Digitalização de documentos: o que é e como funciona?

Digitalização de documentos é o processo de transformar documentos analógicos (de papel) em arquivos digitais para ganhar mais eficiência na gestão de documentos corporativos

Imagine ter acesso aos documentos da sua empresa de qualquer lugar, a qualquer hora, sem ter que se perder em pilhas e pilhas de papel… seria ótimo, não é? Para isso, serve o processo de digitalização de documentos e neste artigo você vai entender o que é esse recurso e como ele funciona. Vem comigo até o final!

O que é digitalização de documentos?

A digitalização de documentos pode ser uma importante aliada na gestão de processos da sua empresa. Ela é a transformação de um documento físico em um arquivo digital, facilitando o acesso das documentações em tempo real, com mais agilidade e segurança.

Além de tornar o processo de arquivamento mais fácil, rápido e simples, a digitalização de documentos também contribui para eliminar a quantidade de lixo no mundo e ajudar o meio ambiente, eliminando o uso de papel e tinta de forma recorrente.

Como funciona a digitalização de documentos?

Com a digitalização de documentos, a “papelada” que levaria horas para ser encontrada, fica armazenada em um só lugar, seja em pastas da ferramenta de trabalho (computador ou notebook), na nuvem ou em softwares, como a VC-X Sonar, que possui uma funcionalidade de gestão de documentos corporativos.

Por meio do escaneamento – quando os documentos físicos são preparados e passados em um aparelho de scanner – é feita a digitalização para se tornarem um arquivo digital. Para esse processo ocorrer da melhor forma possível, é importante seguir alguns passos recomendados:

Os documentos digitalizados podem ser contratos, certidões, relatórios, boletos e toda papelada inerente à atividade da sua empresa. Os benefícios da digitalização de documentos inclui: otimização do trabalho, maior controle, economia de espaço e recursos. Essas medidas também levam a organização para o caminho da transformação digital, gerando um cenário mais competitivo e sustentável.

Documento digitalizado x Documento digital: existe diferença?

Até aqui você já entendeu que a digitalização de documentos facilita a vida dos gestores e elimina o desperdício de espaço e também de tempo. Mas pode ter surgido a seguinte dúvida: documento digitalizado e documento digital são a mesma coisa?  

A resposta para essa pergunta é não! Existem diferenças entre essas duas modalidades de documento, ainda que ambos estejam no ambiente digital. 

O documento digitalizado é aquele que tem o formato original analógico, ou seja, em papel, e passa pelo passo a passo mencionado anteriormente para se tornar um arquivo digital. Já o documento digital “nasceu” de forma eletrônica e sua assinatura é validada por meio de certificação digital.

A validade jurídica desses documentos também tem diferença:

A Medida Provisória N° 2.200-2, de 24 de agosto de 2001 foi a primeira a regulamentar a validade das assinaturas de documentos digitais no Brasil e concede o mesmo valor jurídico de uma assinatura com firma reconhecida aos documentos assinados com certificado digital.

Já para os documentos digitalizados, o que estabelece a sua validade é o Decreto 10.278/2020, que determina que os documentos digitalizados terão mesma força, efeito e validade dos originais, sem a necessidade de um certificado digital.

Esse cenário faz parte do que chamamos de Indústria 4.0, onde cada vez mais o uso da tecnologia serve para desburocratizar os processos corporativos e otimizar tempo, trabalho e recursos.

Descarte de documentos: posso jogar fora o que foi digitalizado?

Se você pensa que após digitalizar os documentos da sua empresa é só sair jogando tudo fora, continue lendo esse artigo para entender como funciona a parte do descarte dos documentos.

Quando se trata do descarte dos documentos que já foram digitalizados, é importante lembrar do que determina a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) sobre o tratamento de dados e informações pessoais e sensíveis de terceiros – que podem ser ex-colaboradores, fornecedores ou clientes. As empresas devem ter atenção redobrada ao realizar o descarte seguro e adequado de todo e qualquer tipo de documento físico, que contenha dados pessoais. 

Leia mais: Tudo que você precisa saber sobre LGPD

É importante ressaltar também que digitalizar os documentos não desobriga a organização de guardar os documentos físicos pelo tempo necessário determinado pela lei, mas permite que eles sejam acessados de qualquer lugar, facilitando, por exemplo, a rotina de colaboradores em home office. 

Existem documentos que devem ser guardados por diversos anos pelas empresas, o que implica que eles sejam originais. Apenas uma cópia digitalizada simples dos documentos pode não ser o suficiente caso a empresa necessite deles em algum momento. Atenção: para os documentos físicos de telecom, por exemplo, a recomendação é que sejam mantidos pelo tempo de fidelidade do contrato com a prestadora de serviços. 

De acordo com o art. 3º da Lei nº 12.682/2012: 

“O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP – Brasil.”.

Isso significa que, assim como uma foto do seu documento de identidade não terá valor jurídico, uma digitalização simples também não fará com que os documentos da sua empresa sejam válidos. É necessário empregar um certificado digital neste tipo de documentação.

Pode parecer burocrático, mas a verdade é que essa lei garante que os documentos estejam protegidos de fraudes, já que as manipulações digitais são bastante comuns nos dias atuais. Essa certificação está passando por um processo de simplificação e hoje diversas instituições já podem emitir, até mesmo o Serasa.

Atualmente, é muito comum que as empresas trabalhem com a geração de Notas Fiscais Eletrônicas, por exemplo. É exatamente o mesmo processo, já que essas notas precisam também contar com a certificação digital.

Ou seja, se você deseja trabalhar com documentos digitalizados, é essencial entender mais a fundo sobre como funciona essa certificação e quais são os passos para a geração dela.

Como tudo isso impacta na Gestão de Telecom e TI da sua empresa? 

Imagine que essas áreas da sua empresa demandam considerável volume de documentos, como contratos – com operadora e prestação de serviços -,  licenças de uso de softwares e aplicativos e até mesmo o controle de faturas. Para que tudo seja organizado de forma ágil e segura, é importante que a empresa adote uma gestão de telecom eficiente.

Na plataforma VC-X Sonar, independentemente do seu arquivo ser digitalizado ou digital, é possível armazená-lo e centralizar todos os documentos contratuais em um só lugar. Na tela de gestão de contratos, você encontra todas as informações relevantes do documento, como as datas da contratação e vencimento.

Utilizando a funcionalidade de Gestão de Contratos da VC-X Sonar, você garante ser avisado quando algum dos contratos estiver prestes a vencer, para decidir com antecedência se vai renovar ou realizar a troca de fornecedor. 

Outra funcionalidade semelhante é o Controle de licenças de software para não correr o risco de prejudicar a produtividade da operação, em caso de licenças de softwares vencidas por falta de pagamento, por exemplo.

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