depreciação de ativos como laptops e desktops.
Saiba mais sobre o TCO aqui.
Com uma boa gestão, é possível otimizar ao máximo o ciclo de vida útil dos ativos de TI, desde a negociação de termos de contrato favoráveis até o resgate de valor com o descarte quando necessário.
Os estágios do gerenciamento do ciclo de vida dos ativos de TI
O objetivo principal do gerenciamento do ciclo de vida dos ativos de TI é entender como se formam os custos com hardwares e softwares e como fazer um uso otimizado para garantir um bom índice de ROI (Retorno sobre Investimento).
Sendo assim, os processos devem ser aplicados em todas as etapas, adaptados para atender às características específicas da sua empresa e do seu segmento. Porém, em geral, a maioria dos negócios inclui os seguintes estágios: planejamento, aquisição, implantação, manutenção e desuso.
Estágio 1 – Planejamento
Nessa fase, são definidos quais os ativos necessários para atender a estratégia de negócios da empresa, como serão utilizados, adquiridos e financiados.
Para isso, é crucial uma análise detalhada de vários aspectos. Um deles é o CAPEX e OPEX, categorias de despesas do planejamento financeiro das empresas. Na prática, são duas maneiras distintas de contratar e adquirir produtos e serviços:
- CAPEX, do inglês capital expenditure, são as despesas de capital, como a compra de bens e de serviços. A partir desse tipo de despesa, a empresa se torna proprietária dos bens. Por exemplo: a compra de um computador.
- OPEX, do inglês operational expenditure, são as despesas operacionais. São bens ou serviços que a empresa terceiriza ou aluga e pode usufruir por um determinado período. Nesse caso, ela não se torna proprietária dos bens. Por exemplo: a locação de um computador.
Além disso, também é importante levar em conta o custo total de propriedade (TCO), que já citamos.
Em alguns casos, dependendo da estratégia e das características da empresa, o aluguel de recursos de TI pode ser uma opção muito mais interessante, comparada à compra dos equipamentos.
Leia mais: Locação de notebooks: vale a pena?
Em qualquer uma das situações, para tomar uma decisão final também é fundamental fazer uma análise do inventário de TI da empresa para planejar o que deve ser adquirido e o que já está em estoque e pode ser aproveitado.
Estágio 2 – Aquisição
Começa com uma requisição de compra após o planejamento e seleção de fornecedores, precedidos pela pesquisa de opções, comparação de preços e realização de testes ou demonstrações antes que o ativo de TI seja efetivamente adquirido.
Além disso, a fase de aquisição inclui também a negociação de contratos e as formas de pagamento.
Leia mais: O que é RFP
Estágio 3 – Implantação
Esta etapa é usada para verificar se o ativo atende aos requisitos para os quais foi adquirido, identificar possíveis danos e defeitos e avaliar se está instalado de forma correta e segura antes de ser configurado e colocado em uso.
As melhores práticas do ITAM nesse estágio incluem o uso de ferramentas de gestão de TI para atualização do inventário e atribuição dos ativos de TI aos usuários e locais para o qual serão destinados.
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Estágio 4 – Manutenção ou suporte
Entre outras tarefas, o estágio de manutenção está relacionado com:
- Suporte à todo tipo de problema com equipamentos, bancos de dados, redes e aplicativos, atualizações de software e os reparos necessários;
- Análise prévia para identificar possíveis falhas que possam acontecer pelo uso contínuo;
- Planejamento de manutenções programadas.
Ou seja, os processos da fase de manutenção são responsáveis por garantir a disponibilidade, segurança, confiabilidade e qualidade dos ativos de TI.
A Gartner estima que cerca de 75% do orçamento de TI nas empresas é gasto na manutenção e operação de sistemas, softwares e infraestrutura. Portanto, muitas vezes o custo de propriedade desses ativos pode ser até 3 vezes maior do que o custo de aquisição.
Estágio 5 – Atualização, desuso e descarte
O bom gerenciamento deve sempre considerar com atenção o custo de manter ativos de TI que são muito utilizados em relação às melhorias que podem ser obtidas com a atualização.
Porém, os hardwares têm seu prazo de vida útil e chega a hora em que é preciso dar baixa e descartá-los de forma correta. No caso dos softwares, também é necessário ficar atento ao prazo de renovação, atualizações ou upgrades de planos para que esses ativos sigam agregando o máximo de valor aos negócios.
Para processar as baixas ou as atualizações sem interferir negativamente nas atividades da empresa, devem ser revisadas todas as atribuições de cada ativo. Isso significa fazer:
- Transferência de usuários para outros recursos;
- Atualização do inventário de TI;
- Cancelamento de contratos de suporte;
- Renovações de licença;
- Planejamento de novas aquisições.
Informações e dados sensíveis armazenados em cartões de memória, chips, HDs e SSDs devem ser removidos e armazenados em um novo local seguro.
Em seguida, o ativo pode ser desmontado ou não, dependendo da sua categoria. As peças reaproveitáveis são separadas e o descarte deve seguir as normas ambientais corretas, definidas pela Política Nacional de Resíduos Sólidos.
Isso claro, quando estamos falando de hardwares, ou seja, equipamentos e dispositivos como notebooks, smartphones, tablets, modems, roteadores, entre outros.
Leia mais: Lixo eletrônico: onde descartar?
A diferença na gestão do ciclo de vida de hardwares e softwares
Para um item de hardware, os estágios são bem claros. Mas o processo de gestão do ciclo de vida dos ativos de TI também é aplicado para gerenciar ativos digitais, como softwares. Esses encerram sua vida útil com a possibilidade de renovação, atualização ou upgrade dos planos e licenças.
Por isso, existe um processo específico para a gestão de licenças chamado Software Asset Management (SAM), em português gestão de ativos de softwares, que tem como objetivo a proteção da propriedade intelectual e a sustentabilidade das empresas.
O SAM envolve o controle completo sobre licenças de software, que permite criar e monitorar um cronograma detalhado para evitar que sua empresa fique sem poder usar os softwares e serviços que precisa para dar continuidade à sua operação.
Isso tudo pode ser feito por meio de ferramentas automatizadas, que possuem diversas funcionalidades úteis na gestão de ciclo de vida de ativos de TI, como incluir o cadastro do inventário de TI para a configuração de alertas automáticos que notificam as datas de vencimento de licenças, garantias e contratos, entre outras.
Com a ajuda da tecnologia e da automação, muitas empresas conseguem reduzir os gastos com software em até 30% usando as boas práticas do SAM para gerenciar e otimizar as licenças.
As vantagens de monitorar o ciclo de vida dos ativos de TI
Na medida que as empresas adotam o gerenciamento do ciclo de vida dos ativos de TI com o uso de soluções inteligentes e automáticas, um dos principais benefícios obtidos é o conhecimento gerado a partir dos dados nos processos, em todos os estágios.
Isso oferece uma série de vantagens competitivas importantes, como:
1) Centralização de informações e melhoria na tomada de decisões de compra
Você saberia dizer agora com que está cada um dos equipamentos de TI da sua empresa? Ou, ao menos, saberia onde encontrar essa informação?
Em muitas empresas, não há um controle centralizado e efetivo dos ativos de TI. Há casos em que essa função está distribuída entre várias pessoas e setores diferentes e muitas ainda utilizam uma planilha Excel para fazer o inventário.
Dessa forma, não é possível monitorar o seu ciclo de vida dos ativos de forma organizada, o que gera risco de imprecisão, atrasos ou falhas.
Já o monitoramento constante e preciso, realizado através de ferramentas automáticas para coletar e centralizar dados, torna a tomada de decisões de compra muito mais ágil, assertiva e eficaz. Além disso, otimiza ao máximo o uso dos ativos e faz com que nenhum equipamento ou licença fique em desuso, gerando custos extras.
Uma boa gestão do ciclo de vida dos ativos impacta diretamente no planejamento financeiro da empresa como um todo e no provisionamento de recursos. Isso porque o investimento em TI vem crescendo cada vez mais e já representa 8,2% do faturamento líquido de médias e grandes empresas.
Na prática, pense o quanto é importante para o planejamento financeiro do negócio saber que, no próximo ano, será necessário substituir um número X de equipamentos e prever o quanto isso representa em valores.
2) Melhoria na utilização e redução no desperdício
Um dos grandes desafios para a gestão de TI hoje em dia é fazer o monitoramento de licenças de software e assinaturas de serviços na nuvem para garantir que a empresa não pague por algo que não usa ou sequer precisa.
Com o gerenciamento do ciclo de vida dos ativos de TI, os gestores têm acesso a informações sempre atualizadas, o que permite maior controle e visibilidade para gerenciar o consumo de serviços sob demanda, reduzindo os excessos.
Além disso, o conhecimento gerado e os insights sobre a operação ajudam a reduzir o desperdício com compras desnecessárias, além de diminuir os custos com licenças e suporte.
Dessa maneira, o ITAM melhora a utilização de hardwares e softwares, oferece novas funcionalidades e serviços mais eficientes, com resultados positivos para a produtividade e rentabilidade das empresas.
3) Mais segurança digital e garantia de continuidade dos negócios
As ameaças para a segurança digital e a continuidade dos negócios com ataques, vazamentos, desastres e falhas são cada vez maiores.
As informações centralizadas sobre configuração e responsáveis pelos ativos facilitam identificar rapidamente os impactos desse tipo de evento. Assim, as empresas conseguem tomar as medidas para reduzir danos e restaurar os serviços para os usuários no menor tempo possível.
Conclusão
Toda empresa que deseja manter-se sustentável e crescer em um ambiente cada vez mais competitivo e dinâmico, precisa atuar com o gerenciamento do ciclo de vida dos ativos de TI de forma estratégica e inteligente. Além de trazer previsibilidade e controle dos recursos, agrega economia no curto e no longo prazo.
Para essa tarefa, o uso de soluções automatizadas e inovadoras oferece maior controle e rastreamento de dados. Assim, a gestão de TI consegue agir com velocidade diante dos desafios, pois o acesso mais fácil à informações precisas, garante uma valiosa vantagem competitiva.
Pode-se dizer também que a gestão do ciclo de vida dos ativos é uma das formas de preservar um dos recursos mais importantes para as empresas: o seu capital interno, ou seja, todos os dados, informações, metodologias e processos que estão armazenados em equipamentos e softwares e que fazem o negócio operar diariamente.
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Por
Ulysses Dutra
Redator, jornalista e músico, aficionado por tecnologia & inovação, geopolítica e rock’n’roll/blues/funk/reggae/samba/soul
