Planilha de inventário vs software de gestão de ativos de TI: quando migrar?
A princípio, o Excel parece uma ferramenta óbvia. Afinal, ele é fácil de usar e pode muito bem servir como base da sua planilha de inventário. Mas, na medida em que a empresa cresce, em que mais ativos compõem o patrimônio e em que mais informações precisam ser geridas, o que parecia ser simples acaba se mostrando uma dor de cabeça. E aí, quando saber qual o momento certo de migrar para um software de gestão de ativos de TI?
Se você chegou até este artigo, provavelmente, já identificou que a sua planilha de inventários está deixando a desejar, certo? Por isso, continue a leitura e tenha certeza que passar para um software de gestão de ativos de TI é, de fato, uma prioridade para o seu planejamento de 2026.
Confira no blog: 5 metas que a VC-X ajudará sua empresa a bater em 2026
Sinais de que está na hora de aposentar sua planilha de inventário
Certamente, diversos colaboradores compartilham a sua planilha de inventário. Logo, isso significa que a empresa autoriza diferentes pessoas a incluir ou alterar dados. Na falta ― ou na imprecisão ― de um deles, é bem possível que esse erro gere inconsistências nos registros e, por sua vez, que o histórico dos ativos apresente um pequeno “buraco”. Isso compromete a gestão, não apenas patrimonial em relação aos hardwares, mas também influencia em questões como manutenção e renovação de licenças de software.
Leia também: A importância de monitorar o ciclo de vida dos ativos de TI
Ainda, não dá para negar que um pequeno equívoco gerará retrabalho. E aqui está um gargalo que não pode ser ignorado. Segundo uma pesquisa da Harvard Business Review, isso custa 30% da produtividade e 20% da receita anualmente às empresas. Na área de TI, esse percentual pode chegar a 50% do custo em software.
Mais que o crescimento do inventário em si, existem outras questões que podem pesar na hora de decidir migrar de uma planilha para um software de gestão de ativos de TI. Estamos falando das normas regulatórias, cada vez mais rígidas para empresas que lidam com dados sensíveis.
A complexidade da gestão desses ativos exige que soluções adequadas sejam instituídas. E se engana quem pensa que, hoje, elas são um diferencial. Na verdade, esses recursos já são um imperativo para quem busca se manter competitivo.
Como um software de gestão de ativos ajuda a sanar esses problemas
Funcionalidades como controle automatizado dos ativos e inventário de TI atualizado de todos eles, são alguns dos benefícios de se contar com um software de gestão de ativos TI. Entretanto, ele vai além de somente resolver os problemas apresentados pela planilha de inventário. Confira a seguir outras questões que um software especializado, como o VC-X Sonar, resolve ou ajuda a evitar.
- Redução de custos: custos com licenças, hardware e outros podem ser evitados ou reduzidos ao ter um inventário de ativos. O controle das validades de licenças e gestão de contratos têm impacto direto na redução de custos. Isso porque o time consegue se antecipar às datas de vencimento para eventuais renovações ou cancelamentos.
- Eficiência: um software de gestão de ativos de TI consegue facilmente identificar gargalos e problemas. Fazer a gestão das licenças de cada um deles, bem como atualizações e identificar quais estão ociosos, evita problemas semelhantes a cancelamentos, atrasos em pagamentos ou renovações.
- Controle total: tudo o que a empresa possui, a exemplo de hardware, software, contratos e equipamentos, pode ser listado e controlado. Assim, quantidades, validades, localização, além de datas de vencimento de certificações e licenças, podem ser acessados em uma única tela.
FALE COM UM ESPECIALISTA Preencha o formulário e reserve uma data e hora na nossa agenda | |
Calculando o ROI: Quando vale a pena migrar?
O ROI (Return over Investment), provavelmente, não é uma novidade para você. Até porque a fórmula do Retorno Sobre Investimento é amplamente difundida em diferentes setores, mas é claro que a equipe deve adaptar os dados para chegar a um resultado adequado.
No caso de um software de gestão de ativos de TI, por exemplo, deve-se quantificar na parte do retorno:
- redução dos custos com licenças: este ponto pode ser observado de duas maneiras. A primeira, é ter uma noção do dinheiro que deixou de ser pago em multas. A segunda é saber quantas licenças desnecessárias foram eliminadas;
- agilidade na resolução de problemas: ter informações precisas e atualizadas, certamente, permite à equipe de TI ser mais rápida para resolver problemas. Estime a diferença desse tempo com o que era necessário via planilha de inventário;
- otimização de ativos: equipamentos ociosos que foram alocados, recompras evitadas por maior controle patrimonial ou manutenções que dispensaram a aquisição de novos ativos devem ser consideradas;
- eficiência operacional: busque saber quanto tempo a equipe de TI “economizou” ao tirar tarefas manuais de inventário do radar.
Exemplo: ROI de software de gestão de ativos de TI aplicado
Em um exemplo simples, vamos supor que uma empresa investiu 50 mil reais em um software de gestão de ativos de TI. Após um ano, observados os critérios acima, percebeu que houve um ganho de 120 mil reais. Aplicando os dados à fórmula, temos:
Nessa situação, em apenas um ano, a empresa obteve um retorno de 140% sobre o investimento inicial. Um desempenho excelente, sem dúvidas!
E aí, pronto para dar esse passo e profissionalizar a gestão de TI da sua empresa? Se ainda precisar de ajuda para identificar se esse é o momento exato para abandonar, de vez, a planilha de inventário, entre em contato com nossos especialistas e solicite um diagnóstico gratuito!
AGENDE AGORA Nossa equipe de especialistas está pronta para entender suas necessidades e descomplicar a telecom e TI para sua empresa | |
Perguntas e respostas (FAQ)
Planilhas exigem atualizações manuais, são suscetíveis a erros, dificultam o controle de histórico e não oferecem automações, alertas ou rastreabilidade adequada.
Quando a empresa cresce, aumenta o número de ativos, colaboradores passam a editar o arquivo e surgem problemas como dados inconsistentes, retrabalho e falta de visibilidade.
É importante avaliar o volume de ativos, o tempo gasto com controle manual, os riscos de erros, os custos com retrabalho e o impacto disso tudo no planejamento estratégico da empresa.
Entre os principais benefícios estão: redução de custos, controle automatizado, inventário sempre atualizado, conformidade regulatória, mais eficiência operacional e melhor tomada de decisão.
Por
Daniel Curi
Especialista em gestão de Telecom e TI com mais de 10 anos de experiência no setor. Tenho liderado inúmeros projetos voltados a automações nessa área, otimizando processos, trazendo eficiência operacional e ganho de tempo, permitindo que as equipes se concentrem nas atividades estratégicas da organização.
