PABX virtual: entenda o que é e como funciona essa solução de telefonia

O PABX virtual é uma das mais modernas soluções de telefonia para empresas, combinando transmissão de voz pela internet (VoIP) com tecnologia em nuvem

Desde 1878, quando a primeira central telefônica do mundo foi inaugurada nos Estados Unidos, as soluções de telecom evoluíram bastante. Por muito tempo, a central telefônica operou de forma 100% manual: o telefonista precisava conectar dois aparelhos por meio de um pino (!) para que a chamada acontecesse.

Cada vez mais pessoas e empresas foram tendo acesso a linhas e aparelhos e o trabalho manual já não dava conta da demanda. Desta forma, foram criadas as primeiras centrais telefônicas automatizadas. No início, ainda necessitando de alguma intervenção humana. Mas, com o passar do tempo, elas foram incorporando tecnologia, sistemas digitais, até chegar às soluções que temos hoje: PABX virtuais e totalmente em nuvem.

Neste artigo, vamos explicar o que é uma PABX virtual e quais as vantagens dessa tecnologia para a sua empresa.

Antes, entenda o que significa PABX

PABX quer dizer Private Automatic Branch Exchange – ou troca automática de ramais privados, em português. PABX é um sistema de central telefônica que conecta os telefones internos de uma empresa entre si e, também, conecta um ou mais desses telefones a uma rede externa (central telefônica pública).

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O PABX analógico já faz parte do dia a dia das corporações há algum tempo, e nada mais é do que uma central telefônica automatizada. Porém, esse não é o único tipo de PABX. O PABX digital é uma evolução do modelo analógico, com diversas funções para melhorar a qualidade de áudio das chamadas.

Existe também o PABX virtual – ou PABX em nuvem – que opera com tecnologia VoIP. É sobre ele que vamos falar mais a seguir.

O que é e como funciona o PABX virtual

O PABX virtual combina a transmissão de voz por meio da internet (VoIP) com a tecnologia, armazenamento e processamento em nuvem (Cloud), sendo uma das soluções de telefonia mais modernas do mercado. 

Como o próprio nome sugere, o PABX virtual não necessita de infraestrutura física e opera 100% em nuvem. Todos os usuários são conectados de forma online e, por meio de uma plataforma centralizada, é possível gerenciar todas as informações sobre as chamadas e linhas telefônicas.

O PABX virtual é ofertado no modelo SaaS e, por isso, oferece várias facilidades para acesso e usabilidade, tanto das empresas quanto dos próprios usuários. Basta uma conexão com a internet e um browser para acesso à plataforma.

O processo de instalação costuma ser simples e rápido, no formato plug and play. Tudo começa com a configuração dos usuários e ramais. Aqui, caso a empresa deseje migrar sua telefonia totalmente para a nuvem, há a opção de solicitar a portabilidade numérica para uma operadora VoIP.

Leia mais: Passo a passo: como fazer a portabilidade de telefone

Porém, também há a possibilidade de aproveitamento da infraestrutura de telecomunicações já existente. Caso a empresa possua linhas ou troncos de voz analógicos ou digitais (E1) e deseje mantê-los, terá que adquirir um gateway FXO (para linhas analógicas) ou um gateway E1 SIP (para linhas digitais). Os aparelhos de telefone analógicos também podem ser utilizados, desde que operem com um ATA – Adaptador de Telefone Analógico.

Após o setup inicial, a empresa terá uma visão completa e em tempo real das informações. Também é possível personalizar a URA de atendimento, criando departamentos, filas, regras para distribuição das ligações, mensagens de entrada e de encerramento – tudo de forma automatizada. As ligações podem ser feitas utilizando um telefone IP, um softphone ou um aplicativo para celular. 

A instalação de novos ramais e novas filiais também costuma ser um processo simples, uma vez que todas as configurações podem ser executadas direto no painel de controle do PABX virtual.

PABX virtual e IPBX são a mesma coisa?

Não necessariamente. Uma solução de IPBX pode ser implementada pelas empresas de duas formas. A primeira delas, utilizando equipamentos próprios, com instalação e execução no espaço físico da organização. É o que chamamos de IPBX “on premises”.

O outro formato é o IPBX cloud, com um sistema hospedado na nuvem. Essa solução, sim, opera de maneira muito semelhante ao PABX virtual, oferecendo as mesmas funcionalidades e benefícios.

Saiba porque sua empresa deveria contratar um PABX virtual

Para as empresas, um dos benefícios mais interessantes é o baixo custo de implementação e manutenção. Enquanto as centrais telefônicas analógicas exigem investimentos em fiação, estrutura e aparelhos telefônicos, o PABX virtual dispensa tudo isso. É possível aproveitar a estrutura já existente dos computadores, sejam eles pontos de rede físicos ou acessos via Wi-Fi.

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Para organizações que atuam no modelo híbrido ou home office, outra vantagem do PABX virtual é a mobilidade. O colaborador pode levar seu ramal para onde estiver, recebendo ligações no aparelho celular ou no próprio notebook. Vale dizer que algumas soluções de PABX virtual já contam com um softphone integrado à plataforma.

Outro ponto positivo é a visibilidade gerencial, essencial para uma gestão de telecom efetiva. Como já dizia Peter Drucker, “o que pode ser medido, pode ser melhorado”. E é exatamente isso que o PABX virtual permite, pois deixa os gestores bem informados sobre toda a operação de telefonia.

Algumas métricas relevantes que podem ser analisadas na plataforma são: ramais online e offline, volume de atendimento por colaborador, ramal ou departamento, tempo médio de espera e de atendimento do cliente, monitoramento das chamadas em tempo real, dentre outras.

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Por ser uma solução em nuvem, o PABX virtual pode ser facilmente integrado a outras plataformas da empresa, como ERPs, CRMs e Helpdesks. Essa integração torna o trabalho mais produtivo e eficiente, pois é possível criar workflows de atendimento, registros personalizados e utilizar do banco de dados para identificar chamadas recebidas e efetuadas, além de realizar seu controle de qualidade.

Conclusão

Empresas que ainda contam com soluções analógicas de telefonia muito provavelmente estão tendo custos desnecessários com manutenção e infraestrutura. Substituir esse sistema por uma solução como o PABX virtual potencializa não só a economia, como também a modernização da comunicação e a eficiência dos processos.

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