IPBX: o que é e como pode ajudar sua empresa a ter maior agilidade na comunicação

Quem trabalha em uma empresa que precisa conectar espaços e escritórios por meio de linhas telefônicas talvez já esteja familiarizado com um equipamento chamado PABX. Essa sigla vem do inglês “Private Automatic Branch Exchange” e pode ser traduzida como “troca automática de ramais privados”. Basicamente, designa uma central telefônica que integra diversos ramais internos, permitindo mais agilidade na comunicação entre funcionários e departamentos. No entanto, esse modelo já possui uma evolução: o IPBX.

Neste artigo, vamos explicar o que é e como funciona a estrutura de um sistema IPBX. E mais: como implementá-lo e quais são as vantagens e benefícios para a empresa que o adota.

O que é e para que serve o IPBX

O sistema IPBX é um avanço nas soluções em telefonia. A sigla se refere a “Internet Private Branch Exchange”, ou seja, a troca de ramais privados via IP (Internet Protocol). Seu funcionamento é semelhante ao do modelo PABX. Porém, funcionando com base na rede de internet.

Assim como o PABX, o objetivo do IPBX é conectar linhas telefônicas, mas por estar ancorado à internet permite que o sistema tenha funcionalidades que ultrapassam as ligações, como por exemplo:

• Integração com softwares e dispositivos de comunicação;
• Realização de videoconferências;
• Gravação de chamadas;
• Instalação de ramais tanto internos quanto móveis (para colaboradores em teletrabalho ou em viagem).

Leia também: O que é VoIP e como essa tecnologia funciona?

Esse modelo surgiu com o desenvolvimento dos sistemas de telefonia ao longo das últimas décadas e vem sendo adotado por empresas de diferentes segmentos e portes. Com o aproveitamento dos equipamentos e instalações de redes PABX, as organizações podem fazer um processo de migração sem sobressaltos para um sistema mais moderno, trocando uma rede analógica para uma opção 100% digital.

Benefícios e vantagens do IPBX

Implementar tecnologias na área de Tecnologia da Informação (TI) e comunicação nem sempre é uma prioridade para as empresas. Contudo, um sistema como o IPBX contribui para a automatização de processos nas duas áreas. Trata-se de um modelo recomendado para empresas de todos os segmentos e portes por otimizar a comunicação interna e o atendimento ao cliente. Ou seja, gera benefícios e vantagens que tornam a gestão de telecom nas empresas mais eficiente, ágil e integrada.

Saiba quais são eles:

Redução de custos

Como a instalação não demanda uma grande infraestrutura física, o IPBX se mostra uma solução de telefonia econômica para as empresas. São utilizados equipamentos que a organização provavelmente já possui (computadores e celulares, por exemplo) e é possível escalar o uso do sistema por meio da nuvem.

Facilidade de gerenciamento

É possível administrar e monitorar os recursos em tempo integral, gerando relatórios personalizados por meio de uma plataforma de gestão de telecom. Além disso, o gerenciamento pode ser feito em diferentes dispositivos, como computadores, tablets ou smartphones.

Integração de softwares

O IPBX pode ser integrado a outros sistemas que já são utilizados pela empresa, como softwares de gestão de relacionamento com o cliente (CRM), unidades de resposta audível (URA) e help desks.

Multiplicidade de recursos

Com suas várias funcionalidades, o IPBX não se resume ao contato telefônico entre ramais. Permite também a gravação de chamadas, o atendimento automático e a implementação de uma estratégia omnichannel (esta última importante para acompanhar as mudanças no comportamento dos consumidores, com a diversificação de pontos de contato).

Utilização remota

A instalação dos ramais pode ser feita tanto interna quanto externamente, ou seja, podem ser utilizados à distância, em telefones IPs ou softphones que são instalados em notebooks e smartphones. Isso amplia o uso do sistema para os funcionários que atuam em regime de teletrabalho e/ou em home office.

Como implementar o IPBX na sua empresa

A solução de telecom IPBX pode ser implementada pelas empresas de duas formas:

• Com um sistema hospedado na nuvem (cloud);
• Com instalação e execução no espaço físico da organização, utilizando equipamentos próprios (“on premises”).

Nos dois formatos, as funcionalidades podem ser as mesmas. A principal diferença é que o IPBX cloud é mais prático de se instalar e oferece suporte facilitado. Já a instalação on premises garante mais estabilidade e qualidade das chamadas na rede local por conta dos dados não terem que passar pela internet para chegar até o usuário.

Para começar a utilizar o IPBX é preciso realizar um planejamento detalhado, identificando a quantidade de linhas necessárias ou em uso. Também devem ser levados em conta a proporção de chamadas que serão realizadas e recebidas e o potencial de crescimento da quantidade de ramais. É preciso considerar ainda fatores relacionados à rede de internet para saber como (e se) suportará o volume de chamadas e o tráfego de voz.

No caso das organizações que já possuem um sistema PABX instalado analogicamente, é possível fazer a migração para o IPBX – o que poderá ser feito sem grandes dificuldades. Porém, assim como na adoção de qualquer nova tecnologia ou processo, é preciso avaliar a estrutura, as vantagens reais que essa mudança representa e justificar os custos.

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