Outsourcing: o que é e quais os benefícios dessa estratégia?

Outsourcing é um tipo de terceirização de serviços relacionados a parte estratégica dentro de uma empresa, permitindo que ela se concentre em seu core business e reduza custos com equipe interna

Conforme um estudo realizado pela YouGov, 48% das empresas do mundo todo estão optando por realizar a terceirização de áreas estratégicas – outsourcing – , devido a falta de talentos no mercado. 

Essa estratégia de negócios tem se tornado cada vez mais popular nos últimos anos, já que permite às empresas se concentrarem na sua atividade principal, enquanto outros serviços são executados por especialistas. O aumento da tecnologia tornou a busca por fontes externas viável para muitas empresas que demandam mão de obra qualificada para suprir determinadas áreas internas. 

Neste artigo, você vai entender o que é outsourcing, as vantagens e desvantagens dessa prática e como ela funciona para serviços de telecom e TI.

O que é outsourcing?

Outsourcing é um tipo de terceirização de serviços relacionados a parte estratégica dentro de uma empresa. Essa prestação ocorre por meio de uma organização especializada em uma área específica como, por exemplo, Vendas, Finanças, Tecnologia da Informação, Telecom e até equipamentos.

A prática de contratar fontes de fora para auxiliar em processos da empresa vem da necessidade de um know-how extra para execução de determinadas atividades. 

Desta forma, a organização não precisa desenvolver um setor e treinar colaboradores para determinadas funções que não estão relacionadas a sua proposta de valor (embora estratégicas), mas deixa uma empresa outsourcing cuidar disso. 

O modelo de cobrança nesse tipo de prestação serviços ocorre de maneira fixa ou variável. Desta forma, existe a possibilidade da empresa contratante investir nos serviços de outsourcing com um valor fixo de mensalidade ou de maneira variável – paga pela hora dos serviços prestados ou resultados.

O serviço contratado de uma empresa outsourcing pode ser realizado de três formas:

• Presencial: quando o especialista ou time de especialistas está disponível para o cliente de forma integral dentro do seu ambiente de trabalho
• Remoto: a empresa tem todo time a disposição de maneira remota, o que facilita contratar uma outsourcing de qualquer parte do Brasil
• Campo: o especialista designado não está sempre no ambiente do cliente, mas fará visitas regulares na empresa. Normalmente utilizado em outsourcing de TI, para manter o bom funcionamento do ambiente 

Por fim, é importante frisar a diferença entre outsourcing e terceirização, pois, embora ambas as modalidades usufruam de recursos externos, não são a mesma coisa. 

Nos modelos outsourcing, existe um nível mais avançado de qualificação, pois ele atende áreas estratégicas da empresa. Em contraponto, o serviço comum de terceirização é direcionado para atividades menos complexas, como serviços de segurança, limpeza, manutenção, entre outros.

Benefícios da estratégia para empresas 

Terceirizar os serviços de áreas estratégicas ajuda a empresa a se concentrar melhor em suas atividades principais. Contudo, é importante entender os benefícios e pontos de atenção do outsourcing ao tomar a decisão de contratar esse serviço.

Benefícios

Aumento da produtividade

Um time altamente especializado em determinada área é capaz de realizar atividades com mais eficiência do que a equipe interna da empresa. Nesse caso, os colaboradores podem dedicar a sua concentração em ações mais importantes para atingir seus objetivos de negócio. 

Acesso a competências especializadas

Por meio do outsourcing, a empresa tem acesso a habilidades técnicas, conhecimento de negócios e experiência em soluções de problemas complexos. Dessa forma, é possível maximizar a eficiência dos processos com recursos adicionais que complementam a proposta de valor do negócio.

Maior flexibilidade em adaptações do mercado

Externalizar o serviço de determinada área para uma outsourcing especializada garante o acompanhamento das tendências e inteligência de mercado. Diante disso, enfrentar cenários desafiadores na economia ou se antecipar a previsões do mercado gera uma boa vantagem competitiva para a contratante. 

Representação legal do cliente

A representação jurídica do cliente garante que a empresa esteja de acordo com as leis e regulamentos aplicáveis, evitando possíveis problemas legais e garantindo mais tranquilidade e segurança. 

Redução de custos

Não ter o custo de um novo setor ou treinamentos, mão de obra qualificada e equipamentos é um benefício importante a ser destacado na contratação de uma outsourcing. Dessa forma, o dinheiro economizado serve para investir em novos projetos que aceleram o crescimento da empresa. 

Pontos de atenção à contratação 

Qualidade das prestadoras de serviço

Embora as empresas especializadas apresentem expertise em áreas estratégicas, é importante conhecer o seu histórico de atendimento, pois a falta de qualidade nos serviços prestados pode se tornar um fator de risco. Recomenda-se avaliar o portfólio de clientes e recomendações de outras empresas contratantes.

Integração das atividades

A incompatibilidade de processos pode ser um obstáculo na contratação de uma outsourcing. Isto é, a falta de sinergia nos processos e na comunicação pode ser prejudicial para obter o resultado esperado. A colaboração entre as equipes internas e externas é essencial para que os objetivos sejam alcançados.

Padrão no atendimento

Para empresas que terceirizam áreas estratégicas relacionadas diretamente ao atendimento do cliente, a falta de padrão pode influenciar na imagem da organização e prejudicar a sua reputação. Por isso, é importante que a cultura esteja alinhada e, nesse caso, que seja realizada uma apresentação clara dos valores do negócio para a equipe que cuidará desse setor.

Proteção das informações sensíveis

A segurança de dados de um negócio deve ser avaliada cuidadosamente no momento de terceirizar um setor estratégico. Isso porque ameaças cibernéticas ou vazamento de informações confidenciais estão suscetíveis a ocorrer. Cláusulas de confidencialidade e estrutura de segurança devem ser levadas em consideração no momento da contratação de serviços de uma outsourcing. 

Sustentabilidade da relação  

A perda de controle das atividades pode gerar dependência de um único prestador de serviços, o que prejudica a autonomia do negócio. Por esse motivo, é importante gerenciar o processo de terceirização de forma assertiva, para que a relação seja sustentável a longo prazo por meio da transferência de conhecimento. 

Outsourcing de telecom: como funciona?

Em boa parte das empresas, não existe uma área dedicada à telecom. O que acontece muitas vezes, são outros setores sendo responsáveis por atividades como: conferência de faturas de telefonia, contato com as operadoras, cuidados com ativos de telecom e TI e outras responsabilidades. 

Neste cenário, é possível imaginar o tempo gasto pelos colaboradores para realização de atividades que não são o seu foco principal. Inclusive, correndo o risco de sair de uma tratativa com a operadora sem sucesso na resolução de um problema.

Saiba mais: Procon ou Anatel: onde reclamar dos serviços de telecom? 

Para a gestão de telecom e TI, o outsourcing é uma boa estratégia para administrar melhor os recursos de telecomunicações e Tecnologia da Informação da empresa, uma vez que o todo gerenciamento fica na mão de especialistas.

Na prática, o outsourcing de telecom funciona por meio do gerenciamento de todos os serviços de telecomunicações – como telefonia fixa e móvel, redes de dados, soluções em nuvem e outras tecnologias de comunicação – por uma terceirizada. Isto é, as responsabilidades que antes eram fragmentadas entre setores, se concentram em um time capacitado.

A empresa especializada terá como tarefa principal, além de gerenciar a telefonia empresarial da organização, direcionar estratégias que se encaixem melhor com o perfil da contratante. 

Por exemplo, o outsourcing da VC-X inclui um software com diversas funcionalidades, helpdesk, acompanhamento das contas, auditorias e readequação para redução de custos e representação comercial do cliente junto às operadoras. Dessa forma, a empresa ganha tempo e produtividade para focar no seu core business, sem se preocupar com demandas de telefonia, contratações de internet e links e contato com operadoras. 

Conclusão

O outsourcing é uma estratégia que pode trazer muitos benefícios para uma empresa, desde a redução de custos até o acesso a expertise do mercado. No entanto, é importante levar em consideração os pontos de atenção citados, como a perda de controle e a falta de sinergia com a equipe interna. 

Ao avaliar cuidadosamente os prós e contras, uma empresa pode tomar uma decisão assertiva sobre a contratação desse serviço, se é ou não a estratégia certa para seus objetivos e necessidades. Se bem planejado e executado, o outsourcing pode ser uma ferramenta valiosa na busca pelo crescimento e sucesso empresarial.

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